Quorum en volmachten op de ledenvergadering

Gepubliceerd op

Te weinig mensen in de zaal en toch moet dat dakbesluit vallen. Zo werkt het quorum per modelreglement, dit mag een tweede vergadering, en dit kan er wel en niet met volmachten.

Kwart over acht. Er staan koffie en vijftien stoelen klaar, en er zitten er zes vol. De voorzitter telt de stemmen op de presentielijst, telt nog een keer, en spreekt dan de zin uit die elke vergadering een zucht oplevert. We halen het quorum niet. Het dak moet dit jaar nog en de offerte verloopt over zes weken. Het enige besluit van de avond is dat er een nieuwe avond komt.

Het quorum is de minimale opkomst om te mogen besluiten, en het is een van de meest misbegrepen onderdelen van het VvE-recht. Vooral omdat bijna iedereen denkt dat de regels overal hetzelfde zijn. Ze verschillen per generatie reglement. Soms bestaat het quorum niet eens.

De wet zelf kent geen quorum

In de wet staat alleen dat de vergadering besluit met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de akte iets anders regelt. Een opkomsteis staat er niet in. Het quorum komt dus volledig uit je eigen splitsingsakte en het modelreglement dat daarin van toepassing is verklaard. Daarmee is het jaartal van je reglement beslissend.

  • Modelreglement 1973, 1983 en 1992. Voor gewone besluiten moet ten minste de helft van het totale aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Precies de helft is genoeg, minder niet. Het model van 1992 kent één versoepeling op deze quorumeis. Voor uitgaven die al op de vastgestelde begroting staan, tot tien procent overschrijding, en voor uitgaven uit een speciale reserve geldt de eis niet. In 1973 staat dezelfde uitzondering, maar dan bij de zware besluiten.
  • Modelreglement 2006 en 2017. Geen quorum voor gewone besluiten. Zes mensen in een zaal van vijftien kunnen daar dus gewoon rechtsgeldig de begroting vaststellen. Veel websites schrijven dat het quorum pas in 2017 is losgelaten. Dat klopt niet, want 2006 had het al niet meer.

Is jouw gebouw na 2021 gesplitst met het aparte model voor kleine VvE's, dan geldt geen van deze drempels. Dat model werkt met gewone meerderheden en zonder quorum.

Voor de zware besluiten kennen alle vijf de reglementen wél een drempel. Denk aan uitgaven boven het bedrag dat je akte of je vergadering daarvoor heeft vastgesteld, of aan ingrepen buiten het normale onderhoud. Daarvoor geldt een versterkte meerderheid van twee derde, in de oudste modellen zelfs drie kwart, in een vergadering waar minstens twee derde van alle stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Voor het wijzigen van de splitsingsakte zelf ligt de lat wettelijk nog hoger. Daar zijn alle eigenaars nodig, of vier vijfde van alle stemmen.

De tweede vergadering als reglementaire doorstart

Strandt een besluit op de opkomst, dan schrijven de reglementen een tweede vergadering voor. Die heeft twee eigenschappen die je moet kennen. De eerste is de termijn. Niet eerder dan twee weken na de eerste vergadering, in het model van 2017 vijftien dagen, en niet later dan zes weken, met opnieuw een correcte oproeping waarin met zoveel woorden staat dat dit de tweede vergadering is. De tweede is dat er geen opkomsteis meer geldt. Er kan worden besloten met de stemmen die er zijn. Let wel, de vereiste meerderheid zelf blijft gewoon staan. Een tweederdebesluit heeft in de tweede vergadering nog steeds twee derde van de uitgebrachte stemmen nodig, en onder de modellen van 1973 en 1983 blijft het zelfs drie kwart. Alleen de opkomsteis vervalt.

Voor het bestuur betekent dit vooral dat je de tweede vergadering meteen plant. Wie bij de eerste uitnodiging al een reservedatum aankondigt, verliest bij een te lage opkomst twee weken in plaats van een seizoen. Die verlopen dakofferte uit de openingsscène had dit ritme gehaald.

Volmachten zijn het ondergewaardeerde gereedschap

Een groot deel van de quorumproblemen is geen onwil maar agenda's. Daarvoor bestaat de volmacht. Elk lid mag zich op de vergadering laten vertegenwoordigen. De regels komen uit de reglementteksten zelf.

  • Schriftelijk. In alle modelreglementen moet de volmacht schriftelijk zijn. Het model van 2017 accepteert ook een volmacht per mail.
  • De gevolmachtigde hoeft geen lid te zijn. De buurvrouw, een kind of de partner, het mag allemaal. Alleen een bestuurder mag sinds de modellen van 2006 en 2017 niet als gevolmachtigde optreden. Wie de stemmen telt, hoort ze niet zelf te verzamelen.
  • Er is geen maximum. Anders dan veel websites beweren, kent geen enkel modelreglement een grens aan het aantal volmachten per persoon. Zo'n grens kan wél in het huishoudelijk reglement van jouw vereniging staan. Eén keer nakijken dus, voordat iemand met vijf volmachten op zak verschijnt.
  • Volmachten tellen mee voor de opkomst. In de modellen van 2006 en 2017 staat het er met zoveel woorden, de gevolmachtigde tekent de presentielijst namens de volmachtgever en die lijst bepaalt het quorum. In de oudere modellen volgt hetzelfde uit de quorumbepaling zelf, die telt welke stemmen ter vergadering kunnen worden uitgebracht, en bij de zware besluiten staat het woord vertegenwoordigd er letterlijk. Volmachten ophalen is dus letterlijk de manier om een vergadering besluitvaardig te maken.

Lukt vergaderen echt niet, dan kent de wet nog één ontsnapping. Een besluit buiten de vergadering om is geldig als alle leden zich er eenstemmig over uitspreken, met voorkennis van het bestuur. Je reglement zegt hoe, en in de modellen van 2006 en 2017 mag dat gewoon per mail. Bij drie woningen is dat vaak sneller dan een avond plannen. Bij vijftien is unanimiteit zeldzaam.

Waarom precisie hier loont

Een besluit dat zonder de vereiste opkomst of meerderheid is genomen, staat juridisch op losse schroeven. Een lid kan er de kantonrechter mee bereiken, en de rechter heeft het niet halen van de quorumeis een fundamenteel gebrek genoemd, waar het besluit aan onderdoor gaat. Hoe zwaar dat precies weegt, verschilt per uitspraak, en dat is een reden om bij twijfel niet te wachten. De presentielijst, de volmachten en de stemverhouding in de notulen zijn dus geen administratieve franje. Ze zijn het bewijs dat het besluit bestaat. Hoe het aanvechten van een besluit werkt, lees je in het volgende artikel.

Zo hebben wij dit opgelost

De zucht van kwart over acht is bijna altijd een telprobleem. In SamenVvE voer je de stemverhoudingen uit de akte één keer in, en daarna telt elke vergadering zichzelf. Presentie, volmachten, gewogen stemmen en de uitslag per agendapunt, direct vastgelegd bij de notulen. Of jouw reglement nu uit 1983 of 2017 stamt, de telling klopt. Niemand hoeft om kwart over acht met een rekenmachine de akte erbij te pakken.

Bronnen bij dit artikel

Wil je nooit meer een avond verliezen aan de zin we halen het quorum niet?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen