Wat een kleine VvE in zelfbeheer minimaal geregeld moet hebben

Ergens in Nederland zit op dit moment een eigenaar aan de keukentafel met een map die VvE heet. De map is geërfd van de vorige eigenaar, die hem erfde van de eigenaar daarvoor. Er zit een akte in van veertig jaar oud. Een polis waarvan niemand weet of hij nog loopt. Een kasboekje in drie handschriften. Welkom in het zelfbeheer. Geen beheerder maar wel een vereniging, en de stille vraag of dit eigenlijk wel mag.

Het mag. Bij een vereniging met een paar woningen is een professionele beheerder al snel duurder dan het probleem. Heel veel kleine VvE's doen het daarom prima zelf. De ene eigenaar is voorzitter, een ander doet het geld, en samen komen ze eruit. Al jaren, overal in Nederland. Maar zelfbeheer is geen vrijstelling. Dezelfde verplichtingen gelden als bij de grote verenigingen. Dit is de checklist.

1. De vereniging bestaat, ook als je er nooit iets mee doet

Een VvE ontstaat bij de notaris, niet bij de oprichtingsvergadering. Ook een slapende vereniging die nooit vergadert bestaat gewoon, met alle verplichtingen erbij. Wakker maken begint met drie dingen. Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Een eigen bankrekening. En één map, op papier of digitaal, met de akte, het reglement en de polissen. Die keukentafelmap van hierboven is die map al. Hij moet alleen compleet zijn, en vindbaar voor meer mensen dan één.

2. Eén vergadering per jaar, echt vastgelegd

De ledenvergadering is verplicht, ook met drie leden aan diezelfde keukentafel. Wat telt is dat hij aantoonbaar heeft plaatsgevonden. Een uitnodiging, een korte agenda en notulen met de besluiten en de stemverhouding. Juist bij een kleine vereniging is dat papierwerk je bescherming. Bij een verkoop, een geschil of een schade vraagt iedereen als eerste om de notulen. En "dat hebben we toen mondeling zo afgesproken" is precies het zinnetje waarmee buren tegenover elkaar komen te staan.

3. Een spaarpot die ergens op gebaseerd is

Sparen voor groot onderhoud is verplicht. Veel kleine verenigingen gebruiken de ondergrens van een half procent van de herbouwwaarde per jaar. Eerlijk is eerlijk, dat getal zegt niets over jouw dak. Een meerjarenonderhoudsplan vertelt je wat er echt aankomt en wat je dus echt opzij moet leggen. Wil je daar ook mee mogen rekenen in plaats van met dat halve procent, dan stelt de vergadering het plan vast, is het niet ouder dan vijf jaar en kijkt het minstens tien jaar vooruit. Verplicht is zo'n plan niet. Wie nu begint, is straks gewoon klaar. In deze kennisbank staat een stappenplan om er zelf een te maken.

4. De verzekeringen op naam van de vereniging

Minimaal de opstalverzekering voor het hele gebouw en een aansprakelijkheidsverzekering voor de vereniging. Die tweede staat in vrijwel elk reglement vanaf 1983 met zoveel woorden; noemt jullie reglement alleen een brandverzekering, dan is hij een besluit van de vergadering waard. Controleer of de herbouwwaarde actueel is en zet dat daarna vast op de agenda van de jaarvergadering, want de reglementen vragen er periodiek om. Na jaren stilte is dit vaak de pijnlijkste verrassing bij schade. Kijk ook wiens naam er op de polis staat. Een opstalpolis op naam van een eigenaar die vier jaar geleden is verhuisd, is het soort detail dat pas opvalt als het gebouw in de steigers staat. Of erger.

5. Geld dat te volgen is

Een aparte rekening, elke uitgave erlangs, en één keer per jaar twee mensen die de cijfers controleren. Dat laatste is de kascommissie, en de regel is dat die twee zelf geen bestuurder of voorzitter zijn. In een vereniging van drie blijft er dan al gauw niemand over, dus mag je ze ook van buiten vragen; het modelreglement van 2017 zegt met zoveel woorden dat de commissie niet uit de eigen leden hoeft te komen. Bij drie leden voelt dat overdreven, tot het moment dat er discussie is. Een kasboek dat klopt is de goedkoopste ruzieverzekering die er bestaat. En de controle beschermt vooral de vrijwilliger die het geld beheert, want die kan altijd laten zien dat alles klopt.

Wanneer wordt zelfbeheer te krap?

