Digitaal vergaderen met de VvE komt eraan

Gepubliceerd op

De wet die volledig digitale ledenvergaderingen mogelijk maakt is aangenomen, maar nog niet in werking. Dit gaat er voor VvE's veranderen, deze eisen horen erbij, en zoveel mag er nu al.

Elke vereniging heeft ze. Het lid dat in de winter in Spanje zit. De eigenaar die verhuurt en drie provincies verderop woont. De jonge ouders die om acht uur echt niet weg kunnen. Op papier zijn ze allemaal lid, in de zaal zijn ze er nooit, en elke vergadering begint met de vraag of het quorum het dit keer haalt. De logische vraag is al jaren dezelfde. Kunnen we dit niet gewoon online doen?

Het antwoord is aan het schuiven, en dit artikel geeft de eerlijke stand. Er is een wet aangenomen die volledig digitale en hybride ledenvergaderingen regelt, ook voor VvE's. Maar hij is op dit moment nog niet in werking. Wie nu al knopen doorhakt op basis van "het mag sinds kort", loopt op de feiten vooruit.

Wat de nieuwe wet regelt

De wet over digitale algemene vergaderingen is in juni 2026 in het Staatsblad verschenen en wijzigt voor VvE's rechtstreeks het appartementsrecht. Opvallend genoeg is de regeling voor verenigingen van eigenaars soepeler dan menigeen verwacht. Er is geen statutenwijziging en geen zware meerderheid nodig om digitaal te vergaderen; degene die de vergadering bijeenroept, mag kiezen voor een digitale of hybride vorm. Daar staat een stevig tegenwicht naast. Leden die samen minstens een kwart van de stemmen hebben, kunnen tot uiterlijk zeven dagen na de dag van de oproeping vragen om een zaal erbij. Dat verzoek mag gewoon per mail. Wie oproept moet die zaal dan regelen en dat meteen aan iedereen laten weten. Wordt er niet op tijd om gevraagd, dan blijft de vergadering digitaal.

Aan een digitale vergadering zelf stelt de wet vier harde eisen. Deelnemers moeten geïdentificeerd kunnen worden, rechtstreeks kunnen stemmen, de vergadering met beeld en geluid in twee richtingen kunnen volgen én rechtstreeks kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Een livestream waar je alleen naar kijkt, is dus geen ledenvergadering. Digitaal meepraten wordt de norm, ook als een deel van de zaal gewoon fysiek zit.

Wat er vandaag al wel en niet mag

Tot de wet in werking treedt, geldt het huidige recht, en dat biedt meer ruimte dan veel besturen denken. De oproeping mag per mail, mits het lid daarmee heeft ingestemd en er een mailadres voor heeft doorgegeven, en het reglement die weg niet duidelijk uitsluit. Zo heeft de Hoge Raad het voor VvE's uitgemaakt. Aardig detail: juist dat instemmingsvereiste verdwijnt straks met de nieuwe wet. Tot die tijd vraag je het netjes na en leg je het vast. Rechters hebben elektronisch stemmen door VvE-leden aanvaard, en het modelreglement van 2017 kent in artikel 53.2 zelfs een eigen regeling voor elektronisch stemmen. Volmachten werken in alle modelreglementen die je in de praktijk tegenkomt, en een hybride opzet mag, waarbij leden op afstand meekijken en hun stem via een volmacht uitbrengen. Wil je ze rechtstreeks elektronisch laten stemmen, kijk dan eerst of je reglement daar ruimte voor laat. Wat voor de meeste verenigingen nog niet kan, is de vergadering volledig digitaal houden zonder fysieke plek. Onder de coronawetgeving mocht dat tijdelijk wel, maar die is verlopen. Uitzondering zijn de VvE's die het jongste modelreglement voor kleine verenigingen uit 2021 volgen: daar mag het bestuur nu al voor een digitale vorm kiezen. Het obstakel zit dus niet eens in de wet maar in het eigen reglement, dat meestal een plaats van vergadering en een stemwijze voorschrijft.

Wat je als bestuur nu verstandig doet

  1. Bouw het hybride ritme alvast op. Mail de stukken, laat afstandsleden meekijken en regel hun stem via volmachten. Dat mag nu al en het lost het echte probleem, de lege stoelen, grotendeels op.
  2. Oefen met identificatie en stemmen. De vier eisen van de nieuwe wet zijn een goede checklist. Wie nu al weet hoe leden zich melden en stemmen, stapt straks moeiteloos over.
  3. Wacht met "volledig digitaal" tot de wet echt in werking is. Een besluit uit een vergadering die niet mocht bestaan, is een aanvechtbaar besluit. Heeft jullie VvE na februari 2023 toch digitaal vergaderd? Zodra de wet ingaat, kan de vergadering die oude besluiten alsnog bekrachtigen. Zet ze dan als apart agendapunt op de eerstvolgende vergadering. Precies wat je met digitaal vergaderen wilde voorkomen.
  4. Herlees te zijner tijd het eigen reglement. Bepalingen over de vergaderplaats en de stemwijze verdienen dan een frisse blik, zodat reglement en praktijk niet gaan schuren.

Voor wie dit volgt

De inwerkingtreding gebeurt bij apart besluit en die datum is nog niet bekend. Zodra dat verandert, werken wij dit artikel bij; de kennisbank houdt zulke verlopende feiten actief bij. Tot die tijd is de samenvatting simpel. De richting staat vast, de datum nog niet, en hybride vergaderen met volmachten is vandaag al de koninklijke weg naar een vergadering waar iedereen aan mee kan doen.

Zo hebben wij dit opgelost

In SamenVvE staan de uitnodiging, de stukken, de volmachten en de gewogen stemmen nu al digitaal bij elkaar, precies de bouwstenen die een hybride of straks volledig digitale vergadering nodig heeft. De vereniging die vandaag zo werkt, hoeft op de dag dat de wet ingaat alleen nog de camera aan te zetten. En het lid in Spanje? Dat doet gewoon weer mee.

Bronnen bij dit artikel

Wil je klaarstaan voor de digitale vergadering op de dag dat de wet ingaat?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen