Zelf een MJOP opstellen voor een kleine VvE

Er is een moment op de jaarvergadering dat in duizenden verenigingen precies hetzelfde verloopt. Iemand zegt het woord MJOP, en het wordt stil. Niet omdat niemand het belangrijk vindt, maar omdat iedereen hetzelfde denkt. Dat is iets voor grote gebouwen, met een beheerder en een bureau erachter. Dus schuift het door naar volgend jaar, net als vorig jaar.

Dat is zonde, want de kern van een meerjarenonderhoudsplan past op één vel. Wat moet er aan het gebouw gebeuren, wanneer ongeveer, en wat kost het. Voor een klein gebouw of een hofje maak je dat vel grotendeels zelf, in een paar avonden en één zaterdagochtend. De wet stelt bovendien nu al eisen aan zo'n plan zodra je de jaarlijkse storting erop baseert, en het kabinet wil de blik van het plan verlengen van tien naar dertig jaar. Die avonden komen er dus hoe dan ook aan. Dit is de route, in vijf stappen.

Stap 1. Bepaal wat van jullie samen is

Het plan gaat over de gemeenschappelijke delen. Wat daar precies bij hoort, staat niet in iemands hoofd maar in de splitsingsakte en het reglement. Meestal zijn het het dak, de gevels, de fundering, de gezamenlijke kozijnen, het trappenhuis, de installaties en het gedeelde terrein. Bij een beheervereniging van huizen is de lijst vaak juist kort, met alleen de gedeelde straat, de riolering en het groen. Pak de akte er echt bij, en komt jullie vereniging niet uit een splitsing, dan de statuten en de akte waarin het lidmaatschap aan het huis is gekoppeld. Vijf minuten lezen voorkomt dat jullie jaren sparen voor kozijnen die van de eigenaars zelf blijken te zijn, of andersom. En dat is precies de ontdekking die je niet wilt doen in de week dat de aannemer voor de deur staat.

Stap 2. Loop je eigen gebouw eens aan als een vreemde

Kies een droge zaterdagochtend, neem twee of drie leden mee en loop het gebouw langs alsof je het wilt kopen. Koffie erbij. Het gekke is dat je er al jaren woont maar het nooit zo hebt bekeken. De voegen boven de tweede verdieping. De onderkant van de kozijnen op het westen, waar de regen op staat. Het dak waar niemand ooit komt. Schrijf per onderdeel op wat je ziet, hoe oud het ongeveer is en wanneer er voor het laatst iets aan is gedaan. Maak ook foto's, want over drie jaar zijn die goud waard. Dan zie je of dat scheurtje is gegroeid.

Wees ook eerlijk over wat je níet kunt beoordelen. Voor het dak, de fundering of verborgen installaties is een eenmalige bouwkundige opname door een bureau een verstandige uitgave. Professionals gebruiken daarvoor een vaste meetlat, de conditiemeting volgens NEN 2767. Laat je door die term niet afschrikken. Voor jullie eigen plan telt vooral dat de staat per onderdeel eerlijk op papier staat.

Stap 3. Zet er een ritme en een prijs naast

Onderhoud heeft een hartslag. Schilderwerk buiten komt grofweg elke vijf tot zeven jaar terug. Een plat dak gaat twintig tot dertig jaar mee en een cv-installatie een jaar of vijftien, soms twintig. Met zulke vuistregels deel je de komende jaren in. Neem er meteen tien mee, want dat is de horizon waar de wet en de nieuwere reglementen van uitgaan. Via offertes of kengetallen van een bouwkundig bureau hang je er bedragen aan. Reken liever iets te ruim dan te krap, en noteer bij elk bedrag waar het vandaan komt. "Offerte schilder, voorjaar 2026" is over vier jaar nog iets waard. "Geschat" ook, zolang het er eerlijk bij staat. Een plan met eerlijke schattingen verslaat altijd een plan met precieze verzinsels.

Stap 4. Reken terug naar één getal

Nu komt de stap waar het plan zijn geld verdient. Tel per jaar op wat er volgens de planning aankomt en leg dat naast wat er nu in het reservefonds zit. Reken dan uit welke jaarlijkse storting nodig is om elk werkjaar met voldoende saldo te halen. Stel dat het schilderwerk van over vier jaar 24.000 euro kost en er staat 6.000 euro voor gereserveerd. Dan moet er de komende vier jaar 4.500 euro per jaar bij, nog los van wat er daarna komt. In een VvE zit daar wel een wettelijke bodem onder. Baseer je de storting op het plan, dan kijkt dat plan ten minste tien jaar vooruit en verdeelt het de kosten gelijkmatig over die jaren, dus elk jaar hetzelfde bedrag. De vergadering mag ook voor de andere wettelijke maat kiezen, een half procent van de herbouwwaarde per jaar, maar onder de gekozen bodem zakken kan niet. Dat ene getal verandert het gesprek op de vergadering. "We moeten eigenlijk eens wat meer sparen" wordt "er moet 375 euro per maand bij, samen, en dit is waarom". Hoe je die som verfijnt en bijstuurt zonder schrikreacties, staat in het artikel over het reservefonds.

Stap 5. Maak het van de vereniging

Het plan is pas af als de ledenvergadering het heeft vastgesteld, samen met de storting die erbij hoort. Daarna is het onderhoud geen jaarlijkse verrassing meer maar een agendapunt van tien minuten. Klopt de planning nog, is er iets verschoven, zijn de prijzen veranderd? Eén uur per jaar houdt het plan levend. Een plan dat na het maken in de kast verdwijnt, is over vijf jaar weer wat het was. Een schatting van vroeger, van mensen die inmiddels misschien verhuisd zijn. Bovendien telt een plan van ouder dan vijf jaar voor de wet niet meer mee.

Kan het gewoon in een spreadsheet?

Ja, en heel veel verenigingen beginnen zo. De valkuil zit niet in het rekenen maar in het bewaren. De spreadsheet leeft op de laptop van dat ene lid dat er goed in is. Dan verhuist dat lid. De opvolger vindt drie versies in een oude mailbox en weet niet welke telt. En niemand weet nog waarom er bij het dak "2031?? checken!!" staat. Zorg er dus minstens voor dat het plan op een plek staat waar elk lid het kan inzien, met de datum van de laatste update erbij.

Zo hebben wij dit opgelost

Het plan dat elk jaar doorschuift, is meestal een plan dat nergens woont. In SamenVvE staat het MJOP naast de spaarstand en de begroting. Het plan rekent zelf uit of het spaartempo de planning bijhoudt, elk lid kan meekijken, en bij een bestuurswissel verhuist er niets. Het is hetzelfde werk als in de spreadsheet, maar dan op een plek waar het niet kwijt kan raken.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 111 en artikel 112. De akte van splitsing omschrijft nauwkeurig welke gedeelten bestemd zijn om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt en bevat het reglement, waartoe ook de bepalingen van een aangewezen modelreglement horen. Datzelfde reglement moet vastleggen welke schulden en kosten voor rekening van de gezamenlijke eigenaars komen en hoe het gebruik, het beheer en het onderhoud van de gedeelten die niet voor afzonderlijk gebruik bestemd zijn geregeld is. Wat in het onderhoudsplan thuishoort volgt dus uit die twee stukken.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 126. De vereniging voert het beheer over de gemeenschap en houdt een reservefonds in stand ter bestrijding van andere dan de gewone jaarlijkse kosten. Gaat het om een gebouw dat geheel of gedeeltelijk voor bewoning is bestemd, dan bedraagt de jaarlijkse reservering ten minste het bedrag dat de vergadering vaststelt ter uitvoering van een door haar vastgesteld onderhoudsplan van ten hoogste vijf jaren oud dat betrekking heeft op een periode van ten minste tien jaar, met een gelijkmatige toerekening van die kosten aan de onderscheiden jaren, of anders ten minste een half procent van de herbouwwaarde van het gebouw.
• De modelreglementen bij splitsing, over wat tot de gemeenschappelijke gedeelten en zaken hoort, via notaris.nl. 1973 (artikel 2), 1983 (artikel 9), 1992 (artikel 9), 2006 (artikel 17), 2017 (artikel 11) en kleine VvE's 2021 (artikel 8). In 2006 en 2017 staan de fundering, de gevels, de daken met de dakbedekking, de trappenhuizen, de kozijnen in de buitengevel en de gezamenlijke installaties met zoveel woorden in de opsomming, in 2006 samen met de grond, terwijl het reglement voor kleine VvE's uit 2021 juist naar de akte verwijst en zelf alleen opsomt wat privé is.
• De modelreglementen bij splitsing, over het onderhoudsplan zelf, via notaris.nl. 2006 (artikel 10 en artikel 11), 2017 (artikel 14) en kleine VvE's 2021 (artikel 7 en artikel 27). Het bestuur maakt het plan of laat het maken en de vergadering stelt het vast, waarna de bedragen uit het plan een aparte post in de jaarlijkse begroting zijn. In 2006 gaat het om een periode van ten minste vijf jaren die elke vijf jaar wordt herzien, in 2017 om ten minste tien boekjaren met de kosten gelijkmatig toegerekend, en in het reglement voor kleine VvE's zijn de kosten van het opstellen van het plan uitdrukkelijk gezamenlijke kosten en kan het bestuur alleen over het reservefonds beschikken na een besluit van de vergadering.
• Gerechtshof Amsterdam, 27 februari 2018, ECLI:NL:GHAMS:2018:697. Alle delen van het pand die de akte van splitsing niet voor privégebruik bestemt zijn gemeenschappelijk, en de vergadering is niet bevoegd zelf te bepalen welke delen dat zijn. Wie de grens wil verleggen moet de akte wijzigen.
• Rechtbank Midden-Nederland, 24 november 2023, ECLI:NL:RBMNE:2023:6250. Een besluit waarin de vergadering voor een jaar minder reserveert dan het onderhoudsplan vraagt is nietig, en gelijkmatige toerekening betekent volgens de kantonrechter dat elk jaar hetzelfde bedrag opzij gaat, dus een storting die per jaar oploopt mag niet.