Wat de kascommissie van de VvE controleert en hoe je dat goed doet

Op de jaarvergadering is het een agendapunt van drie minuten. De kascommissie heeft de stukken bekeken en in orde bevonden. Applausje, decharge, volgende punt. Wat niemand ziet is de avond ervoor. Twee leden aan een keukentafel met de jaarcijfers, en allebei dezelfde gedachte. Waar kijken we eigenlijk naar?

Toch is die keukentafel het belangrijkste controlemoment van het verenigingsjaar. Niet uit wantrouwen, juist andersom. De penningmeester is bijna altijd een vrijwilliger die het geld van de buren beheert. De kascommissie zorgt dat die vrijwilliger nooit in de positie komt waarin iemand hem iets kán verwijten. Een goede kascontrole beschermt in de eerste plaats degene die gecontroleerd wordt.

Waarom er een kascommissie hoort te zijn

Veel besturen zoeken de verplichting in hun reglement en vinden er niets. De oudere modelreglementen uit 1973, 1983 en 1992 zwijgen er volledig over, en dus denkt menige oudere vereniging dat het niet hoeft. Maar de plicht komt uit de wet zelf. Via een schakelbepaling geldt voor de VvE dezelfde regel als voor elke vereniging. Zijn er geen raad van commissarissen en geen accountantsverklaring over de jaarstukken, en dat is bij vrijwel elke gewone VvE zo, dan benoemt de vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen bestuurslid mogen zijn. Die commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten en brengt verslag uit. Het bestuur is verplicht alles te laten zien, van de boeken en de stukken tot desgewenst de kas zelf. De nieuwere reglementen uit 2006 en 2017 herhalen dit en sluiten ook de voorzitter van de vergadering van de commissie uit. Het modelreglement voor kleine VvE's uit 2021 zwijgt er weer over, en dat verandert niets, want de wet geldt daar gewoon.

De strekking is overal dezelfde. De leden stellen de jaarrekening vast, en dat kunnen ze alleen serieus doen als iemand namens hen echt in de cijfers heeft gekeken. Bij drie woningen voelt dat overdreven. Tot het moment dat er discussie is, want dan is een gecontroleerd kasboek de goedkoopste ruzieverzekering die er bestaat.

Wat je controleert in vijf vragen

Je hoeft geen boekhouder te zijn. De hele controle past in vijf vragen.

1. Sluit het saldo? Tel de saldi van alle rekeningen van de vereniging bij elkaar op, de reservefondsrekening erbij. Het beginsaldo plus alles wat erop kwam min alles wat eraf ging moet uitkomen op het eindsaldo. Vraag de echte bankafschriften erbij en niet alleen het overzicht uit de administratie. Wat de vereniging nog moet krijgen of nog moet betalen staat niet op de bank maar op de balans, dus dat verschil hoort er te zijn en hoort verklaard te worden.
2. Zit er achter elke uitgave een stuk? Neem een steekproef. Kies zelf tien betalingen, van groot naar klein, en vraag per betaling de factuur of het besluit erachter. Dat zelf kiezen is het hele punt van een steekproef.
3. Heeft iedereen betaald? Tel de begrote voorschotbijdragen van alle appartementsrechten bij elkaar op, ieder naar het breukdeel uit de splitsingsakte, en leg die som naast wat er binnenkwam. Staat er een achterstand, dan hoort de vergadering te weten dat die er is en wat eraan wordt gedaan. Wie het is, hoeft niet plenair.
4. Is het reservefonds echt gereserveerd? Bij een woongebouw hoort dat geld op een eigen betaal- of spaarrekening op naam van de vereniging te staan. Dat is geen nette gewoonte maar de hoofdregel van de wet, en ervan afwijken kan alleen via het reglement, een besluit van vier vijfde van de stemmen of een bankgarantie. Kijk meteen of de jaarlijkse storting de bodem haalt die de wet stelt, het bedrag uit een onderhoudsplan van hooguit vijf jaar oud, of anders een half procent van de herbouwwaarde. En er mag niets tijdelijk geleend zijn voor de lopende pot.
5. Kloppen de afwijkingen? Leg de realisatie naast de begroting en vraag een verklaring voor elke grote afwijking. Meestal is de verklaring prima. Het punt is dat hij er is.

