Zo krijg je jouw punt op de agenda van de VvE

In september mailde je het bestuur over de fietsenstalling. In november nog een keer, iets voorzichtiger van toon, want je wilt geen lastpak zijn. In maart valt de uitnodiging voor de jaarvergadering op de mat, met een keurige agenda van acht punten. De fietsenstalling staat er niet bij. Wie dit herkent, wil twee dingen weten. Heb ik eigenlijk het recht om iets op die agenda te zetten, en wat doe ik als het bestuur mijn punt blijft wegschuiven. Het antwoord op de eerste vraag staat, verrassend genoeg, niet in de wet maar in het jaartal van je reglement.

Kijk eerst welk reglement je hebt

In je splitsingsakte staat naar welk modelreglement je VvE verwijst, en die modellen verschillen op precies dit punt fundamenteel. Vanaf het modelreglement van 2006 heeft ieder lid een echt agenderingsrecht. Je mag tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering onderwerpen op de agenda laten plaatsen, schriftelijk of per mail aan het bestuur, en het bestuur moet de overige eigenaars daar dan direct van op de hoogte brengen. Het model van 2017 zegt hetzelfde, en het model voor kleine verenigingen uit 2021 gaat nog een stap verder. Daar stuur je je punt niet alleen naar het bestuur maar ook rechtstreeks naar je mede-eigenaars. En er wordt vergaderd zo vaak als het bestuur of een van de eigenaars dat nodig vindt. De oudere modellen, die van 1973, 1983 en 1992, kennen dat individuele recht helemaal niet. Veel gebouwen vallen daar nog onder. Pak dus je akte erbij, kijk welk jaartal erin staat, en lees ook de akte zelf, want die mag van het model afwijken.

Geen recht is niet rechteloos

Val je onder een oud reglement, dan ben je niet rechteloos. Bestuur en leden moeten zich in een vereniging redelijk tegenover elkaar gedragen, en uit die norm valt goed te betogen dat een bestuur jouw punt niet zomaar mag laten liggen. Eerlijk is eerlijk, een rechter heeft dat nog niet met zoveel woorden beslist. Wat de rechtspraak wel laat zien, is dat het agendavoorschrift er voor de leden is en niet voor het bestuur. Een bestuur dat het punt over zijn eigen samenstelling kort voor de vergadering zelf van de agenda haalde, hoorde van de rechter dat het niet aangaat om zo'n discussie eigenhandig steeds uit te stellen. En als er ondanks een gebrek toch besloten is, hangt veel af van jouw verhaal. De ene kantonrechter vernietigde een niet geagendeerd besluit zonder dat de verzoeker een eigen belang hoefde aan te tonen. Een andere liet de vernietiging juist achterwege omdat de verzoeker nergens had verteld welk nadeel hij van de gang van zaken had. Zorg dus dat je dat verhaal klaar hebt.

Formuleer een besluit, geen verzuchting

Onwil is niet de enige reden dat een punt sneuvelt. Vaagheid is minstens zo dodelijk. Het punt "de fietsenstalling" dwingt niets af, want niemand weet waarover gestemd moet worden. Nergens staat dat een agendapunt een kant-en-klaar besluit moet bevatten, maar de vergadering kan alleen stemmen over een voorstel, en daarom schrijf je het zelf op. Schrijf je punt als een voorstel waar de vergadering ja of nee op kan zeggen, met een bedrag en een termijn erbij. Bijvoorbeeld dat de vergadering besluit om voor 1 juni offertes op te vragen voor twintig extra fietsenrekken, met een maximum van drieduizend euro uit de post klein onderhoud. Voeg een korte toelichting toe en stuur het naar het bestuur, want je reglement wijst het bestuur aan en een beheerder is dat niet automatisch. Zet de beheerder gerust in de cc. En doe het op tijd. Zeven dagen voor de vergadering is onder de nieuwe reglementen de harde grens. Woon je onder het model van 2017 en is jouw gebouw een ondersplitsing, dan verdubbelt die termijn naar veertien dagen. Maar wie wil dat zijn punt serieus wordt voorbereid, levert het aan voordat de oproeping de deur uit gaat.

Zelf een vergadering afdwingen

Schuift het bestuur je punt door naar een vergadering die maar niet komt, dan kun je de vergadering zelf afdwingen. Op internet lees je overal dat tien procent van de stemmen dat wettelijk mag eisen. Die tien procent staat alleen niet in de wet die voor VvE's geldt, hij staat in je eigen reglement, en dat verschil merk je bij een oud reglement. De modellen van 1973 en 1983 laten het benodigde aantal namelijk aan de akte over, dus daar moet je echt in je eigen akte kijken. In de modellen van 1992, 2006 en 2017 staat de tien procent in het model zelf. Het werkt zo. Je verzoekt het bestuur schriftelijk om een vergadering, met de punten die je behandeld wilt zien. Onder het model van 2017 mag dat ook per mail. Komt die vergadering er niet binnen de termijn van je reglement, drie weken onder de modellen van 2006 en 2017 en een maand onder de oude, dan mogen de verzoekers haar zelf bijeenroepen. Volg daarbij de oproepingsregels tot op de letter, want een vergadering die niet volgens het reglement is opgeroepen telt niet, en daar is het bij de rechter al eens hard op misgegaan. In een kleine vereniging onder het model van 2021 hoef je niet eens te verzamelen, daar volstaat al dat een van de eigenaars een vergadering nodig vindt. Wat dat model niet regelt, is wat je doet als het bestuur vervolgens stil blijft. En heeft jouw vereniging een voorzitter van de vergadering benoemd, dan is er nog een tweede loket dat bijna niemand kent. Die voorzitter is naast het bestuur zelfstandig bevoegd om een vergadering bijeen te roepen. In een kleine vereniging onder het model van 2021 bestaat die functie niet, daar houdt het bij het bestuur op. Een goed gesprek met de voorzitter kan dus sneller werken dan een handtekeningenactie.

Als er toch besloten is zonder agendering

Soms gebeurt het omgekeerde en wordt er in de rondvraag ineens gestemd over iets dat niet op de agenda stond. Veel mensen denken dat zo'n besluit vanzelf ongeldig is. Dat is de duurste vergissing van dit onderwerp. Zo'n besluit is meestal niet nietig maar vernietigbaar. Het geldt dus gewoon, totdat jij binnen een maand na de dag waarop je ervan kon weten een verzoek bij de kantonrechter indient. Wie rustig afwacht, is na die maand te laat. Soms is een gebrek zo fundamenteel dat de rechter het besluit nietig noemt, bijvoorbeeld een stemming waarbij het vereiste aantal stemmen niet eens aanwezig was. Waar die grens precies ligt, is in de rechtspraak niet uitgekristalliseerd, dus reken daar nooit op. De procedure zelf is overzichtelijk. Je dient een verzoekschrift in bij de kantonrechter van de plek waar het gebouw staat. Het griffierecht voor een particulier is in 2026 93 euro zolang je verzoek niet in geld is uit te drukken, en de rechter kan het besluit schorsen zolang de zaak loopt. Vertel er vooral bij waarom het jou raakt. Dat verschil tussen de twee kantonrechters zag je hierboven al. Onder het modelreglement van 2017 ligt de lat voor de vergadering het hoogst, want daar mag een niet geagendeerd voorstel alleen worden behandeld als alle stemgerechtigden instemmen, ook de afwezige. En de vergadering mag de deur ook dichtdoen, want zij kan bij meerderheid besluiten dat er die avond geen punten meer bij komen. Hoe je zo'n procedure breder aanpakt, lees je in ons artikel over het aanvechten van besluiten.

Buiten de vergadering om

Kan het niet gewoon per mail, zonder iedereen bij elkaar te roepen. Het kan, maar alleen op de zwaarste manier die er bestaat. Een besluit buiten de vergadering vereist de instemming van alle eigenaars, schriftelijk en onder de nieuwere modellen ook per mail. De wet wil bovendien dat het bestuur ervan weet, dus informeer het altijd vooraf. Unaniem betekent hier echt iedereen, niet een meerderheid van wie reageerde. Eén eigenaar die niet reageert, blokkeert daarmee de hele route. Voor een klein clubje met een helder voorstel is de mailronde goud waard. Voor elk punt waarover ook maar iemand twijfelt, is de vergadering de enige route. Hoeveel stemmen daar nodig zijn, staat in ons artikel over quorum en volmachten.

Drie misverstanden op een rij

• Tien procent van de leden kan wettelijk een vergadering eisen. Die drempel komt uit je reglement, niet uit de wet. Bij een reglement van voor 1992 staat het aantal alleen in je eigen akte.
• Elk lid mag altijd agenderen. Pas vanaf het modelreglement van 2006, en dan tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering. Val je onder een ouder model, dan moet je het hebben van je eigen akte, van de voorzitter of van een minderheidsverzoek.
• Een besluit buiten de agenda om is nietig. Het is meestal vernietigbaar, en je hebt er precies een maand voor. Daarna staat het vast.

Zo helpt SamenVvE

Wie twee keer om een agendapunt heeft gemaild en het punt daarna van de agenda ziet vallen, voelt zich al snel een lastpak. Meestal is er geen onwil in het spel, maar een bestuur dat de agenda op de laatste avond in elkaar zet en jouw mailtje van september kwijt is. In SamenVvE bouwt het bestuur de agenda punt voor punt op, met de stukken uit de documentenkluis eraan vast, en gaat de uitnodiging per mail met stukkenlijst naar elk lid. Jouw voorstel hoeft niet in een mailbox te overleven, in de ideeënbus staat het zichtbaar voor iedereen en stemmen buren erop mee, zodat het draagvlak al verzameld is voordat de agenda wordt gemaakt. Het indienen zelf blijft lopen zoals je reglement dat regelt, rechtstreeks bij je bestuur. Maar een bestuur dat alles overzichtelijk klaar heeft staan, heeft geen enkele reden meer om jouw fietsenstalling nog een jaar door te schuiven.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 124, artikel 125, artikel 127 en artikel 130. De schakelbepaling van dit boek sluit het verenigingsrechtelijke artikel 41 van Boek 2 uit voor de VvE, waardoor het recht om met tien procent van de stemmen zelf een vergadering af te dwingen uit het reglement komt en niet uit de wet. Naast het bestuur is ook de voorzitter van de vergadering zelfstandig bevoegd om een vergadering bijeen te roepen. Artikel 125 verklaart voor een besluit buiten de vergadering artikel 40 lid 2 van Boek 2 van toepassing. Vernietiging van een besluit loopt via de kantonrechter van het arrondissement waar het gebouw staat, met een termijn van een maand na de dag waarop je van het besluit kennisnam of kon kennisnemen, en de rechter kan het besluit intussen schorsen.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 14, artikel 15 en artikel 40. Deze artikelen scheiden nietige besluiten van vernietigbare besluiten. Een gebrek in de manier waarop een besluit tot stand kwam, zoals het ontbreken van een agendapunt, maakt een besluit vernietigbaar en niet automatisch nietig. Artikel 40 lid 2 is de wettelijke route voor een besluit buiten de vergadering en eist de instemming van alle leden, genomen met voorkennis van het bestuur.
• Wet griffierechten burgerlijke zaken, bijlage bij de wet. In de tarieftabel voor kantonzaken kost een verzoek van onbepaalde waarde een natuurlijk persoon 93 euro en een niet-natuurlijk persoon 139 euro. Hetzelfde tarief geldt tot en met vijfhonderd euro; daarboven gelden hogere tarieven.
• De modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl. 1973 (artikel 32), 1983 (artikel 33), 1992 (artikel 33), 2006 (artikel 45), 2017 (artikel 49 en artikel 50) en kleine VvE's 2021 (artikel 29 en artikel 30). Het recht van een individueel lid om zelf een agendapunt te laten plaatsen bestaat pas vanaf het model van 2006, met een termijn van uiterlijk zeven dagen voor de vergadering. Hoeveel stemmen je nodig hebt om zelf een vergadering af te dwingen laten de modellen van 1973 en 1983 nog aan de akte over, in 1973 zelfs als een aantal eigenaars in plaats van een aandeel in de stemmen. De harde tien procent staat pas vanaf 1992 in het model zelf, en in het model voor kleine verenigingen uit 2021 volstaat al een van de eigenaars.
• Rechtbank Overijssel, 9 april 2019, ECLI:NL:RBOVE:2019:1528. Een besluit over het ontslag van het bestuur bleef in stand ondanks het ontbreken op de agenda, omdat het bestuur het punt zelf had geschrapt terwijl het onderwerp al maanden speelde. Het agendavoorschrift is er voor de leden, en een bestuur mag een discussie over zijn eigen samenstelling niet eigenhandig blijven uitstellen.
• Rechtbank Midden-Nederland, 7 april 2016, ECLI:NL:RBMNE:2016:2113. Een besluit over een punt dat niet op de agenda stond is vernietigbaar, zonder dat de verzoeker eerst een eigen belang bij de vernietiging hoeft aan te tonen. In dezelfde zaak was een besluit waarbij het vereiste quorum ontbrak wel nietig, wegens een fundamenteel gebrek in de totstandkoming.
• Rechtbank Dordrecht, 12 augustus 2008, ECLI:NL:RBDOR:2008:BD9994. Ook hier stond de schending van de agendabepaling vast, maar de kantonrechter liet vernietiging achterwege omdat de verzoeker nergens had aangegeven welk nadeel hij van de gang van zaken had ondervonden.
• Gerechtshof Amsterdam, 18 april 2017, ECLI:NL:GHAMS:2017:1448. Een eigenaar mocht op grond van het reglement zelf een vergadering bijeenroepen, maar de vervolgvergadering die hij daarna op eigen houtje organiseerde was niet geldig opgeroepen. De besluiten die daar vielen, golden daarom niet als besluiten van de vergadering van eigenaars.