De begroting van de VvE, wie hem maakt en wie erover gaat

Gepubliceerd op

De beheerder stuurt een concept, de vergadering hamert het af en niemand weet dat de begroting vanaf 2006 een bevoegdheidsdocument is. Wat er verplicht in moet, welke meerderheid er echt nodig is en wat er gebeurt als er geen begroting komt.

De beheerder stuurt in november een keurig concept. De nieuwe penningmeester bladert er doorheen, herkent de meeste posten van vorig jaar en denkt dat het wel zal kloppen. Op de vergadering wordt de begroting in vijf minuten afgehamerd, want niemand houdt van dit agendapunt. En toch is dit het besluit waarmee de vereniging haar hele jaar vastlegt, tot en met de vraag wat het bestuur volgend jaar überhaupt mág. Wie de begroting begrijpt, begrijpt de VvE.

Wie hem maakt en wie erover gaat

De rolverdeling is in alle zes generaties modelreglementen dezelfde. Het bestuur ontwerpt de begroting, in het oudste model uit 1973 heet dat nog de administrateur, en de vergadering stelt hem vast. De beheerder komt er in de reglementen niet aan te pas. Dat de beheerder in de praktijk het concept maakt is prima, maar het blijft een bestuursstuk, en een bestuur dat het ongelezen doorstuurt blijft er gewoon verantwoordelijk voor. Ook in een kleine VvE waar alle eigenaars van rechtswege bestuurder zijn, blijft de vergadering het orgaan dat vaststelt, en hoort dat besluit zwart op wit in de notulen. Dat klinkt formeel voor drie mensen aan een keukentafel, maar juist die notulen blijken bij de rechter vaak doorslaggevend. Noteer niet dat de begroting is besproken, noteer dát hij is vastgesteld, met de stemverhouding en de voorschotbijdrage die eruit volgt.

Wat er verplicht in moet

De modellen van 2006 en 2017 schrijven een vaste indeling voor met vier posten, namelijk de gewone schulden en kosten, de bedragen die dit jaar uit het meerjarenonderhoudsplan voortvloeien, de toevoeging aan het reservefonds, en de baten. Het kleine-VvE-reglement van 2021 doet dat niet, dat zegt alleen dát er een begroting moet zijn. Het model van 2017 geeft daarbij de meest complete kostenlijst die het appartementsrecht kent, van verzekeringspremies en beheerkosten tot gemeenschappelijke energie en zelfs de kosten van het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan zelf, een post die VvE's vaak vergeten in het jaar dat het plan wordt geactualiseerd. De reservering voor het reservefonds is geen sluitpost maar een wettelijk minimum, namelijk het bedrag uit een actueel meerjarenonderhoudsplan of anders ten minste een half procent van de herbouwwaarde. Hoe hoog dat in de praktijk uitpakt, lees je in ons reservefondsartikel. Een post onvoorzien staat nergens voorgeschreven; de vuistregel van zo'n tien procent die je overal leest is een praktijkgewoonte, geen norm. En reken de btw gewoon in de posten mee, want een VvE kan die in de praktijk niet terugvragen; alleen wie zelf ondernemer is, kan onder het model van 2017 om een aparte btw-afrekening vragen.

Indexeren is evenmin een voorschrift, maar wel de realiteit die een begroting maakt of breekt. Het CBS-prijspeil voor onderhoud in meergezinswoningen steeg in 2023 met negen procent en in 2024 nog eens met ruim negen procent, en sinds 2021 in totaal met ruim vijfentwintig procent. Wie zijn posten jaar na jaar overtikt, begroot dus structureel te weinig en schuift de rekening door naar een pijnlijke inhaalslag. Verwar de jaarbegroting verder niet met het meerjarenonderhoudsplan of met een meerjarenbegroting. Het plan is het technische document met de klussen en kosten per jaar, de jaarbegroting is het financiële besluit voor één boekjaar, en een meerjarenbegroting die de bijdrage een paar jaar vooruit doorrekent is een nuttig maar vrijwillig hulpmiddel dat in geen enkel reglement voorkomt.

Het besluit, en de meerderheid waar rechters over rollebollen

Of de begroting met de oproeping mee moet, hangt af van je akte. Het model van 2017 en het kleine-VvE-reglement van 2021 eisen met zoveel woorden dat de vergaderstukken met de agenda meekomen, de oudere modellen vragen alleen de agendapunten. Meesturen is altijd verstandig, want een lid dat de cijfers pas op de avond zelf ziet, kan geen echte keuze maken. Vanaf het model van 2006 mag ieder lid bovendien tot zeven dagen voor de vergadering zelf onderwerpen agenderen; hoe dat werkt staat in ons artikel over agenderen. Bij het vaststellen van de begroting bepaalt de vergadering in hetzelfde besluit de voorschotbijdrage van iedere eigenaar. De bijdrage is dus geen los getal maar de uitkomst van de begroting gedeeld door de verdeelsleutel; de rekensom daarachter staat in ons bijdrage-artikel. En welke meerderheid is er nodig? De wettelijke hoofdregel is de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, dus gewoon meer voor dan tegen. Maar over de vraag of een begroting met forse nieuwe posten boven het drempelbedrag van de akte onder de verzwaarde besluitvorming valt, spreken rechters elkaar openlijk tegen. Het gerechtshof Amsterdam verklaarde in 2020 een begroting nietig omdat de gekwalificeerde meerderheid ontbrak, en ruim een jaar later noemde een kantonrechter in dezelfde vereniging die uitleg onbegrijpelijk en volgde haar uitdrukkelijk niet. Die vraag is dus niet beslist, en de consequentie is groot, want een besluit zonder de vereiste meerderheid is volgens de Hoge Raad nietig, zonder de maandtermijn die voor vernietiging geldt. Het veilige advies voor een bestuur is daarom simpel. Agendeer een begroting met zware nieuwe posten voor de zekerheid als een besluit dat de versterkte meerderheid nodig heeft, en zorg voor het quorum. Dan is de discussie overbodig.

Wat er gebeurt als er geen begroting komt

Verwerpt de vergadering het voorstel, of komt er simpelweg geen begroting, dan ontstaat er geen betaalvakantie. Onder de modellen vanaf 2006 staat het letterlijk in het reglement. Zolang er geen nieuwe voorschotbijdrage is vastgesteld, betalen de eigenaars de laatst vastgestelde bijdrage door, en zodra er wel een besluit ligt wordt verrekend. Het gerechtshof Den Haag heeft die doorloopclausule onverkort toegepast, zelfs over meerdere jaren. De oudere modellen missen zo'n clausule en daar is de tussenperiode juridisch minder scherp, maar ook daar rekent de exploitatierekening achteraf af, en een tekort wordt alsnog omgeslagen. Gratis wonen bestaat in geen enkele generatie.

Er is nog een reden om de begroting serieus te nemen, en die kennen weinig besturen. Vanaf het model van 2006 is de vastgestelde begroting een bevoegdheidsdocument. Het bestuur mag geen onderhoudswerk opdragen dat niet op de begroting staat, tenzij de vergadering het vooraf machtigt. Een te dunne begroting legt het bestuur dus lam, een goed onderbouwde geeft het juist armslag. Voor spoed kennen de meeste modellen een noodbevoegdheid, maar het kleine-VvE-reglement van 2021 juist niet, en dat is voor kleine verenigingen een reden om ruimer te begroten. En wie onder het model van 2017 een actueel meerjarenonderhoudsplan heeft vastgesteld, plukt daar nog een vrucht van. Gepland groot onderhoud kan dan met een gewone meerderheid uit het reservefonds worden betaald, waar dezelfde uitgave zonder plan een tweederdemeerderheid met quorum vergt. Het plan verdient zichzelf dus terug in bestuurbaarheid.

Drie misverstanden op een rij

  • De beheerder stelt de begroting vast. Nee. De beheerder maakt hooguit het concept, het bestuur is er verantwoordelijk voor en alleen de vergadering stelt vast.
  • Het bestuur mag de begroting met tien procent overschrijden. Die tienprocentsregel staat alleen in de modellen van 1973 en 1992, en hij gaat over de besluitvormingseisen voor de vergadering, niet over een uitgavenmarge van het bestuur. Voor het bestuur geldt vanaf 2006 juist dat het geen onderhoudswerk mag opdragen dat niet op de vastgestelde begroting staat, tenzij de vergadering het vooraf machtigt.
  • Geen begroting, dus even niets betalen. Onder de modellen vanaf 2006 loopt de oude voorschotbijdrage gewoon door, en onder de oudere modellen slaat de afrekening achteraf het tekort alsnog om.

Zo helpt SamenVvE

In SamenVvE is de begroting geen pdf die één avond per jaar leeft. Het bestuur zet de begroting per categorie en per jaar klaar, en het hele jaar door staat elke post naast de werkelijke uitgaven, live leesbaar voor elk lid. De posten uit het meerjarenonderhoudsplan staan erin met jaar, cyclus en bedrag, de jaarlijkse dotatie aan het reservefonds loopt daarmee mee, en op de vergadering staat het voorstel als agendapunt met stukken voor iedereen klaar, zodat de leden een echte keuze kunnen maken in plaats van een hamerslag. Zo wordt het saaiste agendapunt van het jaar het best onderbouwde.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat het saaiste agendapunt van het jaar het best onderbouwde wordt?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen