Bestuur, beheerder, administrateur en voorzitter. Wie doet wat in de VvE

De man van het beheerkantoor opent de vergadering, leidt de discussie, telt de stemmen en tekent na afloop de notulen. Niemand aan tafel vraagt zich af welke pet hij eigenlijk op heeft, tot er iets misgaat en iedereen het opeens wil weten. Een VvE kent vier rollen die voortdurend door elkaar worden gehaald, het bestuur, de beheerder, de administrateur en de voorzitter, en twee daarvan heten ook nog eens allebei voorzitter. Pak dus eerst je splitsingsakte erbij en kijk welk modelreglement erin staat, want wie wat mag verschilt per generatie. Dit artikel is de rollenkaart.

Administrateur betekent bestuur, niet beheerkantoor

Het grootste misverstand zit in één woord. In de modelreglementen van 1972 en 1973 heet het bestuur van de vereniging administrateur, en het staat er letterlijk onder het kopje over het bestuur van de vereniging. Het model van 1983 is de tussenvorm, daar heet het orgaan bestuur maar wordt het gevormd door administrateurs, en pas vanaf 1992 is het woord verdwenen en spreekt alles van bestuurders. Twee gerechtshoven hebben het zo uitgelegd, in 2009 al noemde een hof administrateur de destijds gebruikte term voor de bestuurder van de VvE, en in 2022 stelde een ander hof het opnieuw vast. Toch lezen veel beheerkantoren dat oude woord als een verwijzing naar zichzelf, en sommige menen dat zij daarmee automatisch het bestuur zijn. Dat zijn ze niet. Doorslaggevend is wie de vergadering ooit heeft benoemd, en dat staat in de notulen. Staat daar het beheerkantoor, dan is het echt je bestuur, met alle plichten die daarbij horen. Staat er iemand anders, dan is het kantoor gewoon een dienstverlener, hoe vaak het ook aan tafel zit.

Twee voorzitters, en waarom de minst zichtbare de belangrijkste is

Vanaf het model van 1992 lopen er in de meeste VvE's twee voorzitters rond. De voorzitter van het bestuur wordt door de bestuurders uit hun eigen midden gekozen en leidt de bestuursvergadering, meer is het niet. De voorzitter van de vergadering wordt door de ledenvergadering benoemd, en die rol is veel groter dan zijn hamer. De wet maakt hem de noodrem van de vereniging. Valt het bestuur weg, dan treedt hij in de plaats van het bestuur, en heeft een bestuurder een belang dat botst met dat van de VvE, dan doet hij dat ook, zodra er geen andere bestuurder is die het kan overnemen. En in vijf van de zeven modelgeneraties, tot en met die van 2006, is hij ook degene die meetekent zodra er geld uit het reservefonds gaat, samen met een eigenaar die de vergadering daarvoor aanwijst en pas nadat de vergadering de uitgave heeft goedgekeurd; pas de modellen van 2017 en 2021 leggen dat bij het bestuur met twee aangewezen personen. Je leest in voorlichting nogal eens dat de voorzitter van het bestuur meetekent bij het reservefonds, maar dat staat zo in geen enkel modelreglement, kijk het na in je eigen akte, want het gaat over jullie spaargeld. Mogen de twee rollen samenvallen? Ja, maar alleen als het bestuur uit meer dan één persoon bestaat. Vanaf het model van 1992 staat dat er met zoveel woorden in, en het hof dat over de oude aktes oordeelde aanvaardde diezelfde samenloop onder dezelfde voorwaarde. Er hangt wel een prijskaartje aan, alle regels die het bestuur bij spoeduitgaven eerst langs de voorzitter sturen vervallen dan. Je ruilt gemak in voor controle. Hoe de voorzittersrol zelf werkt, staat in ons artikel over de twee voorzitters.

De beheerder is geen orgaan maar een ingehuurde partij

En dan de figuur die in de praktijk het meeste doet en in het reglement het minste voorstelt. In de modellen van voor 1992 komt het woord beheerder niet eens voor; de relatie met het kantoor berust daar volledig op een contract. Vanaf 1992 mag de vergadering de administratie opdragen aan een administratief beheerder, en het model van 2006 zegt precies wat hij is, iemand die nader te bepalen taken van het bestuur uitoefent. Het model van 2017 maakt het af en noemt hem de gevolmachtigde van het bestuur. Lees die woorden traag. De beheerder doet werk dat van het bestuur is, op een volmacht die het bestuur geeft, kan begrenzen en kan intrekken. Hij beslist niets uit eigen hoofde, hij tekent niets uit eigen hoofde, en in geen van de zeven generaties staat zijn handtekening onder de notulen of bij het reservefonds. Wil een VvE dat de beheerder wel zelfstandig kan vertegenwoordigen, dan moet dat in de akte staan, niet in de beheerovereenkomst. Twee praktische controles kun je vandaag nog doen. Kijk wie er onder de laatste notulen tekende, dat hoort de voorzitter te zijn en meestal ook het bestuur, nooit alleen de beheerder. En kijk wie er bij de bank tekenbevoegd is voor het reservefonds, en leg dat naast je reglement.

Als de verkeerde persoon beslist

Wat gebeurt er als het toch scheef zit? Een besluit dat door het verkeerde orgaan is genomen, is aantastbaar, maar het sneuvelt niet vanzelf. Iemand moet ermee naar de kantonrechter, en daar heb je maar een maand voor; doet niemand dat, dan blijft het gewoon staan. Een kantonrechter zei het over boetes onomwonden, een bevoegdheid die het reglement aan de vergadering geeft kan niet worden gemandateerd, zelfs niet aan het bestuur, laat staan aan een beheerder. Uitvoeren mag de beheerder volop, hij mag incasseren, betalen, offertes opvragen en brieven sturen, maar zodra iets in de notulen thuishoort, hoort het niet in een mailtje van het kantoor. Andersom geldt ook iets verrassends. Wie het bestuur er niet uit gestemd krijgt, kan die uitslag niet aanvechten, een hof oordeelde in 2022 dat een besluit om iemand níet te ontslaan geen rechtsgevolg heeft en dus geen besluit is. De route die dan overblijft loopt via de kantonrechter, die een onredelijk geweigerde medewerking kan vervangen door een machtiging, en datzelfde hof bevestigde dat die weg ook openstaat voor de benoeming of het ontslag van een bestuurder. Nog een geruststelling voor kleine verenigingen, in het model van 2021 is iedere eigenaar meteen ook bestuurder, tenzij de vergadering er anders over besluit, en bestaat er niet eens een voorzitter; daar is de rollenkaart één regel lang, en hoe dat bevalt lees je in ons artikel over de VvE van twee of drie.

Vier misverstanden op een rij

• In onze akte staat administrateur, dus onze beheerder is het bestuur. Nee. Administrateur is in de oude modellen het woord voor het bestuur zelf. Of het beheerkantoor bestuurder is, hangt af van de benoeming door de vergadering, niet van dat woord.
• Wij hebben een voorzitter van de VvE. Die functie bestaat niet. Er is een voorzitter van de vergadering en, sinds het model van 1992, meestal ook een voorzitter van het bestuur. De modellen van 2006 en 2017 zeggen er zelfs bij dat met voorzitter de vergadervoorzitter wordt bedoeld.
• De beheerder kan namens de VvE tekenen, daar hebben we hem voor. Alleen met een volmacht van het bestuur. Het model van 2017 noemt hem letterlijk gevolmachtigde van het bestuur, en dat betekent afgeleide bevoegdheid die het bestuur ook weer kan intrekken.
• Het bestuur van een VvE is gewoon een verenigingsbestuur. Nee. Grote delen van het gewone verenigingsrecht gelden niet voor een VvE. De wettelijke bestuurstaak is er smaller, geld beheren en besluiten van de vergadering uitvoeren.