Hoe je het praktisch aanpakt

Vraag de stukken een week van tevoren op. De jaarrekening, de bankafschriften, het facturenmapje, de begroting en de ledenlijst met saldi. Plan één avond met zijn tweeën, werk de vijf vragen af en schrijf een verslag van vijf zinnen. Wat is gecontroleerd, wat is gevonden, en het advies aan de vergadering. Dat verslag wordt voorgelezen bij het agendapunt en gaat bij de notulen. Vind je iets vreemds, vraag het dan eerst rustig aan de penningmeester. Negen van de tien keer is het een verschuiving of een vergeten bonnetje. Een vraag vooraf voorkomt een pijnlijk toneel op de vergadering dat niemand verdiende.

Wat decharge betekent, en wat niet

Na het verslag verleent de vergadering het bestuur meestal decharge, de goedkeuring voor het gevoerde financiële beleid. Twee dingen daarover. Ten eerste zijn het goedkeuren van de jaarrekening en het verlenen van decharge twee lósse besluiten. Het modelreglement van 2017 zegt dat met zoveel woorden, en dat voor kleine VvE's uit 2021 doet hetzelfde. De kascommissie adviseert alleen. Decharge verlenen doet de vergadering zelf. Ten tweede dekt decharge alleen wat de vergadering ook echt is voorgelegd, dus wat uit de jaarrekening blijkt of wat er eerlijk bij is verteld. Wat de leden zelf hadden kunnen vermoeden telt niet mee. Wat verzwegen of verkeerd verantwoord is, valt erbuiten. Voor de kascommissie betekent dat vooral dit. Jullie verslag is het fundament onder dat besluit. Teken dus niet omdat het altijd goed is. Teken omdat je het hebt gezien.

Zo hebben wij dit opgelost

De twee aan de keukentafel verdienen beter dan een stapel ordners en een vraagteken. In SamenVvE heeft de kascommissie een eigen rol met leesrechten. Het kasboek, de facturen erachter en de saldi per woning zijn op elk moment in te zien, zonder dat er iemand met ordners hoeft te sjouwen. De vijf vragen zijn dan geen zoektocht meer maar een avondje doorklikken. En het verslag schrijft bijna zichzelf.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 113, artikel 126 en artikel 135. Artikel 135 verklaart artikel 48 van Boek 2 van toepassing op de vereniging van eigenaars, en daar berust de kascommissie bij een VvE op. Artikel 126 regelt het reservefonds, met bij een voor bewoning bestemd gebouw een ondergrens voor de jaarlijkse storting en een afzonderlijke betaal- of spaarrekening ten name van de vereniging. Artikel 113 bepaalt dat elk appartementsrecht een gelijk deel bijdraagt, tenzij het reglement een andere verhouding bepaalt, en dat doen de modelreglementen met de breukdelen uit de splitsingsakte.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 48. Ontbreken een raad van commissarissen en een accountantsverklaring, dan benoemt de vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen bestuurder zijn. Zij onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten en brengt verslag uit, en het bestuur moet haar alle inlichtingen geven, de boeken tonen en desgewenst de kas zelf.
• De oudere modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl. 1973, 1983 en 1992. In geen van deze drie reglementen staat een bepaling over een kascommissie of over een onderzoek van de jaarstukken door leden.
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten, januari 2006, artikel 58. De vergadering benoemt jaarlijks een kascommissie van ten minste twee leden, en dat lidmaatschap gaat niet samen met de functie van bestuurder of van voorzitter van de vergadering.
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten 2017, artikel 16.2 en artikel 63.2. Artikel 63.2 regelt de kascommissie op dezelfde manier en sluit ook de voorzitter uit. Artikel 16.2 maakt van het goedkeuren van de jaarrekening en het verlenen van decharge twee losse besluiten, waarbij de decharge niet verder reikt dan wat uit de jaarrekening blijkt.
• Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten kleine vereniging van eigenaars 2021, artikel 29. Het jongste modelreglement kent geen kascommissiebepaling en laat de vergadering na de goedkeuring van de jaarrekening apart over decharge besluiten.
• Hoge Raad, 10 januari 1997, ECLI:NL:HR:1997:ZC2243. Decharge strekt zich niet uit tot gegevens die niet uit de jaarrekening blijken en ook niet anderszins aan de vergadering zijn bekendgemaakt voordat zij de jaarrekening vaststelde.