Wie doet wat in het jaar van je VvE? Acht vaste momenten, per rol op een rij
Door Ibrahim Önder · Gepubliceerd op
Een VvE draait, jaar na jaar, dezelfde ronde: de jaarrekening, de kascontrole, de vergadering, het onderhoud. Deze plaat zet die ronde op een rij, per rol en met een link naar elk artikel dat een moment verder uitlegt.
Een VvE draait, jaar na jaar, dezelfde ronde. Er wordt een jaarrekening opgemaakt, de kas gecontroleerd, een vergadering belegd en het onderhoud uitgevoerd dat op de planning staat. Wat er van jou wordt gevraagd, hangt af van je rol: als lid ben je er vooral bij, als bestuurslid trek je de kar. Hieronder staat dat jaar in acht momenten.
Het jaar in acht momenten
Vijf rollen dragen dat jaar samen: lid, voorzitter, penningmeester, secretaris en kascommissie. Hieronder staat elk moment met wat elke rol daarin doet, en het artikel dat het moment verder uitlegt.
Februari · Jaarrekening en begroting
- Penningmeester: Je maakt de jaarrekening van vorig jaar op en stelt de begroting en de bijdrage voor dit jaar voor.
- Voorzitter: Je kijkt met de penningmeester mee en zet de cijfers op de agenda.
Lees: De jaarrekening van de VvE, en wat decharge echt betekent · Lees: De begroting van de VvE, wie hem maakt en wie erover gaat
Maart · Kascontrole
- Kascommissie: Je controleert de boeken en schrijft een kort verslag voor de vergadering.
- Penningmeester: Je geeft de kascommissie inzage in de boeken en beantwoordt hun vragen.
Lees: Wat de kascommissie van de VvE controleert en hoe je dat goed doet
April · Uitnodiging en stukken
- Secretaris: Je stuurt de uitnodiging met de agenda en de stukken, minstens vijftien dagen vooraf.
- Voorzitter: Je stelt met de secretaris de agenda vast.
- Lid: Je leest de stukken en zet zelf een punt op de agenda als je iets wilt bespreken.
Lees: Acht dagen of vijftien? De oproep voor de ALV luistert nauw
Mei · De jaarvergadering
- Voorzitter: Je leidt de vergadering: agenda, stemmingen en besluiten.
- Penningmeester: Je licht de cijfers toe en vraagt de vergadering om decharge.
- Secretaris: Je notuleert en houdt de presentie en de stemmen bij.
- Kascommissie: Je doet verslag van de controle en adviseert over decharge.
- Lid: Je stemt mee over de cijfers, de bijdrage en het bestuur. Kun je niet komen, geef dan een volmacht.
Juni · Notulen en besluiten
- Secretaris: Je verstuurt de notulen en werkt de inschrijving bij de KVK bij als het bestuur is gewisseld.
- Voorzitter: Je bewaakt dat de besluiten worden uitgevoerd.
- Lid: Je leest de notulen en weet wat er is besloten.
Juli · Bijdrage innen
- Penningmeester: Je int de jaarlijkse bijdrage en betaalt de rekeningen van de vereniging.
- Lid: Je betaalt je bijdrage. Met automatische incasso hoef je er niet aan te denken.
September · Onderhoud uit het MJOP
- Voorzitter: Je vraagt offertes op en laat het werk uitvoeren dat dit jaar in het plan staat.
- Penningmeester: Je betaalt het onderhoud uit het reservefonds.
- Lid: Iets kapot aan het gebouw? Meld het, dan pakt het bestuur het op.
November · Verzekering en reservefonds
- Penningmeester: Je controleert of het reservefonds op peil is voor het plan van volgend jaar.
- Voorzitter: Je loopt na of de opstal- en aansprakelijkheidsverzekering nog passen bij het gebouw.
- Secretaris: Je bergt de polissen en contracten van dit jaar op in het archief.
Lees: Zo werkt de opstalverzekering van je VvE · Lees: Hoeveel is genoeg in het reservefonds van je VvE?
Wie beslist wat
De leden samen zijn de baas
De belangrijkste beslissingen neemt niet het bestuur, maar de vergadering van alle eigenaars: de ALV. Daar stem je mee over de begroting, grote uitgaven en de regels.
Het bestuur voert uit
Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken: rekeningen betalen, offertes opvragen, de vergadering voorbereiden. Het bestuur mag veel regelen, maar de grote lijnen bepaalt de vergadering met een besluit. Voorzitter, penningmeester en secretaris verdelen dat werk; in een kleine VvE doet één iemand vaak twee van die drie.
De kascommissie kijkt mee
Een paar leden controleren elk jaar of het geld is uitgegeven zoals afgesproken. Zij vormen de kascommissie en adviseren de vergadering.
En jij?
Jij hoeft weinig te doen: je bijdrage betalen en je aan de afspraken houden. Maar je mag veel: meestemmen, vragen stellen, en je zelfs verkiesbaar stellen voor het bestuur.
In het kort
- De vergadering van eigenaars (ALV) neemt de belangrijkste besluiten.
- Het bestuur voert uit wat de vergadering beslist.
- De kascommissie controleert elk jaar het geld.
- Jouw stem telt: je beslist mee.
Bronnen bij dit artikel
- Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 112, 126 en 135. Artikel 135 verklaart onder meer artikel 48 van Boek 2 van toepassing, het artikel over de jaarstukken en de kascommissie. Artikel 126 regelt het reservefonds, met een minimale jaarlijkse storting voor een gebouw dat (mede) voor bewoning is bestemd en een afzonderlijke rekening ten name van de vereniging. Artikel 112 legt vast dat het reglement in de splitsingsakte de kosten, de bijdragen en het onderhoud regelt.
- Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 48. Het bestuur legt binnen zes maanden na het boekjaar de jaarstukken aan de vergadering voor, en de vergadering benoemt jaarlijks een kascommissie van ten minste twee leden die geen bestuurder zijn.
- De modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl: 1973, 1983, 1992, 2006, 2017 en kleine VvE's 2021. Elke generatie legt hetzelfde jaarritme vast, met begroting, jaarrekening en jaarvergadering. Een onderhoudsplan noemen de modellen pas vanaf 2006.
- Hoge Raad, 10 januari 1997, ECLI:NL:HR:1997:ZC2243. Decharge strekt zich niet uit tot wat niet uit de jaarrekening blijkt of niet anderszins aan de vergadering is bekendgemaakt.