Zo organiseer je stap voor stap een geldige ALV

Elke vereniging kent het tafereel. Acht stoelen in een kring bij iemand in de woonkamer, een schaal met iets erop, en een voorzitter die om tien over acht zegt dat we dan maar beginnen. Twee uur later is er van alles besproken, half besloten en niets opgeschreven. Maanden later wil de schilder een aanbetaling, en dan blijkt niemand meer te weten wat er nu precies is afgesproken en met hoeveel stemmen.

Minstens één keer per jaar komt je vereniging bij elkaar voor de algemene ledenvergadering, kortweg de ALV. Die jaarvergadering hoort er te zijn binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, dus voor de meeste verenigingen voor 1 juli. Daar vallen de besluiten die er echt toe doen, van de begroting en de bijdrage tot het grote onderhoud. Een goede vergadering begint weken eerder. En een geldige vergadering vraagt om een paar regels die je maar beter vooraf kent. Dit is de route.

Weet eerst wat er in je akte staat

Elke vereniging heeft een splitsingsakte met een reglement, en daarin staan de spelregels van jouw vergadering. Hoe ver van tevoren je moet uitnodigen. In de reglementen vanaf 1992 is dat vijftien dagen, waarbij de dag van de uitnodiging en de dag van de vergadering zelf niet meetellen. In de oudste reglementen staat acht dagen. Hoeveel stemmen elke woning heeft. En voor welke besluiten een versterkte meerderheid of een minimale opkomst geldt. Die regels verschillen echt per vereniging, want er zijn verschillende generaties modelreglementen in omloop, van de oudste uit de jaren zeventig tot het model voor kleine verenigingen uit 2021, en ze wijken op precies deze punten van elkaar af. Vijf minuten in de akte bespaart een ongeldige vergadering. En een ongeldige vergadering betekent opnieuw uitnodigen, opnieuw wachten en een hoop chagrijn.

De agenda, en wat er minimaal op hoort

1. De jaarcijfers van vorig jaar, met het verslag van de kascommissie.
2. Decharge van het bestuur voor het gevoerde beleid.
3. De begroting voor komend jaar en de bijdrage die daaruit volgt.
4. Het onderhoud, met de stand van het meerjarenonderhoudsplan en de spaarpot.
5. Wat leden zelf hebben aangedragen.

Stuur de stukken mee met de uitnodiging en niet pas op de avond zelf. Leden die vooraf kunnen lezen vergaderen korter en beslissen beter. Bovendien kan niemand achteraf zeggen dat hij ergens door is overvallen.

Uitnodigen doe je zwart op wit en op tijd

Nodig iedereen uit op de manier die het reglement voorschrijft, en bewaar het bewijs. Of een mail genoeg is, hangt af van je reglement. Alleen het model van 2017 en dat voor kleine verenigingen uit 2021 noemen de mail met zoveel woorden. De oudere modellen schrijven een brief naar het woonadres voor. Zoek het dus even op voordat je op verzenden drukt, en bewaar wat je hebt gestuurd en wanneer. Vergeet de verhuurde woningen niet. De eigenaar is het lid, niet de huurder, en juist de eigenaar op afstand is degene die later klaagt dat hij nergens van wist. Een uitnodiging die zwart op wit op tijd bij iedereen is bezorgd, is het fundament onder elk besluit van die avond.

Tellen, stemmen en vastleggen op de avond zelf

Begin met de presentielijst en de volmachten. Wie is er, wie stemt namens wie, en hoeveel stemmen zijn er daarmee in de zaal? Dat bepaalt of je de drempels haalt voor de zwaardere besluiten. Stem per agendapunt en leg per besluit vast hoeveel stemmen voor en tegen waren. "Iedereen was het er wel mee eens" is geen stemverhouding. Twijfel je over de weging, dan is de akte de scheidsrechter. Soms weegt een grotere woning zwaarder, soms telt elke woning even zwaar. Alleen de akte zegt het.

Haal je de vereiste opkomst voor een zwaar besluit niet, raak dan niet in paniek. De reglementen kennen daarvoor een tweede vergadering met eigen termijnen. Hoe dat precies werkt, en wat er wel en niet mag met volmachten, staat in een eigen artikel in deze kennisbank.

Na afloop zijn de notulen het geheugen

Een besluit geldt vanaf de vergadering, maar het bestaat pas voor iedereen zodra het is vastgelegd. Goede notulen noemen per besluit wat er is besloten, met welke stemverhouding, en wie wat gaat doen. Deel ze snel na de vergadering, zolang iedereen het zich nog herinnert. De nieuwere modelreglementen geven daar twee weken voor. Bewaar ze op een plek waar elk lid ze kan teruglezen, want ook wie er niet was moet kunnen zien wat er is besloten.

Er is nog een reden voor die snelheid, en die kennen weinig besturen. Het moment waarop de notulen worden verspreid bepaalt in veel gevallen wanneer de wettelijke termijn gaat lopen waarbinnen een lid een besluit nog kan aanvechten. Notulen zijn dus geen administratie achteraf. Ze zetten de klok in werking.

Zo helpt software daarbij

De avond zelf is zelden het probleem. Het probleem komt maanden later, als de schilder een aanbetaling wil en niemand meer weet wat er nu precies is afgesproken en met hoeveel stemmen. In SamenVvE staat de hele logistiek van de vergadering op één plek, de agenda en de stukken klaar voor elk lid, de stemmen gewogen geteld volgens de akte, de notulen achteraf voor iedereen terug te lezen. Wat er in de woonkamer wordt besloten, is een jaar later nog precies zo terug te vinden. De schaal met iets erop regel je zelf. De rest ligt klaar.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 111, 112, 125, 126, 127 en 130. De splitsingsakte bevat het reglement en legt vast hoe de vergadering wordt bijeengeroepen en hoeveel stemmen elke woning heeft. Hier staat ook dat de eigenaar van rechtswege lid is, dat de vereniging een reservefonds met onderhoudsplan aanhoudt, en dat een lid een maand heeft om een besluit aan te vechten.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 48. Het bestuur legt binnen zes maanden na het boekjaar de jaarstukken aan de vergadering voor, en de vergadering benoemt jaarlijks een kascommissie van ten minste twee leden die verslag uitbrengt. Via de schakelbepaling in artikel 135 van Boek 5 geldt dit ook voor een VvE.
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten, november 1983. Artikel 33 houdt de jaarvergadering binnen zes maanden na het boekjaar en vraagt een oproeping van ten minste acht dagen naar het woonadres. Het laat zien hoe kort de oproepingstermijn in de oudste reglementen nog is.
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten, januari 1992. Artikel 33 lid 8 vraagt een oproeping van ten minste vijftien dagen naar het woonadres, met de agendapunten erbij. De dag van de oproeping en de dag van de vergadering tellen daarbij niet mee.
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten, januari 2006. Artikel 11 en 45 regelen de begroting met de voorschotbijdragen, de schriftelijke oproeping van vijftien dagen, het recht van elke eigenaar om tot zeven dagen vooraf een agendapunt aan te dragen, en de presentielijst die het quorum bepaalt. Artikel 46 geeft twee weken voor de notulen en inzagerecht aan iedere eigenaar.
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten, 2017. Artikel 49 en 50 regelen de jaarvergadering met de decharge, de oproeping van vijftien dagen die ook per mail mag en waarbij de agenda en de vergaderstukken worden gevoegd, en de notulen binnen twee weken. Artikel 56 geeft de tweede vergadering voor het geval de opkomst voor een zwaar besluit niet wordt gehaald.
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten kleine vereniging van eigenaars, 2021. Het jongste model dat de notarissen aanbieden, geschreven voor kleine verenigingen en daarmee voor de lezer van dit artikel. Artikel 29 legt de jaarvergadering binnen zes maanden na het boekjaar vast en artikel 30 houdt dezelfde vijftien dagen oproeping aan, laat de mail uitdrukkelijk toe en geeft twee weken voor de notulen.
• Hoge Raad, 21 juni 2019, ECLI:NL:HR:2019:1022. Verspreidt een vereniging haar notulen normaal gesproken onder de leden, dan heeft een afwezig lid vanaf die verspreiding kennis kunnen nemen van de besluiten en loopt de maand om ze aan te vechten vanaf de dag erna. Bestaat dat gebruik niet, dan wordt van dat lid verwacht dat het binnen een week na de vergadering zelf navraag doet, en begint die maand uiterlijk de dag na die week.