De VvE-begrippenlijst. Van administrateur tot zelfbeheer

Elke vergadering heeft er een. Iemand die halverwege het tweede agendapunt zachtjes vraagt wat een quorum ook alweer is, en dan drie antwoorden krijgt van drie buren die het alle drie nét verkeerd weten. Deze lijst is voor die avond. De woorden die in een vereniging vallen, in gewone taal, alfabetisch, en bij elk begrip een verwijzing naar het artikel waarin de wet, het reglement en de rechter uitgebreid aan het woord komen. Sla hem op, of nog beter, stuur hem door aan de buurman die het altijd zeker weet.

Spring naar een letter. A B D E G H I J K M N O P Q R S T V Z

A

Administrateur. Het oude woord voor het bestuur van de vereniging. In de modelreglementen van 1972 en 1973 heet het bestuur zo, het model van 1983 is de tussenvorm, en pas vanaf 1992 spreekt alles van bestuurders. Administrateur betekent dus bestuur, niet beheerkantoor, al lezen veel beheerkantoren dat oude woord graag als een verwijzing naar zichzelf. Hoe de vier rollen in een VvE echt uit elkaar lopen, staat in het artikel over bestuur, beheerder, administrateur en voorzitter.

Algemene ledenvergadering (ALV). Minstens een keer per jaar komt de vereniging bij elkaar, en die jaarvergadering hoort er te zijn binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, voor de meeste verenigingen dus voor 1 juli. De spelregels staan niet in de wet maar in het reglement bij jouw splitsingsakte. Het stappenplan voor de organisatie loopt de hele avond door, en roept het bestuur geen vergadering bijeen, dan is er een route om er zelf een af te dwingen. De wet die volledig digitale vergaderingen mogelijk maakt is aangenomen maar nog niet in werking, en wat er tot die tijd wel mag staat in het artikel over digitaal vergaderen.

Appartementsrecht. Wat je juridisch koopt als je een appartement koopt. Een aandeel in het hele gebouw, met daarbij het recht om jouw deel exclusief te gebruiken. Een gebouw splitsen betekent het eigendom opdelen in appartementsrechten, en valt het balkon of de berging binnen jouw privégedeelte, dan hoort het gebruik daarvan bij jouw recht. De grens tussen van jou en van iedereen staat in het artikel over gemeenschappelijk of privé.

AVG in de VvE. Rond de privacyregels zingt in verenigingen veel onzin rond, en die werkt twee kanten op. Er mag meer dan het bestuur denkt, en soms moet er juist iets waarvan de zaal denkt dat het verboden is. De ledenlijst delen mag bijvoorbeeld niet zomaar, alleen bij een gerechtvaardigd belang, terwijl het model van 2017 het ledenregister juist bij de stukken zet waarin ieder lid inzage heeft. Hoe die twee zich verhouden staat in het artikel over de AVG en de ledenlijst.

B

Begroting. Het bestuur ontwerpt haar, de vergadering stelt haar vast, en in datzelfde besluit wordt de voorschotbijdrage bepaald. Vanaf het model van 2006 is de begroting bovendien een bevoegdheidsdocument, en wie er eenmalige uitgaven in probeert te verstoppen om een zware meerderheid te ontlopen, komt bedrogen uit. Het artikel over de begroting neemt het hele ritueel door.

Beheerder. Geen orgaan van de vereniging maar een ingehuurde dienstverlener. In de modellen van voor 1992 komt het woord niet eens voor; de relatie berust volledig op een contract. Wat een beheerder niet meebrengt, zijn beslissingen, want hij werkt op een volmacht van het bestuur, die het bestuur kan begrenzen en kan intrekken. Wat beheer kost en waar de echte prijs zit, staat in het artikel over beheerkosten, en er is een eigen verhaal over afscheid nemen van de beheerder.

Besluit buiten de vergadering. Een besluit zonder avond en zonder zaal, geldig als alle leden zich er eenstemmig over uitspreken, met voorkennis van het bestuur. Onder de nieuwere modellen mag dat schriftelijk en per mail. Unaniem betekent hier echt iedereen, niet een meerderheid van wie reageerde. Bij drie woningen is dat vaak sneller dan een avond plannen, bij vijftien is unanimiteit zeldzaam. Meer in het artikel over quorum en volmachten.

Bestemming. Wat de akte zegt dat een ruimte is, en dus hoe zij gebruikt moet worden. Afwijken mag alleen met toestemming van de vergadering, maar laat de bestemming het gebruik toe, dan gaat de vergadering er helemaal niet over. Veel aktes geven appartementen een woonbestemming, en toeristen wonen niet, dus structurele verhuur per nacht is daar vaak nu al in strijd met de akte, ook zonder apart verbod. Lees het artikel over de bedrijfsruimte in de plint en het artikel over vakantieverhuur.

Bestuurder. Lid van het orgaan dat de vereniging dagelijks draait. De vergadering heeft bij benoeming en ontslag altijd het laatste woord, en een wissel moet binnen een week naar het handelsregister. De valkuil is de beheerder die ook bestuurder is, want dan controleert het contract zichzelf. Zie de vier rollen en wat het bestuur zelf mag beslissen.

Bestuurdersaansprakelijkheid. Het risico waar menig kandidaat-bestuurder voor terugdeinst, en dat in werkelijkheid klein is. Aansprakelijk tegenover de vereniging word je pas bij onbehoorlijk bestuur waarvan je een ernstig verwijt te maken valt; gewone fouten en tegenvallende keuzes horen bij besturen. Het artikel over aansprakelijkheid legt de lat precies waar de rechter hem legt.

Bestuursvergoeding. Een vergoeding voor het bestuur mag, binnen het belastingvrije vrijwilligersmaximum zelfs zonder aangifte. Geen enkel modelreglement regelt of verbiedt de beloning, dus geldt de hoofdregel dat de vergadering erover besluit. Wat niet kan, is dat het bestuur zichzelf iets toekent. De bedragen en de spelregels staan in het artikel over de vrijwilligersvergoeding.

Boete. Een VvE mag boetes opleggen, maar alleen langs een route die nauwer luistert dan de meeste besturen weten, en die per generatie reglement verschilt. De bevoegdheid moet in het splitsingsreglement staan, en alle modellen geven haar, met een waarschuwing vooraf als vaste eerste stap. Het boete-artikel loopt de ladder per generatie af.

Box 3 en het reservefonds. Jouw aandeel in de spaarpot van de vereniging telt mee in box 3, ook al kun je er niet bij. Dat lidmaatschap is volgens de Hoge Raad een vermogensrecht, een lijn die al sinds 2010 vaststaat, en sinds belastingjaar 2023 geldt daarvoor het lage spaarpercentage. Verkoop je, dan gaat je aandeel vanzelf mee naar de koper. Zie het artikel over box 3 en het reservefonds.

Breukdeel (aandeel). Je aandeel in het gebouw, bijvoorbeeld 60/1000, vastgelegd in de splitsingsakte. Het bepaalt je aandeel in de gemeenschap en meestal ook in de kosten. Dat vrijwel iedereen naar breukdeel betaalt komt uit het reglement, niet uit de wet, en het aantal stemmen wordt apart in de akte bepaald, los van het breukdeel. Meer in het artikel over breukdelen en de verdeelsleutel.

D

Decharge. De kwijting die de vergadering het bestuur geeft voor het gevoerde beleid. Het is geen generaal pardon; het besluit dekt alleen wat uit de jaarrekening blijkt, en het hoort een apart agendapunt te zijn na de goedkeuring van die jaarrekening. Een kantonrechter vernietigde ooit de goedkeuring én de decharge omdat de kascommissie verkeerd was samengesteld. Lees het artikel over de jaarrekening en decharge, en voor die verkeerd samengestelde kascommissie het artikel over de commissies.

Dotatie. De jaarlijkse storting aan het reservefonds, meelopend met de posten uit het onderhoudsplan. Het is vermogensopbouw van de eigenaar, en daarom komt de dotatie in de servicekostenlijst voor een huurder niet voor. Zie de begroting en de servicekosten naar je huurder.

E

Eigen risico. Geen wet en geen reglement regelt de verdeling ervan binnen een VvE; de woorden komen in geen van de zeven modelreglementen voor. Het eigen risico is simpelweg een afspraak tussen de vereniging en haar verzekeraar, en een vergadering mag het bij besluit leggen bij de eigenaar in wiens privégedeelte de oorzaak lag. Vooraf vastleggen is alles, zegt het artikel over het eigen risico.

Eigenaarsbelang. Verzekeringstaal voor het gat tussen het gebouw zoals het werd opgeleverd en jouw nieuwe keuken. De collectieve opstalpolis mag beperkt zijn tot dat eerste, en dan valt je verbouwing erbuiten. Vraag het bestuur zwart op wit of het eigenaarsbelang is meeverzekerd en tot welk bedrag, en geloof het polisblad, niet de folder. Meer in het artikel over het eigenaarsbelang.

Energielabel. De labelplicht ligt bij jou als eigenaar, niet bij de vereniging, en er is geen algemene plicht om er altijd een te hebben. De plicht ontstaat op drie momenten, waarvan verhuur en verkoop de belangrijkste zijn, en geen label pakt erger uit dan een slecht label. Zie het artikel over het energielabel.

Exclusief gebruiksrecht. Het recht om een stuk gemeenschappelijk gebouw of grond alleen te gebruiken, en de route waarlangs je het kreeg bepaalt alles. Een vergaderbesluit is een gunst en geen eigendom; een permanent bedoeld recht hoort in de akte. En de populaire verjaringsroute stelt vrijwel altijd teleur, want wie ooit toestemming kreeg, gebruikt met permissie en bezit dus niet. Het artikel over exclusief gebruik zet de vier routes op een rij.

G

Gebruikersverklaring. De korte, gedagtekende verklaring waarin je huurder belooft het reglement na te leven, te tekenen voordat hij de sleutel krijgt. Alle zeven modelreglementen eisen haar. Zij is geen voorwaarde voor gebondenheid maar een bewijsmiddel, en wie zonder getekende verklaring intrekt, kan het bestuur er zelfs uit laten zetten. Zie verhuren binnen de VvE en de huurder in de VvE.

Gedoogplicht. De wettelijke plicht van een gebouweigenaar om te dulden dat er kabels en aansluitpunten in en aan het gebouw komen als dat nodig is om bewoners aan te sluiten. De kabel moet je dus dulden, de zendmast niet, en dat verschil bepaalt hoe sterk je staat. De plicht is bovendien geen blanco cheque; waar je wél over gaat, laten de meeste besturen liggen. Lees het artikel over glasvezel en de zendmast.

Gekwalificeerde meerderheid. De verzwaarde stemdrempel voor de grote besluiten. De modellen van 1972 tot en met 1983 eisen drie vierde van de uitgebrachte stemmen, vanaf 1992 is het twee derde, telkens in een vergadering waar minstens twee derde van alle stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Voor het wijzigen van de akte ligt de wettelijke lat nog hoger, op vier vijfde van álle stemmen of ieders medewerking. Zie welke meerderheid je nodig hebt.

Gemeenschappelijke gedeelten. Alles wat de akte niet voor privégebruik bestemt; gemeenschappelijk is de regel en privé de uitzondering. Waar de grens precies ligt verschilt per generatie reglement, van de meterkast als leidinggrens vanaf 2006 tot het glas dat in 2017 bij het kozijn kwam. De grens ligt vast in de akte, en een besluit dat daarvan afwijkt is nietig. Meer in gemeenschappelijk of privé.

Grooteigenaar. De partij met de meeste stemmen, vaak de corporatie in wier opdracht de akte ooit is opgesteld, want die bezat het gebouw toen nog helemaal. Rechters keuren het gebruik van die stemmacht niet snel af; binnen redelijke grenzen mag een grooteigenaar zijn eigen belangen gewoon beschermen. Toch sneuvelen er besluiten, niet om de uitkomst maar om de manier waarop ze tot stand kwamen. Zie het artikel over de grooteigenaar.

H

Herbouwwaarde. Het bedrag waarvoor het gebouw opnieuw gebouwd zou kunnen worden, en de spil onder twee dingen tegelijk. De opstalverzekering, waar een deskundigentaxatie de verzekeraar de pas afsnijdt om achteraf te beweren dat het minder was, en de wettelijke spaarplicht, want een woonvereniging moet jaarlijks minstens een half procent van deze waarde reserveren als er geen onderhoudsplan ligt. Wie het bedrag laag houdt om premie te sparen, houdt dus ook zijn spaarpot te laag. Lees het artikel over de herbouwwaarde en, voor de spaarondergrens, de slapende VvE.

