Acht dagen of vijftien? De oproep voor de ALV luistert nauw

Gepubliceerd op

De uitnodiging valt in je mailbox en de vergadering blijkt al over vijf dagen. Mag dat? De wet noemt geen enkele termijn, jouw splitsingsakte wel. Over dagen tellen, de stukken die mee moeten, mailen na de uitspraak van de Hoge Raad en wat er met besluiten gebeurt na een te late oproep.

De mail komt op dinsdagavond binnen. Uitnodiging ledenvergadering, aanstaande maandag, agenda in de bijlage. Iemand in de familie-appgroep weet het zeker, dit mag helemaal niet, de wet eist veertien dagen. Het klinkt stellig en het klopt niet. De wet noemt namelijk helemaal geen termijn. Wat wel telt staat in een document dat de meeste eigenaars nooit hebben opengeslagen, de eigen splitsingsakte. En daar luistert het nauw, want een oproep die niet deugt kan besluiten laten wankelen, terwijl een oproep die net op tijd is gewoon geldig blijft, hoe kort dag het ook voelt.

De wet zwijgt, jouw akte spreekt

Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek regelt de VvE, maar over de oproepingstermijn zegt het niets. Het draagt die vraag over aan de akte. Artikel 5:112 verplicht de statuten om de wijze van bijeenroeping te regelen, en de statuten van een VvE zijn de splitsingsakte met het reglement dat daarin van toepassing is verklaard. Bijna altijd is dat een van de modelreglementen, en welke generatie in jouw akte staat bepaalt dus jouw regels. Zelfs de jaarvergadering is geen wettelijke plicht. Die komt uit het reglement, dat een vergadering binnen vijf maanden na het boekjaar eist in de oudste modellen en binnen zes maanden in de modellen van 1983 tot en met 2017. Wie wil weten waar hij aan toe is, pakt dus eerst de akte erbij. Alles hieronder gaat over de modelteksten, en jouw akte kan daarvan afwijken.

Acht dagen of vijftien, de sprong zit in 1992

De modelreglementen van 1972 en 1973 vragen een oproep met ten minste acht vrije dagen. Het model van 1983 schrijft acht dagen voor en zegt er meteen bij hoe je telt, de dag van oproeping en de dag van de vergadering rekenen niet mee. Vanaf 1992 wordt de termijn vijftien dagen, met dezelfde telregel, en dat is hij in 2006, 2017 en in het model voor kleine VvE's van 2021 gebleven. Een gebouw uit 1975 kent dus een wezenlijk kortere termijn dan de flat verderop uit 1995. Weekenden en feestdagen tellen gewoon mee, er staat dagen en geen werkdagen. Bij de oudste twee modellen is de gangbare lezing dat vrije dagen hetzelfde betekent als de latere telregel, al is daarover voor de VvE geen rechterlijke uitspraak bekend. Wie het zeker wil weten, telt ruim.

Er is een geval met een eigen regime. Wordt het vereiste aantal stemmen niet gehaald, dan volgt een tweede vergadering, en die heeft een eigen venster. Onder de modellen tot en met 1992 gaat het om het algemene quorum van de helft van de stemmen, onder die van 2006 en 2017 alleen om de zware besluiten waarvoor een twee derde meerderheid en een twee derde quorum gelden. Onder de modellen tot en met 2006 wordt zij gehouden op zijn vroegst twee weken en uiterlijk zes weken na de eerste, onder het model van 2017 op zijn vroegst vijftien dagen. En er is een eis die bijna iedereen vergeet. De oproep moet er zelf bij vermelden dat het om een tweede vergadering gaat, omdat daar ineens zonder quorum besloten kan worden. Een uitnodiging die dat verzwijgt is gebrekkig. Hoe het quorum zelf werkt lees je in ons artikel over quorum en volmachten.

Wat er bij de uitnodiging hoort

Elke generatie eist dat de oproep de agendapunten en de plaats van de vergadering vermeldt, vanaf 1992 ook het tijdstip. De grote verschuiving zit bij de stukken. Pas het model van 2017 zegt dat de agenda met de bijbehorende vergaderstukken wordt meegestuurd, en het kleine-VvE-model van 2021 doet dat ook. Onder 2006 en ouder heeft een eigenaar dus geen reglementair recht om de begroting, de jaarrekening of het onderhoudsplan vooraf in de bus te krijgen. Netjes is het wel, en een bestuur dat cijfers pas ter vergadering uitdeelt moet niet raar opkijken als leden om uitstel van de stemming vragen. De redelijkheid en billijkheid die alle betrokkenen jegens elkaar in acht moeten nemen kleurt hier de omgangsvormen, ook waar het reglement zwijgt. Wil je zelf iets op de agenda krijgen, dan kan dat onder de modellen van 2006 en 2017 tot zeven dagen voor de vergadering. Hoe je zo'n punt goed aandraagt staat in ons artikel over agenderen. En komt er ter vergadering ineens een voorstel op tafel dat nergens was aangekondigd, dan eist het model van 2017 dat alle stemgerechtigden daarmee instemmen, ook wie er niet is.

