Achterstallig onderhoud bij je VvE ombuigen naar een plan

Iedereen in het gebouw weet het eigenlijk al. De verf op de kozijnen aan de westkant laat los. In het trappenhuis hangt na een flinke bui die geur van vocht. En over het dak wordt al drie jaar gezegd dat er eens iemand naar moet kijken. Maar op de vergadering zegt niemand het hardop. Wie het hardop zegt, begint namelijk over geld.

Als dit jouw vereniging is, ben je in ruim gezelschap. Ongeveer één op de vijf appartementseigenaren gaf in 2023 bij een landelijke peiling aan achterstallig onderhoud aan het gebouw te ervaren. De achterstand zelf is zelden het echte probleem. Het probleem is de stilte eromheen. Wie hem hardop maakt, kan er een plan van maken. Dit artikel is dat plan.

Hoe het zover komt, en waarom het vanzelf erger wordt

Achterstand ontstaat bijna nooit door onwil. Het is een optelsom van begrijpelijke keuzes. De bijdrage is jaren niet verhoogd omdat niemand de boodschapper wilde zijn. Het bestuur wisselde of sukkelde in slaap. Elke klus werd doorgeschoven naar het moment dat het echt moet. Het venijnige is dat uitstel rente draagt. Een verstopte goot is een telefoontje en een kleine rekening. Dezelfde goot na twee winters is een doorgerotte boeiboord en een natte slaapkamermuur bij de bovenburen. Wie het gebouw pas repareert als iets kapot is, kiest zonder het te merken de duurste manier van onderhouden.

Stap 1. Maak de achterstand zichtbaar zonder schuldvraag

Loop het gebouw langs met twee of drie leden en schrijf álles op wat aandacht vraagt, met foto's erbij. Niet om iemand iets te verwijten, want de meeste achterstanden zijn geërfd van besturen die het ook maar erbij deden. Sorteer de lijst daarna in vier lagen.

1. Veiligheid. Loszittende delen, elektra, gas en valgevaar. Dit wacht op niemand en op niets.
2. Waterdichtheid. Dak, goten, kozijnen en voegwerk. Alles waar water doorheen komt of binnenkort doorheen gaat komen.
3. Verval remmen. Schilderwerk en houtrotherstel. Niet acuut, maar elk seizoen uitstel maakt de rekening groter.
4. Cosmetisch. Wat vooral mooier wordt. Eerlijk onderaan.

Twijfel je over dak, fundering of constructie, laat dan eenmalig een bouwkundige opname doen. Dat kost geld, maar het vervangt gissen door weten. Met gissen kun je op een ledenvergadering niets.

Stap 2. Hang er een eerlijk prijskaartje aan

Vraag offertes voor de bovenste helft van de lijst en gebruik voor de rest voorlopige schattingen. Bundel wat gebundeld kan. Schilderwerk, houtrotherstel en voegwerk delen dezelfde steiger, en die steiger is vaak een fors deel van de prijs. Gun jezelf ook lucht. Een achterstand die in tien jaar is opgebouwd, mag in drie tot vijf jaar worden ingelopen, zolang veiligheid en waterdichtheid vooraan staan. Niemand hoeft volgend jaar een perfect gebouw te hebben. Er moet alleen een geloofwaardige volgorde liggen.

Stap 3. Regel het geld in stappen

Kijk eerst wat het reservefonds dekt. Voor de rest zijn er drie knoppen, en de goede oplossing is meestal een combinatie. De jaarlijkse bijdrage gaat in een paar aangekondigde stappen omhoog. Er komt een eenmalige extra bijdrage voor het acute deel. En de rest van de planning wordt over een paar jaar uitgesmeerd. Met één rand eraan. Het wettelijk minimum voor het reservefonds, het bedrag uit het plan of een half procent van de herbouwwaarde, moet elk jaar gehaald worden; ingroeien mag boven die bodem, niet eronder. Een rechter heeft een storting die per jaar oploopt al eens nietig verklaard. Wees eerlijk over het waarom. Leden betalen makkelijker mee aan het dak van volgend voorjaar, met de offerte erbij, dan aan een abstract tekort. Combineer je het inhaalwerk met verduurzaming, zoals isolatie of nieuw glas, kijk dan ook naar subsidie en de speciale VvE-lening. Daarover gaat een eigen artikel in deze kennisbank. Lenen mag een vereniging gewoon, tenzij het eigen reglement het verbiedt, maar voor puur inhaalonderhoud vindt een kleine vereniging er zelden een geldverstrekker voor. Sparen plus faseren is daar de begaanbare weg.

Stap 4. Laat de vergadering kiezen met open kaarten

Stuur de lijst, de foto's, de offertes en de drie geldknoppen mee met de stukken, en laat de leden het inhaalplan vaststellen. Verwacht weerstand en neem die serieus. Er zit altijd iemand in de zaal die wil verkopen, of voor wie elke tien euro per maand telt. Juist voor hen is het gefaseerde plan het antwoord. Niet alles hoeft nu, maar niets doen is de enige optie die gegarandeerd duurder wordt. Het gebouw is van iedereen samen, en de vereniging bestaat precies hiervoor. Leg elk besluit vast in de notulen, met de stemverhouding erbij.

Stap 5. Zorg dat dit de laatste keer is

Achterstand is een symptoom van ontbrekend ritme. Het medicijn is saai en het werkt. Een meerjarenonderhoudsplan dat elk jaar even wordt bijgewerkt. Dat is trouwens geen vrije keuze; voor een gebouw met woningen koppelt de wet de jaarlijkse reservering aan zo'n plan, of anders aan een half procent van de herbouwwaarde. Een jaarlijkse schouw in de agenda. Een bijdrage die meegroeit met het plan in plaats van eens per tien jaar te schrikken. Hoe je zo'n plan zelf opzet, staat in het stappenplan hiernaast in de kennisbank.

En als er verkocht wordt?

Achterstand blijft tegenwoordig niet binnenshuis. De taxateur neemt zichtbaar achterstallig onderhoud mee in het rapport. Lopen de direct noodzakelijke herstelkosten hoog op, dan eist de taxatie voor de hypotheek van de koper er zelfs een bouwkundig rapport bij. Kopers en hun adviseurs lezen bovendien de VvE-stukken en zien een leeg fonds of een ontbrekend plan direct terug. Bij de overdracht hecht de notaris bovendien een verklaring van het bestuur aan de akte, en daarin staat hoeveel er in het reservefonds zit en wat de vereniging aan schulden heeft. Een koper krijgt dat getal dus hoe dan ook onder ogen. Een vereniging die haar achterstand kent en er een vastgesteld inhaalplan naast kan leggen, heeft bij zo'n taxatie een verhaal dat klopt. Een vereniging die nergens van weet, heeft alleen losse stukken. Ook dat mag je de twijfelaars op de vergadering best vertellen.

Zo hebben wij dit opgelost

Het gesprek over inhalen strandt zelden op onwil en bijna altijd op onduidelijkheid, niemand weet meer precies wat er is afgesproken en wat er in de pot zit. In SamenVvE kijkt iedereen naar hetzelfde, de schouwlijst, het onderhoudsplan, de spaarstand en de besluiten staan op één plek, zichtbaar voor bestuur en leden. Het inhaalplan is geen los document maar een lijst taken met een datum en een bedrag erbij. En wie op de vergadering eindelijk over het dak begint, is geen boodschapper van slecht nieuws meer, hij wijst naar cijfers die iedereen al kon zien. Zo wordt wat gaat dat kosten een gewoon agendapunt in plaats van de vraag waar niemand aan wil.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 126. De vereniging voert het beheer over de gemeenschap en houdt een reservefonds in stand voor andere dan de gewone jaarlijkse kosten, en voor een gebouw met woningen is de jaarlijkse reservering ten minste het bedrag uit een door de vergadering vastgesteld onderhoudsplan van hooguit vijf jaar oud dat ten minste tien jaar vooruitkijkt en de kosten gelijkmatig over die jaren verdeelt, of anders ten minste een half procent van de herbouwwaarde. Hetzelfde artikel maakt de vereniging bevoegd een overeenkomst van geldlening aan te gaan, tenzij het reglement anders bepaalt.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 112 en artikel 113. Het reglement moet vastleggen welke schulden en kosten voor rekening van de gezamenlijke eigenaars komen en welke bijdragen de eigenaars daarvoor storten. Iedere eigenaar draagt bij naar het breukdeel uit de akte, en dat geldt net zo goed voor een extra bijdrage voor inhaalonderhoud als voor de maandelijkse bijdrage.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 122. Bij de overdracht van een appartement zorgt de notaris dat een verklaring van het bestuur aan de akte wordt gehecht, met de openstaande bijdragen van de verkoper en daarnaast de omvang van het reservefonds en de schulden van de vereniging. De stand van het fonds komt bij elke verkoop dus zwart op wit bij de koper terecht.
• De modelreglementen bij splitsing, over wat gemeenschappelijk is en wie het onderhoudt, via notaris.nl. 2006 (artikel 16 en artikel 17), 2017 (artikel 10 en artikel 11) en kleine VvE's 2021 (artikel 7 en artikel 8). De vereniging draagt de zorg voor het onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten, en daartoe horen met zoveel woorden de daken met de dakbedekking, de gevels, de trappenhuizen, de kozijnen in de buitengevel en de afvoer van hemelwater en gootwater. Het reglement voor kleine VvE's laat die opsomming juist aan de akte over en noemt alleen wat privé is.
• De modelreglementen bij splitsing, over het onderhoudsplan, de begroting en de bijdragen, via notaris.nl. 2006 (artikel 10, artikel 11 en artikel 12), 2017 (artikel 14, artikel 15 en artikel 16) en kleine VvE's 2021 (artikel 9 en artikel 27). Het bestuur maakt het onderhoudsplan of laat het maken en de vergadering stelt het vast, waarna diezelfde vergadering de begroting vaststelt en daarbij het bedrag van de voorschotbijdragen en ieders aandeel daarin bepaalt. Vallen de definitieve bijdragen bij de jaarrekening hoger uit, dan zuiveren de eigenaars het tekort aan.
• Rechtbank Midden-Nederland, 24 november 2023, ECLI:NL:RBMNE:2023:6250. Een besluit waarin de vergadering voor een jaar minder in het reservefonds stort dan het onderhoudsplan vraagt is nietig, want gelijkmatige toerekening betekent volgens de kantonrechter dat elk jaar hetzelfde bedrag opzij gaat. Een storting die per jaar oploopt mag daarom niet, ook niet als de vereniging een achterstand aan het inhalen is.
• RVO, Subsidieregeling verduurzaming voor verenigingen van eigenaars. De regeling vergoedt onderzoek en advies, isolatie en glas, duurzame warmte en oplaadpunten, en staat open voor aanvragen tot en met 2030. Wie inhaalwerk aan gevel, dak of kozijnen combineert met verduurzaming, haalt hier een deel van de rekening terug.
• RVO, subsidies en financiering om energie te besparen voor VvE's. Deze overzichtspagina zet voor verenigingen de subsidie naast de financiering en wijst daarbij op het Nationaal Warmtefonds en op de voordelige leningen van SVn voor VvE's.