Hoofdsplitsing en ondersplitsing. Post van twee VvE's over hetzelfde gebouw is geen fout maar een gelaagde splitsing. Een grote vereniging over het hele complex en een kleine over jouw eigen blok, elk met een eigen bestuur, een eigen boekhouding en een eigen reservefonds. Vraag bij het Kadaster allebei de aktes op, elk met de eigen tekening. Het artikel over hoofd- en ondersplitsing legt de hele stapeling uit.

Huishoudelijk reglement. De huisregels die de vergadering zelf vaststelt, en niet alles wat zij afspreekt is geldig. De Hoge Raad trok de grens al in 1995. De vergadering gaat over het gebruik van de gemeenschappelijke delen, en wil zij het gebruik van de privégedeelten beperken, dan moet daar een grondslag voor staan in de splitsingsakte zelf. Het huisdierenverbod dat in menige hal hangt, is daarom vrijwel altijd ongeldig. Zie het artikel over het huishoudelijk reglement.

Huurder in de VvE. De eigenaar verhuurt, de huurder woont, en het bestuur zit ertussen. Via de gebruikersverklaring en het reglement is de huurder aan de regels van de vereniging gebonden, en geen van de zeven modelreglementen eist toestemming voor gewone verhuur. Lees de huurder in de VvE en, voor de geldkant, welke kosten je mag doorberekenen.

I

Incasso van de VvE-bijdrage. Als een woning niet betaalt, betalen de buren stilletjes mee. Het nette traject loopt van het goede gesprek via de veertiendagenbrief naar de rente, en juist hier is een vormfout duur. Bij een verkoop hecht de notaris een verklaring van het bestuur aan de akte met de openstaande bijdragen erin, al dekt die maar twee boekjaren, dus wachten op de verkoop is nooit het plan. Zie het artikel over de eigenaar die niet betaalt.

Inzagerecht. In de appartementswet staat geen algemeen inzagerecht voor het individuele lid; het hangt aan je reglement. De modellen van 1973, 1983 en 1992 verplichten het bestuur om elk lid op verzoek inzage te geven in de boeken, terwijl 2006 en het kleine model van 2021 zo'n algemeen recht juist niet kennen. Het artikel over inzage in de administratie zet de routes op een rij, ook de wettelijke omweg.

J

Jaarrekening. Vanaf de generatie van 2006 bestaat zij uit een exploitatierekening met de baten en lasten en een balans waaruit de omvang van het reservefonds blijkt. Met het vaststellen ervan stelt de vergadering ook de definitieve bijdragen vast, en het luistert nauw; een kantonrechter verklaarde ooit een complete vaststelling nietig omdat een post in het verkeerde jaar was geboekt. Zie de jaarrekening en decharge.

K

Kantonrechter. Bijna alles begint bij de kantonrechter van de plaats waar het gebouw staat. Het procesrecht kent twee smaken, de dagvaarding en het verzoekschrift, en de drie belangrijkste VvE-routes zijn alle drie verzoekschriftzaken. Het herkenningswoord in de wet is "op vordering van" tegenover "op verzoek van". Het artikel over naar de rechter gaan wijst per geschil de deur.

Kascommissie. Verplicht, ook als je reglement er met geen woord over rept. De wet biedt drie mogelijkheden, en de gangbaarste is dat de vergadering elk jaar een commissie benoemt van ten minste twee leden waar geen bestuurder in zit; onder het model van 2017 hoeven de leden niet eens uit de vereniging te komen, al haalde een rechter ooit een jaarrekening onderuit vanwege precies zo'n buitenstaander, dus twee eigenaars is de veilige keuze. Dat de commissie pas sinds 2006 in het reglement staat, betekent niet dat oudere verenigingen eronderuit komen, dat is precies verkeerd om. Zie de kascommissie en de commissies.

Klachtplicht. Bij de koop van een appartement geldt geen vaste termijn maar klagen binnen bekwame tijd; de veelgenoemde vaste termijn geldt voor gewone, roerende zaken. Let daarna op de tweede klok, want vanaf je kennisgeving loopt een verjaringstermijn van twee jaar, en die stopt niet doordat je vriendelijk blijft mailen. Een hof liet een koper die pas na twaalf jaar klaagde over ernstige constructieve gebreken toch toe, omdat zij pas toen ontdekte hoe ernstig het zat. Lees gebreken na de koop.

KvK-inschrijving. Elke VvE hoort in het handelsregister, ook die van vier appartementen, en een bestuurswissel moet er binnen een week heen. Banken vragen om een actueel uittreksel en sturen soms formulieren waarvan de KvK zelf zegt dat een VvE er niets mee hoeft. Zie het artikel over de inschrijving.

M

Mandaat van het bestuur. De ruimte waarbinnen het bestuur zonder vergadering mag handelen. Het vaak genoemde vaste bedrag staat alleen in de jongste twee modellen, en dan nog als vangnet; de echte regels gaan over drempelbedragen en tekenbevoegdheid die je zelf vastlegt. De beslissing over onderhoud ligt intussen in elke akte bij het bestuur, niet bij de vergadering. Zie wat het bestuur zelf mag beslissen en onderhoud afdwingen bij het bestuur.

Meerjarenonderhoudsplan (MJOP). De onderhoudsagenda van je vereniging, met per onderdeel wanneer het aan de beurt is en wat het kost. De wet eist jaarlijks sparen op basis van zo'n plan of van minstens een half procent van de herbouwwaarde, en er ligt een wetsvoorstel dat sparende verenigingen dertig jaar vooruit laat kijken in plaats van tien. De kern past op een vel, ook voor een kleine vereniging. Zie het artikel over de dertigjaarsplannen en zelf een MJOP opstellen.

Modelreglement. Er bestaat er niet een maar een reeks van zeven, vastgesteld in 1972, 1973, 1983, 1992, 2006, 2017 en, voor kleine verenigingen, 2021, en er zijn zelfs gebouwen die ouder gesplitst zijn dan het oudste model. Jouw akte kan bovendien van het model afwijken, en dan is de wijzigingenlijst het echte leeswerk. Het jaartal bepaalt in de praktijk van alles, van het quorum tot de vraag of de oproeping per mail mag. Begin bij welk modelreglement geldt voor jouw VvE.

N

Nietig en vernietigbaar besluit. Het verschil waar de meeste vergaderruzies op uitdraaien. Een nietig besluit heeft nooit bestaan, daar staat geen maand op, en een rechter kan dat ook jaren later nog vaststellen. Een vernietigbaar besluit bestaat wél en blijft geldig totdat de rechter het vernietigt, maar daarvoor geldt een fatale termijn van een maand. En de discussie of iets echt nietig is kan jaren duren, dus wie daarop wacht, verspeelt intussen die maand. Lees een besluit aanvechten.

Notulen. De wet kent geen losse notulenplicht voor de vergadering van eigenaars, maar alle gangbare modelreglementen schrijven ze voor, met per generatie net andere regels over wie ze ondertekent. Goede notulen starten ongemerkt ook een juridische klok, en leg per besluit vast hoeveel stemmen voor en tegen waren, want "iedereen was het er wel mee eens" is geen stemverhouding. Oude notulen geven bij geschillen jaren later vaak de doorslag. Zie het artikel over notulen.

O

Onderverzekering. Bij een te laag verzekerd bedrag kort de verzekeraar elke schade, niet alleen de grote, en het tekort verdelen de eigenaars onderling naar breukdeel. Het is dus geen pech van de vereniging maar een naheffing voor iedereen. Zie de herbouwwaarde en de opstalverzekering.

Onderzoeksplicht galerijvloeren. Sinds een galerijvloer in Leeuwarden in 2011 bezweek, rust er op veel flats een wettelijke onderzoeksplicht, later uitgebreid met de breedplaatvloeren. De gemeente kan de kosten op individuele eigenaars verhalen, en wie denkt dat het over is omdat de termijn verstreek, mist de doorlopende plicht om in te grijpen bij een vermoed gevaar. Lees het artikel over de onderzoeksplicht.

Oproepingstermijn. De wet noemt geen enkele termijn voor de oproeping van de vergadering; jouw splitsingsakte wel, en de veelgehoorde bewering dat de wet veertien dagen eist klopt niet. Pas sinds het model van 2017 mag de oproeping per mail, en een verkeerd opgeroepen vergadering levert aantastbare besluiten op. Bij de oproeping horen ook de stukken mee te gaan. Zie de oproep voor de vergadering.

Opschorten van de VvE-bijdrage. Betaling opschorten of verrekenen omdat de vereniging iets laat liggen mag vrijwel nooit. In de modellen van 2006 en 2017 staat het verbod letterlijk, en ook daarbuiten vergt opschorten een opeisbare tegenvordering die voldoende met de bijdrage samenhangt. Een hof wees de verrekening af van een eigenaar die haar kozijnen dan maar zelf had laten repareren. Lees het artikel over opschorten.

Opstalverzekering. De polis voor het hele gebouw, met drie lagen dekking die je alle drie moet kennen. Onder het model van 1973 is de verplichte dekking smaller dan menigeen denkt, alleen brand en ontploffing, en beslist de vergadering zelf over de rest. Voor een kleine VvE in zelfbeheer is deze polis samen met een aansprakelijkheidsverzekering het absolute minimum. Zie het artikel over de opstalverzekering.

Ouderdomsclausule. De zin in de koopakte waarvan veel kopers denken dat zij ermee met lege handen staan, en dat is een misverstand over wat zo'n clausule echt waard is. Alles hangt aan de tekst in jouw akte en aan wat de verkoper zelf heeft verteld. Lees gebreken na de koop.

P

Penningmeester. De vrijwilliger met de bankpas, en het wettelijk minimum begint bij de rekeningen. De bijdragen voor het reservefonds horen op een aparte rekening op naam van de vereniging, en de kascommissie is er ook om de penningmeester zelf te beschermen, zodat niemand hem ooit iets kan verwijten. Het startersartikel voor de penningmeester zet de eerste honderd dagen op een rij.

Privégedeelte. De uitzondering op de regel dat alles gemeenschappelijk is, en die uitzondering moet zwart op wit staan. Op de splitsingstekening hoort om elk privégedeelte zoveel mogelijk een dikke lijn met een nummer te staan, al is die dikke lijn op oudere kopieën niet altijd te zien. En je moet de vereniging tot je privégedeelte toelaten wanneer dat nodig is; die plicht staat in de wet en in alle zeven modelreglementen. Zie gemeenschappelijk of privé en de toegangsplicht.

Q

Quorum. De minimale opkomst om te mogen besluiten. De wet kent er zelf geen; het komt volledig uit je akte, dus het jaartal van je reglement is beslissend. Onder de modellen tot en met 1992 moet voor gewone besluiten minstens de helft van alle stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn, terwijl 2006 en 2017 voor gewone besluiten geen quorum meer kennen, iets wat veel websites verkeerd dateren. Voor de zware besluiten houden de generaties van 1973 tot en met 2017 wel een drempel, terwijl het kleine model van 2021 er geen enkele kent. Lees quorum en volmachten.

R

Reservefonds. De spaarpot van de vereniging voor het grote werk, en sparen is wettelijk verplicht. Het fonds heeft een eigen rekening, eigen besluiten en een bestemming die je niet zomaar verandert, en het bestuur beschikt er nooit in zijn eentje over. Dat de modellen van 1983 en 1992 zeggen dat de vergadering een fonds kán vormen, verklaart menige lege pot uit die bouwjaren, maar de wet dwingt het voor woongebouwen inmiddels af. Zie hoeveel er genoeg is en waar het aan besteed mag worden.

S

Servicekosten. De vergoeding voor zaken en diensten die geleverd worden in verband met de bewoning. De VvE-bijdrage als servicekosten in het huurcontract zetten voelt logisch en is bijna altijd fout; de goede vraag is welk deel van de bijdrage een vergoeding voor geleverde diensten is, want alleen dat deel mag mee, tegen werkelijke kosten. Lees VvE-kosten doorberekenen aan je huurder.

Slapende VvE. Een vereniging die alleen op papier bestaat, waar nooit wordt vergaderd en niemand betaalt. Slapend is geen status; het betekent alleen dat een bestaande rechtspersoon zijn verplichtingen niet nakomt, want de spaarplicht geldt gewoon. Is er geen bestuur, dan treedt de voorzitter van de vergadering in zijn plaats. Het artikel over de slapende VvE is het wakkerschudplan.