Mag de oproep per mail

Jarenlang was dit een twistpunt, want alle modellen tot en met 2006 schrijven verzending naar de werkelijke of gekozen woonplaats voor, en het model van 2006 zegt er bovendien bij dat de oproeping schriftelijk plaatsvindt. De Hoge Raad heeft de knoop in november 2023 doorgehakt. Elektronisch oproepen is toegelaten, tenzij de akte die wijze van oproepen voldoende duidelijk uitsluit, en wat voldoende duidelijk is hangt af van de tekst van jouw eigen akte. Maar die uitspraak is geen vrijbrief. De Hoge Raad verbindt er de voorwaarden aan die ook voor gewone verenigingen gelden. Het lid moet ermee instemmen, het bericht gaat naar een adres dat het lid daarvoor zelf heeft doorgegeven, en het moet leesbaar en reproduceerbaar zijn. Wie nooit een mailadres heeft opgegeven of bezwaar maakt, houdt recht op een oproep langs de weg van het reglement. In de modellen van 2017 en 2021 is dit allemaal al geregeld, daar staat de mailoproep gewoon in de tekst.

Let wel op het verschil tussen een digitale oproep en een digitale vergadering. Dat eerste mag dus vrijwel altijd. Voor het tweede bestond sinds het vervallen van de coronaregeling begin 2023 geen wettelijke basis meer, en het wetsvoorstel dat volledig digitaal vergaderen opnieuw mogelijk maakt is in december door de Tweede Kamer aangenomen en ligt nu bij de Eerste Kamer. Zolang die wet er niet is, blijft een volledig digitale ALV juridisch wankel terrein. Hoe je binnen de huidige regels wel digitaal kunt deelnemen en stemmen lees je in ons artikel over digitaal vergaderen.

Te laat opgeroepen, en nu?

Hier gaan twee woorden alle kanten op, nietig en vernietigbaar, en het verschil is groot. Een besluit dat in strijd met de regels over de totstandkoming is genomen, en een te korte termijn of een ontbrekend agendapunt hoort daarbij, is vernietigbaar. Het geldt dus gewoon, totdat de kantonrechter het op verzoek vernietigt. Dat verzoek moet binnen een maand, gerekend vanaf de dag waarop je van het besluit kennis nam of had kunnen nemen. De Hoge Raad heeft die klok in 2019 scherp gezet. Stuurt jouw VvE gebruikelijk notulen of een besluitenlijst rond, dan begint de maand pas bij die bekendmaking. Bestaat dat gebruik niet en wist je dat er vergaderd is, dan wordt van je verwacht dat je binnen een week navraag doet, en dan gaat de maand daarna lopen. Wie stil blijft zitten, ziet het besluit onaantastbaar worden. Bedenk ook dat zo'n procedure geen brief aan het bestuur is. De kantonrechter roept alle stemgerechtigden bij name op, dus de hele vereniging kijkt mee.

Soms ligt het zwaarder. Voor de zwaarste besluiten kennen de oudere reglementen een bijzondere oproeping, zoals de aangetekende brief met vermelding van de bezwaren wanneer de vergadering iemand het gebruik van zijn woning wil ontzeggen. Een kantonrechter oordeelde in 2022 dat een besluit zonder die bijzondere oproep nietig was, alsof het nooit genomen is. En er is een geruststellende uitweg voor wie ontdekt dat een oproep niet deugde. Het besluit kan opnieuw en nu goed worden genomen, en met instemming van alle eigenaars kan het zelfs zonder vergadering, schriftelijk, en onder de modellen van 2006 en 2017 uitdrukkelijk ook per mail, mits het bestuur ervan weet. Voor een kleine VvE is dat vaak de snelste route.

Vier misverstanden op een rij

  • De wet schrijft veertien dagen voor. De wet noemt geen enkele termijn. De termijn staat in jouw akte, acht dagen in de oudste modellen, vijftien vanaf 1992. De veertien dagen duiken alleen op bij bijzondere gevallen, zoals de oproep bij een voorgenomen aktewijziging onder het model van 2017.
  • Mailen mag niet, want het reglement zegt schriftelijk. Sinds de Hoge Raad in 2023 mag elektronisch oproepen, tenzij de akte het voldoende duidelijk uitsluit. Wel gelden er voorwaarden, instemming en een zelf doorgegeven adres.
  • De begroting moet altijd met de uitnodiging mee. Pas vanaf het model van 2017 moeten de vergaderstukken mee. Daarvoor volstaan de agenda en de plaats, vanaf 1992 met het tijdstip erbij, hoe onhandig dat ook voelt.
  • Een te late oproep maakt de besluiten automatisch ongeldig. De besluiten zijn vernietigbaar, en alleen als iemand binnen een maand naar de kantonrechter stapt. Gebeurt dat niet, dan staan ze gewoon.

Zo helpt SamenVvE

De echte angst onder dit artikel is dat een vergadering over maanden strandt op een oproepfout van vandaag, een verkeerde termijn, een vergeten stuk, een lid dat zegt nooit iets te hebben ontvangen. Een goede oproep is vooral een kwestie van niets vergeten, en dat is precies wat het portaal uit handen neemt. Het bestuur bouwt de agenda punt voor punt op, hangt de stukken uit de documentenkluis aan de punten en verstuurt de uitnodiging per mail met agenda-afspraak, naar het adres dat bij elk lid in het portaal bekend is. Iedereen ziet dezelfde agenda en dezelfde stukken, ruim voor de avond zelf. Haalt de vergadering het quorum niet, dan staat de tweede oproep net zo makkelijk klaar, en elk besluit gaat met stemuitslag het doorzoekbare register in. Zo wordt de vraag of de oproep wel klopte er een die in jouw vereniging nooit meer gesteld wordt.

Bronnen bij dit artikel

Wil je nooit meer wakker liggen van de vraag of de oproep wel klopte?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen