Privacyverklaring

Welke gegevens wij verwerken en waarvoor

Bestel je in de winkel, dan verwerken we je naam en e-mailadres om de bestelling te verwerken en contact met je op te nemen. Gebruik je het platform als bewoner of bestuurslid van een vereniging, dan gaat het om je naam, e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven, je adres of kavelnummer binnen de vereniging, de betalingsgegevens van de vereniging, en wat je zelf invult in meldingen, documenten en vergaderstukken.

Demo-aanvraag. Vraag je via het formulier op samenvve.nl toegang tot de demo-omgeving aan, dan verwerken we je naam en je e-mailadres, en als je ze invult ook je VvE of buurt en het aantal kavels. Die aanvraag gaat naar ons klantportaal (mijn.samenvve.nl), dat een persoonlijke demo-omgeving klaarzet en je de inloggegevens mailt. We leggen daarbij het IP-adres van de aanvraag vast om misbruik van het formulier tegen te gaan. De grondslag is je eigen verzoek: we mogen deze gegevens verwerken om de stappen te zetten die aan een mogelijke overeenkomst voorafgaan. We gebruiken ze alleen om de aanvraag te behandelen en om er eenmalig persoonlijk op terug te komen; je krijgt er geen nieuwsbrief van en ze gaan niet naar derden.

Serverlogboeken. Onze webserver legt van elk bezoek automatisch het IP-adres, het opgevraagde adres, het tijdstip en het browserkenmerk vast. We gebruiken die logboeken om de site veilig en werkend te houden, en om te tellen hoeveel mensen ons vinden en waarvandaan ze komen. Daar komt geen cookie en geen externe meetdienst aan te pas: van de logboeken maken we alleen dagtellingen zonder IP-adres, en de logboeken zelf worden automatisch geschoond.

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. Voor de gegevens die leden en bestuur zelf in het platform invoeren, is de vereniging (de VvE) de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en is SamenVvE de verwerker. Voor de gegevens van de klantaccounts in de winkel, zoals naam en e-mailadres van de besteller, is SamenVvE zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Op welke grondslag

We verwerken gegevens om de overeenkomst met jou of je vereniging uit te voeren, om te voldoen aan een wettelijke verplichting zoals de fiscale bewaarplicht, en op grond van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om het platform veilig te houden en je goed te woord te staan.

Hoe lang wij bewaren

• Administratie en facturen: zeven jaar, de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Gegevens in een klantomgeving: verwijderd na het einde van de overeenkomst, nadat je een export hebt gekregen.
• Demo-aanvragen en de bijbehorende demo-omgeving: verwijderd of geanonimiseerd zodra de demo-omgeving vervalt en er geen contact meer uit voortkomt. Vraag je er zelf eerder om, dan doen we het meteen.
• Serverlogboeken: kort, hooguit enkele maanden.

Met wie wij gegevens delen

We schakelen een beperkt aantal verwerkers in, die we zorgvuldig kiezen:

• TransIP, voor hosting op servers in Nederland.
• Mollie, voor betalingen.
• Brevo, voor het verzenden van e-mail.
• Anthropic, voor de AI-hulp in het product, en alleen wanneer een gebruiker die functie zelf gebruikt.

We verkopen je gegevens nooit aan derden.

Waar je gegevens staan

Je gegevens staan op servers van TransIP in Nederland. TransIP, Mollie en Brevo verwerken binnen Nederland en de Europese Unie. Anthropic, dat alleen in beeld komt als iemand de AI-hulp gebruikt, is gevestigd in de Verenigde Staten; die doorgifte rust op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (standard contractual clauses).

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beveiligen. Bestuursaccounts kun je beveiligen met tweestapsverificatie, en de complete administratie en alle documenten krijgen elke dag automatisch een versleutelde back-up buiten de eigen hosting.

Cookies

Op de marketingsite (samenvve.nl) plaatsen we geen enkel cookie. In het product Mijn SamenVvE plaatsen we alleen een noodzakelijk sessiecookie, zodat je ingelogd blijft. Tracking- of advertentiecookies gebruiken we nergens.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar info@samenvve.nl.

Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan? Klop dan eerst gerust bij ons aan via info@samenvve.nl, dan lossen we het samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.