Zo helpt SamenVvE

Niemand wil deze rollenkaart uit zijn hoofd leren, en dat hoeft ook niet. Waar het in een VvE misgaat is zelden kwade wil. Het is een benoeming die niemand meer kan terugvinden, een volmacht die alleen nog in de mailbox van een vertrokken bestuurder staat, en dan een vergadering waarin het opeens hoog opspeelt. In SamenVvE is elke benoeming met stemuitslag terug te vinden, en zet je de beheerovereenkomst en de volmachten met een vinkje open voor elk lid in de documentenkluis. En stopt er een bestuurder, dan neemt de volgende geen schoenendoos over maar een compleet dossier. Zo blijft de vraag wie welke pet draagt een weetje, en wordt het nooit meer een ruzie.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikelen 124, 125, 127, 131, 132, 133, 134 en 135 (toestand najaar 2025). De VvE als rechtspersoon waarop het gewone verenigingsrecht maar beperkt van toepassing is, de vergadering als hoogste orgaan, de smalle wettelijke bestuurstaak (middelen beheren en besluiten uitvoeren), de benoeming en het ontslag van het bestuur door de vergadering, de voorzitter van de vergadering die het bestuur vervangt bij belet, ontstentenis en tegenstrijdig belang, en de doorverwijzing die alleen artikel 2:45 lid 4 en artikel 2:48 van Boek 2 op de VvE van toepassing verklaart.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikelen 9 en 45 lid 4 (versie geldend najaar 2025). De behoorlijke taakvervulling van iedere bestuurder met de maatstaf van het ernstige verwijt, en de bepaling dat vertegenwoordigingsbevoegdheid voor anderen dan bestuurders alleen uit de statuten kan komen, dus uit de akte en niet uit de beheerovereenkomst.
• De zeven modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl, waaronder 1972 (art. 32 en 40, het bestuur als administrateur en de vergadervoorzitter uit de eigenaars), 1992 (art. 33, 40 en 41, de geboorte van de voorzitter van het bestuur en de administratief beheerder), 2006 (art. 1 onder b, 10 lid 4, 45, 46, 53 en 56, de beheerder als uitoefenaar van bestuurstaken en het meetekenen van de vergadervoorzitter bij het reservefonds) en 2017 (art. 47.5, 49.4 tot en met 49.6, 57 en 61, de beheerder als gevolmachtigde van het bestuur, de inschrijving in het handelsregister en het reservefonds met twee aangewezen personen). Het woord beheerder komt in de modellen van 1972, 1973 en 1983 niet voor, en het woord orgaan in geen van de zeven.
• Gerechtshof Amsterdam, 8 december 2009, ECLI:NL:GHAMS:2009:BL9127. Administrateur is de destijds gebruikte term voor de bestuurder van de VvE, de voorzitter van de vergadering bestond om tegenwicht te bieden aan de administrateur, en samenloop van de twee voorzittersrollen is aanvaardbaar zodra er meer bestuurders zijn.
• Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 15 februari 2022, ECLI:NL:GHARL:2022:1126. Het woord administrateur in een oude akte is in de praktijk vervangen door bestuurder, dezelfde persoon kan tot bestuurder én beheerder worden benoemd, een besluit om een bestuurder niet te ontslaan is geen vernietigbaar besluit, en de kantonrechter kan een geweigerde medewerking aan benoeming of ontslag vervangen door een machtiging.
• Gerechtshof Amsterdam, 24 november 2015, ECLI:NL:GHAMS:2015:4921. Het bestuur, hoewel orgaan zonder rechtspersoonlijkheid, vraagt zelf de vervangende machtiging aan en heeft daarvoor geen toestemming van de vergadering nodig.
• Kantonrechter Haarlem, 20 april 2017, ECLI:NL:RBNHO:2017:3136. Delegatie van informatieverstrekking aan de administrateur mag, maar de afweging blijft van het bestuur; in dezelfde uitspraak wordt een eerdere beschikking van 24 februari 2016 aangehaald waarin staat dat het opleggen van een boete, dat het reglement van 1973 aan de vergadering toekent, niet kan worden gemandateerd.
• Rijssenbeek Advocaten, Administrateur of bestuur van de VvE (oktober 2023) en De VvE en de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (maart 2021). De waarschuwing dat sommige beheerders zich bij een oud modelreglement ten onrechte automatisch het bestuur wanen, en de uitleg waarom de bestuursregels van 2021 voor gewone verenigingen niet voor het appartementsrecht gelden.
• VvE Belang, Rollen binnen de VvE (voorjaar 2025) en Voorzitter (voorjaar 2025). De gangbare voorlichting over de rolverdeling; op het punt van het meetekenen bij het reservefonds wijken de reglementsteksten af van wat deze voorlichting vermeldt, en dit artikel volgt de reglementen.