Splitsingsakte. Het enige document waar alles op teruggaat. De akte deelt het gebouw op in appartementsrechten, richt de vereniging op en legt per woning het aandeel en de regels vast. Opvragen is goedkoop en snel, en wijzigen is de zwaarste procedure die het appartementsrecht kent, met vier vijfde van alle stemmen, toestemming van elke bank en een wachttijd. Begin bij de splitsingsakte lezen, en zie het wijzigen van de akte voor die zwaarste route.

Splitsingstekening. De tekening die aan de akte is gehecht en de grenzen van de privégedeelten aangeeft. Akte en tekening zijn juridisch één document, geen hoofdtekst met een bijlage, en je leest de tekening aan de dikke lijnen en de indexnummers. Wat er gebeurt als akte en tekening elkaar tegenspreken, staat in hetzelfde artikel.

Stemgewicht (gewogen stem). Hoe zwaar je stem telt op de vergadering. Alle modelreglementen zeggen dat het aantal stemmen apart in de akte wordt bepaald, los van het breukdeel, dus wie wil weten hoe de verhoudingen echt liggen, leest de akte en niet het gevoel van de zaal. Zie breukdelen en de verdeelsleutel.

T

Technische commissie. Staat nergens op papier en mag toch overal. Het zijn de buren die elk voorjaar de offertes voor het schilderwerk doorspitten, zonder eigen bevoegdheden. Naast haar en de kascommissie bestaat nog de raad van commissarissen, en die bestaat alleen als je akte hem noemt. Zie het artikel over commissies.

Tweede vergadering. De herkansing als een besluit strandt op de opkomst. Zij moet niet te vroeg en niet te laat na de eerste komen, met opnieuw een correcte oproeping waarin met zoveel woorden staat dat dit de tweede is, en dan geldt er geen opkomsteis meer. In het kleine model van 2021 bestaat zij niet, want daar geldt sowieso geen opkomsteis. De vereiste meerderheid blijft wel gewoon staan. Lees quorum en volmachten.

V

Verdeelsleutel. De afspraak wie welk deel van de kosten draagt, en die afspraak maakt niet het bestuur en niet de vergadering, maar de akte. Een besluit dat tegen de sleutel ingaat is van rechtswege krachteloos, en in menige vereniging wordt al jaren verdeeld zoals het altijd ging terwijl de akte iets anders zegt. Zie breukdelen en de verdeelsleutel en de bijdrage berekenen.

Vervangende machtiging. Het instrument dat bijna niemand kent voor de situatie waarin de vergadering zonder goede reden nee zegt of een mede-eigenaar nergens op reageert. De kantonrechter zegt dan ja namens de weigeraar. Een machtiging is precies zo concreet als je verzoek, het sterkste verzoek leunt op een deskundigenrapport, en je kunt de kostenverdeling er meteen bij vragen. Er is wel een grens waar geen machtiging doorheen komt. Lees het artikel over de vervangende machtiging.

Volmacht. De manier om mee te stemmen zonder er te zijn. In alle modelreglementen moet zij schriftelijk, het model van 2017 accepteert ook mail, en de gevolmachtigde hoeft geen lid te zijn. Sinds de modellen van 2006 en 2017 mag een bestuurder niet als gevolmachtigde optreden, en geen enkel model kent een maximum per persoon, al kan jouw huishoudelijk reglement dat wel. Volmachten tellen mee voor de opkomst. Zie quorum en volmachten.

Volstrekte meerderheid. De wettelijke hoofdregel voor besluiten, de helft van de uitgebrachte stemmen plus een. Maar niet elk besluit is de helft plus een, want elk reglement kent besluiten waarvoor meer nodig is. Verduurzaming die meelift met noodzakelijk onderhoud, isolatie bij een dakvervanging bijvoorbeeld, valt eerder in het onderhoudsspoor en dus onder de gewone meerderheid. Lees welke meerderheid je nodig hebt.

Voorzitter. Twee verschillende rollen die voortdurend door elkaar lopen. De wet kent er maar een, de voorzitter van de vergadering, en die is iets anders dan de voorzitter van het bestuur, met een andere benoeming en andere bevoegdheden. Is er geen bestuur, dan treedt de vergadervoorzitter in zijn plaats, tenzij de akte of de vergadering iets anders heeft geregeld. Zie het artikel over de voorzitter.

VvE (Vereniging van Eigenaars). De vereniging die vanzelf ontstaat zodra een pand in appartementsrechten wordt gesplitst; iedere eigenaar is van rechtswege lid. Opzeggen kan niet, opheffen met een vergaderbesluit evenmin, en twee verenigingen kunnen niet fuseren. Het lidmaatschap eindigt pas als je geen eigenaar meer bent. Zie hoe een VvE ontstaat en waarom opheffen zo zelden kan.

VvE-bijdrage. De maandelijkse bijdrage is geen gevoelsbedrag; zij volgt uit de begroting en het onderhoudsplan, gedeeld via de verdeelsleutel uit de akte. Mist de reservering voor later, dan is de bijdrage geen bijdrage maar een abonnement op een toekomstige naheffing. Zie de bijdrage berekenen.

VvE-lening. De vereniging mag een geldlening aangaan, tenzij het reglement dat uitdrukkelijk en bij naam verbiedt; een algemene bepaling over langlopende contracten is daarvoor niet genoeg. De wet stelt voor het leningsbesluit geen bijzondere meerderheid, dus het reglement bepaalt. Lees het artikel over de VvE-lening.

VvE-verklaring bij verkoop. De opgave die het bestuur bij elke overdracht aan de notaris levert, met de openstaande bijdragen en de stand van het reservefonds. Het is het document waarmee de vereniging haar geld veiligstelt en de koper zijn plafond kent, en een te laag opgegeven bedrag is niet te herstellen. Zie het artikel over de VvE-verklaring.

Z

Zelfbeheer. Voor duizenden kleine verenigingen de gewoonste zaak van de wereld, maar geen vrijstelling van wat er moet. Het minimum is de opstalverzekering voor het hele gebouw en een aansprakelijkheidsverzekering voor de vereniging, allebei op naam van de vereniging, plus een kasboek dat klopt, de goedkoopste ruzieverzekering die er bestaat. Zelfbeheer schuurt pas echt zodra alle kennis in één hoofd zit. Lees het artikel over zelfbeheer.

Zo helpt SamenVvE

Wie deze lijst doorleest, ziet het patroon vanzelf. Bijna elk begrip draait om iets wat ergens vastligt of vast had moeten liggen, in de akte, in de notulen, in het kasboek of in een besluit. Precies daarvoor is het portaal gebouwd. De akte en de tekening staan in de documentenkluis, besluiten gaan met stemuitslag en opkomst het doorzoekbare register in, de begroting en het reservefonds zijn voor elk lid zichtbaar, en in het portaal zelf staat een ingebouwd VvE-woordenboek met de kernbegrippen, bij elk begrip een voorbeeld uit de praktijk en desgewenst een doorvraagmogelijkheid. Zo hoeft niemand op de vergadering meer te gokken wat een quorum ook alweer was; het staat er gewoon, met jullie eigen cijfers ernaast.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, titel 9 (toestand augustus 2026). Het appartementsrecht als wettelijke basis onder vrijwel elk begrip in deze lijst: de splitsing en de akte, het lidmaatschap van rechtswege, de kostenverdeling naar aandeel, het reservefonds met de jaarlijkse reservering, de volstrekte meerderheid als hoofdregel, de vervangende machtiging en de wijziging van de akte.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (toestand augustus 2026). Het algemene verenigingsrecht dat op de VvE van toepassing is: nietige en vernietigbare besluiten met de maandtermijn, het jaarrekeningtoezicht met de kascommissie als gangbaarste route, en de redelijkheid en billijkheid binnen de vereniging.
• De zeven modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl: 1972, 1973, 1983, 1992, 2006, 2017 en het model voor kleine VvE's van 2021. De generatieverschillen die door deze hele lijst heen lopen, van het quorum en de oproeping tot de administrateur en het huishoudelijk reglement.
• De diepere bronnen per begrip, de rechtspraak, de beleidsstukken en de wetsteksten met toestandsversie, staan in het ingeklapte bronnenblok van het kennisbankartikel waarnaar elk begrip doorlinkt; elke uitleg in deze lijst is een samenvatting van wat daar met bron en al is onderbouwd.