Net penningmeester van de VvE? De eerste negentig dagen

Op de vergadering stak niemand zijn hand op, dus deed jij het maar. Penningmeester. Een week later ontvang je de complete administratie van je voorganger, en die blijkt te bestaan uit een schoenendoos met bonnetjes, een half ingevuld kasboek uit 2019 en een bankpas waarvan niemand de pincode weet. Welkom. Haal even adem, want dit is te doen. De wet vraagt minder dan je vreest, en met een plan voor negentig dagen sta je er straks beter voor dan de meeste verenigingen ooit hebben gestaan.

Dit is het wettelijk minimum

Vier plichten vormen de kern. Elke woonvereniging houdt een reservefonds in stand en reserveert daarvoor jaarlijks een minimum, ofwel het bedrag uit een onderhoudsplan van hoogstens vijf jaar oud dat tien jaar vooruitkijkt, ofwel een half procent van de herbouwwaarde van het gebouw. De coulanceperiode voor bestaande verenigingen is al sinds begin 2021 voorbij. De bijdragen voor dat fonds horen op een aparte betaal- of spaarrekening op naam van de vereniging; afwijken kan alleen via het reglement, via een besluit met vier vijfde van alle stemmen of via een bankgarantie, en het advies blijft om het gewoon te doen. Het bestuur voert een administratie waaruit op elk moment de rechten en verplichtingen blijken, en bewaart die zeven jaar. En binnen zes maanden na afloop van het boekjaar liggen de balans en de staat van baten en lasten ter goedkeuring op de vergadering, tenzij de vergadering die termijn verlengt. Is er geen raad van commissarissen en geen accountant, dan benoemt de vergadering jaarlijks een controlecommissie van ten minste twee leden die geen bestuurder zijn. In een heel kleine vereniging waar iedereen bestuurder is, wringt die laatste eis rekenkundig; los dat eerlijk op door een buitenstaander te laten meekijken en dat in de notulen vast te leggen. Decharge staat ten slotte niet in de wet maar in de nieuwere reglementen. Die maken er een apart agendapunt van, ná de goedkeuring van de jaarrekening, en zo'n besluit dekt alleen wat uit die jaarrekening blijkt.

Het plan voor de eerste negentig dagen

1. Dag 1 tot 10, papier. Vraag de splitsingsakte op bij het Kadaster en stel vast welk modelreglement geldt. Zoek de breukdelen op, want ieders aandeel volgt uit het reglement bij de akte en niet uit hoe het de afgelopen jaren toevallig ging. En eis het dossier op bij je voorganger of de vertrekkende beheerder. Elk lid heeft recht op de stukken, en de bewaarplicht van zeven jaar betekent dat ze er horen te zijn.
2. Dag 10 tot 20, het register. Controleer of de vereniging bij de KvK staat en of de juiste bestuurders zijn ingeschreven. Zo niet, dan regel je dat met twee formulieren; reken op zo'n vijfentachtig euro eenmalige inschrijfvergoeding en kijk het actuele tarief na op kvk.nl. Een UBO-opgave hoeft een VvE op dit moment niet te doen, hoe vaak dat misverstand ook opduikt, al verandert het UBO-regime de komende jaren door Europese regels, dus controleer het even bij de KvK voordat je iets indient of nalaat.
3. Dag 20 tot 35, de rekeningen. Open een betaalrekening op naam van de vereniging en een aparte rekening voor het reservefonds. Laat de vergadering twee personen aanwijzen die samen over het fonds beschikken, en leg vast hoe jullie dat praktisch doen als de bank geen twee handtekeningen ondersteunt.
4. Dag 35 tot 50, de inkomsten. Zet de maandbijdrage en de incasso op. Weet daarbij dat een automatische incasso acht weken lang teruggeboekt kan worden, dus zie hem als gemak en niet als zekerheid. De echte zekerheid zit in je reglement, als dat erin voorziet. Het model voor kleine VvE's laat het verzuim vanzelf intreden, met rente en met een verbod om de bijdrage te verrekenen met een klacht over het dak. Zoek op wat er in jullie akte staat.
5. Dag 50 tot 70, de reservering. Haal de herbouwwaarde uit de opstalpolis of een taxatie en reken de ondergrens uit. Bij zes ton herbouwwaarde is dat drieduizend euro per jaar voor de hele vereniging, bij twee gelijke breukdelen honderdvijfentwintig euro per eigenaar per maand, puur als rekenvoorbeeld. Laat de vergadering expliciet kiezen tussen de route van het onderhoudsplan en de halfprocentroute.
6. Dag 70 tot 90, de verantwoording. Maak de eerste balans en staat van baten en lasten, plan de jaarvergadering, regel de controle en agendeer decharge als apart punt. Richt meteen een net archief in, want bij de eerste verkoop in het gebouw moet jij als bestuur een verklaring afgeven over achterstanden, de omvang van het reservefonds en de schulden van de vereniging, en dan wil je niet in die schoenendoos hoeven graven.

De klassieke beginnersfouten

• Het geld op je eigen rekening laten staan. Ook heel even is fout. Voor het reservefonds eist de wet een rekening op naam van de vereniging en voor de gewone kas eist het reglement dat, en jij bent als bestuurder persoonlijk gehouden aan een behoorlijke taakvervulling.
• Rekenen met de WOZ-waarde. De wettelijke ondergrens gaat over de herbouwwaarde, en die staat in de opstalpolis. De WOZ-beschikking mag de la in.
• Incasso als garantie zien. Acht weken storneringsrecht betekent dat een boze eigenaar elke afschrijving kan terugdraaien. Reken dus pas op geld dat acht weken binnen is.
• Genoegen nemen met geen overdracht. Geen dossier is geen antwoord. Het inzagerecht en de bewaarplicht staan aan jouw kant, en als de jaarstukken uitblijven kan elk lid nakoming via de rechter afdwingen.
• Decharge als eindstreep zien. Decharge dekt alleen wat uit de jaarrekening blijkt. Een nette administratie beschermt je beter dan een stemming.

En de belastingen?

Een gewone woonvereniging die alleen bijdragen van haar eigen leden int en daarmee onderhoud betaalt, doet normaal gesproken geen aangifte vennootschapsbelasting; die vraag wordt pas spannend zodra er structureel geld van buiten binnenkomt, bijvoorbeeld voor een zendmast op het dak, en dan is een adviseur op zijn plaats. Wat je leden wél elk jaar raakt is box 3, want ieders aandeel in het reservefonds telt mee in de eigen aangifte. Daarover hebben we een apart artikel, en het is een attent gebaar om je leden daar bij de jaarstukken even op te wijzen.

Zo hebben wij dit opgelost

SamenVvE is gebouwd voor precies dit moment. Een stappenplan leidt het nieuwe bestuur door de inrichting, het kasboek houdt de lopende kas en het reservefonds gescheiden, de begroting staat naast de werkelijke uitgaven, en facturen met automatische incasso gaan met een nette vooraankondiging per mail de deur uit, inclusief het bewaken van wie er achterloopt. Voor de controle staat er een eigen leesomgeving voor de kascommissie klaar, met de jaarcijfers naast die van vorig jaar en de aandachtspunten op een rij. De balans stel je zelf op, en wie de controle doet blijft een keuze van de vergadering; dat dwingt de software bewust niet af. De schoenendoos gaat bij het oud papier, en de volgende penningmeester krijgt bij de overdracht gewoon een inlog.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 126. Elke VvE houdt een reservefonds in stand, en voor een gebouw dat geheel of gedeeltelijk voor bewoning is bestemd reserveert zij daarvoor jaarlijks minimaal het bedrag uit een onderhoudsplan van hoogstens vijf jaar oud, of een half procent van de herbouwwaarde. Die bijdragen staan op een aparte betaal- of spaarrekening op naam van de vereniging, tenzij het reglement, een viervijfdebesluit of een bankgarantie anders bepaalt.
• Overgangswet nieuw Burgerlijk Wetboek, artikel 172. Verenigingen die bij de inwerkingtreding van de Wet verbetering functioneren verenigingen van eigenaars op 1 januari 2018 nog niet reserveerden, kregen daarvoor drie jaar de tijd. Die coulanceperiode liep op 1 januari 2021 af.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 113 en artikel 122. Ieders aandeel in de kosten volgt uit het reglement bij de akte, niet uit een jarenlange gewoonte. Bij elke overdracht van een appartementsrecht hecht de notaris een verklaring van het bestuur aan de akte, met de achterstand van de verkoper, de omvang van het reservefonds en de schulden van de vereniging.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 9, artikel 10 en artikel 48. Het bestuur voert een administratie waaruit de rechten en plichten van de VvE blijken, bewaart die zeven jaar en legt binnen zes maanden na het boekjaar de balans ter goedkeuring voor aan de vergadering, tenzij die de termijn verlengt. Ontbreken een raad van commissarissen en een accountantsverklaring, dan benoemt de vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen bestuurder zijn. Elke bestuurder is daarbij persoonlijk gehouden aan een behoorlijke taakvervulling.
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 531. Bij een automatische incasso heeft de betaler acht weken lang een onvoorwaardelijk recht om terugbetaling te vragen, dus is incasso een gemak en geen zekerheid.
• Modelreglement 2017, artikel 16, artikel 47 en artikel 58. Na goedkeuring van de jaarrekening besluit de vergadering apart over decharge van het bestuur, en die decharge reikt niet verder dan wat uit de jaarrekening blijkt. De kasmiddelen staan op een bankrekening op naam van de vereniging en het reservefonds op een aparte betaal- of spaarrekening, met twee aangewezen personen voor betalingen uit het fonds. Iedere eigenaar kan alle inlichtingen over de administratie en het beheer van de fondsen opvragen en de bijbehorende stukken inzien.
• Modelreglement Kleine VvE's 2021, artikel 9 en artikel 11. De voorschotbijdrage kan niet worden verrekend of opgeschort wegens een vermeende vordering op de vereniging of op de gezamenlijke eigenaars. Wie niet binnen een maand na opeisbaarheid betaalt, is zonder ingebrekestelling in verzuim en betaalt rente vanaf de dag van opeisbaarheid, met een minimum van tien euro.
• Belastingdienst, vrijstelling vennootschapsbelasting. De vrijstelling geldt voor een vereniging die een onderneming drijft, tot een fiscale winst van vijftienduizend euro per jaar of vijfenzeventigduizend euro over vijf jaar samen. Of een gewone woonvereniging die alleen eigen bijdragen int een onderneming drijft, beslist deze pagina niet.