Zelfbeheer schuurt zodra kennis in één hoofd zit. Eén lid dat alles weet, alles betaalt en alles bewaart. Zolang dat lid er is, merkt niemand iets. Dan verhuist het, en begint de vereniging feitelijk opnieuw met een map in drie handschriften. De oplossing is niet meteen een dure beheerder. De oplossing is een plek waar alles staat en waar elk lid bij kan. De stukken, de besluiten, de cijfers en het plan. Zelfbeheer faalt zelden op kunde. Het faalt op overdracht.

Zo hebben wij dit opgelost

SamenVvE is gemaakt voor precies deze verenigingen. Klein, zelfbeheerd en zonder zin in losse mappen en spreadsheets. De vergaderstukken, het kasboek, de spaarstand en de documenten staan op één plek, voor elk lid, ook na een bestuurswissel. De keukentafelmap blijft gezellig. Maar hij is niet langer het geheugen van de vereniging.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 109, 112, 124, 125 en 131. De splitsing komt tot stand door een notariële akte en het reglement in die akte richt de vereniging op, die daarna gewoon rechtspersoon is en waarvan iedere eigenaar van rechtswege lid is, ook als er nooit wordt vergaderd. De vergadering benoemt het bestuur al dan niet uit de eigen leden, dus mag een vereniging zichzelf beheren.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 126. Elke vereniging houdt een reservefonds in stand en reserveert daarvoor bij een voor bewoning bestemd gebouw jaarlijks minstens het bedrag uit een door de vergadering vastgesteld onderhoudsplan van hoogstens vijf jaar oud dat tien jaar vooruitkijkt, of een half procent van de herbouwwaarde. Die bijdragen staan op een afzonderlijke betaal- of spaarrekening op naam van de vereniging.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 en artikel 48. Het bestuur voert een administratie waaruit de rechten en verplichtingen van de vereniging blijken en legt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar op een vergadering de cijfers ter goedkeuring voor. Ontbreken een raad van commissarissen en een accountantsverklaring, dan benoemt diezelfde vergadering jaarlijks een controlecommissie van ten minste twee leden die geen bestuurder zijn, en beide artikelen gelden voor de VvE via artikel 124 en artikel 135 van Boek 5.
• Handelsregisterwet 2007, artikel 6. De vereniging van eigenaars wordt met zoveel woorden genoemd als rechtspersoon die in het handelsregister hoort te staan.
• De modelreglementen bij splitsing over de jaarvergadering, de agenda en de notulen, via notaris.nl. 1973 (artikel 32 en 39), 1983 (artikel 33 en 40), 1992 (artikel 33 en 40), 2006 (artikel 45 en 46), 2017 (artikel 49 en 50) en kleine VvE's 2021 (artikel 29 en 30). Elke generatie schrijft één vergadering per jaar voor, kort na het boekjaar, met een agenda vooraf en ondertekende notulen achteraf. Het oudste model rekent met vijf maanden, alle latere met zes.
• De modelreglementen over de verzekeringen, via notaris.nl. 1973 (artikel 26), 1983 (artikel 8), 1992 (artikel 8), 2006 (artikel 15), 2017 (artikel 19) en kleine VvE's 2021 (artikel 12). Het bestuur verzekert het gebouw, sluit vanaf het model van 1983 ook een aansprakelijkheidsverzekering voor de vereniging, en de polissen staan vanaf het model van 1992 op naam van de vereniging zelf. Het verzekerde bedrag moet gelijk lopen met de herbouwkosten en wordt periodiek nagekeken, in het model van 1973 zelfs jaarlijks door een deskundige.
• De modelreglementen over de rekeningen en de kascommissie, via notaris.nl. 2006 (artikel 43 en 58), 2017 (artikel 47 en 63) en kleine VvE's 2021 (artikel 27 en 35). De kasmiddelen staan op een bankrekening op naam van de vereniging en het reservefonds op een aparte rekening daarnaast. De kascommissie telt in de modellen van 2006 en 2017 ten minste twee leden die geen bestuurder of voorzitter mogen zijn, en het model van 2017 bepaalt uitdrukkelijk dat de vergadering die commissie al dan niet uit haar midden benoemt. Dat maakt uit omdat het model voor kleine VvE's geen kascommissie kent en daar iedere eigenaar standaard bestuurder is.
• Rechtbank Midden-Nederland, 7 april 2016, ECLI:NL:RBMNE:2016:2113. In een vereniging van vier appartementsrechten waren de besluiten over de renovatie nietig omdat het quorum niet was gehaald, en aanwezigheid telde alleen mee via de getekende presentielijst. Een besluit over een punt dat niet op de vooraf verstuurde agenda stond, werd vernietigd.