De VvE en de KvK. Inschrijven, de wissel doorgeven en het UBO-verhaal

Gepubliceerd op

De bank vraagt om een actueel uittreksel en ineens blijkt de bestuurder van tien jaar geleden nog ingeschreven te staan. Moet elke VvE eigenlijk bij de KvK staan, hoe geef je een bestuurswissel door, en waarom krijg je UBO-formulieren van de bank terwijl de KvK zegt dat een VvE niets hoeft? De regels, de fabels en de week waarbinnen het moet.

De nieuwe penningmeester wil alleen maar een bankpas. De bank wil eerst een actueel uittreksel uit het handelsregister. En dat uittreksel blijkt een tijdcapsule, de bestuurder die in 2016 verhuisde staat er nog in, de huidige voorzitter ontbreekt, en niemand weet meer wie dit ooit heeft geregeld. Zo ontdekken de meeste verenigingen de KvK, niet uit plichtsbesef maar omdat er iets vastloopt. Tijd om de regels op een rij te zetten, want ze zijn overzichtelijker dan de fabels die erover rondgaan.

Elke VvE hoort in het handelsregister, ook die van vier appartementen

De wet noemt de vereniging van eigenaars met zoveel woorden in de lijst van rechtspersonen die worden ingeschreven, zonder ondergrens en zonder uitzondering voor slapende verenigingen. Die plicht bestaat sinds 1 juli 2008, en bestaande verenigingen kregen destijds tot begin 2010 om zich te melden. Wie er nu nog niet in staat, is dus ruim te laat, maar niet verloren. De VvE ontstaat namelijk niet door de inschrijving maar van rechtswege bij de splitsing, en de inschrijving maakt alleen zichtbaar wat er al is. Alsnog inschrijven kan altijd, en het verzuim wordt alleen maar groter door te wachten. Verwacht van je eigen reglement hierbij geen hulp. De modellen van 1973 tot en met 1992 zwijgen over het handelsregister, en het model van 2006 stuurt je zelfs naar het kadaster, want dat model is van januari 2006 en de KvK-plicht kwam pas ruim twee jaar later. Pas het model van 2017 zegt gewoon dat het bestuur de vereniging en de bestuurders onverwijld moet laten inschrijven. Hoe ouder de akte, hoe stiller het reglement, en hoe groter de kans dat jouw VvE er niet of verouderd in staat.

Wat er in staat, en wat niet

Over een VvE registreert het handelsregister de bestuurders met de datum waarop zij in en uit functie traden, de inhoud van hun bevoegdheid om de vereniging te vertegenwoordigen, en de splitsingsakte, want die is voor een VvE de statuten. Precies de dingen die een bank of notaris wil weten, mag deze persoon alleen tekenen of alleen samen met een ander. Wat er niet in staat, stelt gerust. Geen ledenlijst, geen breukdelen, geen jaarcijfers, en een jaarrekening deponeren hoeft een VvE ook niet, die plicht geldt voor andere rechtsvormen. En het woonadres van een bestuurder wordt wel geregistreerd maar kan niet worden ingezien, behalve door instanties als notarissen, advocaten en deurwaarders. De angst dat je privéadres op internet komt te staan is dus ongegrond.

De wissel doorgeven, en wie dat moet doen

Hier zit de kern. De wet legt de opgaveplicht bij ieder van de bestuurders persoonlijk, niet bij de notaris en niet bij de beheerder. De notaris regelt de eerste inschrijving vaak als service bij de splitsing, maar daarna komt hij niet meer terug, en elke wijziging is aan het bestuur zelf. De termijn is kort, een week na het besluit. De KvK werkt met formulieren en wil bewijs zien dat het besluit echt genomen is, in de praktijk de ondertekende notulen met het benoemings- of ontslagbesluit en een presentielijst van de vergadering, omdat zij wettelijk moet toetsen of de opgave klopt en van een bevoegd persoon komt. De actuele formulieren en de bijbehorende kosten staan op kvk.nl. En de oud-bestuurder die niet meewerkt? Die is geen blokkade. Elke bestuurder mag de opgave doen, dus de nieuwe of overgebleven bestuurder geeft de uittreding gewoon zelf door, en bij gerede twijfel kan de KvK gegevens zelfs ambtshalve onderzoeken en corrigeren. Onthoud daarbij de volgorde. Het besluit van de vergadering maakt en breekt het bestuurderschap, de inschrijving maakt het alleen zichtbaar. Het ontslag gaat dus niet pas in als de KvK het verwerkt heeft, en wie zichzelf uitschrijft is daarmee nog geen bestuurder af. Hoe het besluit zelf tot stand komt, lees je in ons artikel over de bestuurswissel.

Wat er misgaat als het register veroudert

Intern verandert er niets, het ontslagbesluit werkt gewoon. Extern wordt het gevaarlijk. Op een feit dat niet is ingeschreven kun je je tegenover een nietsvermoedende buitenstaander niet beroepen. Staat de vertrokken bestuurder er nog in en tekent hij een contract, dan kan de vereniging niet zeggen dat hij al lang ontslagen was. Daarnaast is de bank wettelijk verplicht vast te stellen dat degene die namens de VvE optreedt daartoe bevoegd is, en daarom wil zij een actueel uittreksel zien voor er getekend wordt of een pas wordt verstrekt. Een verouderde inschrijving vertraagt dus precies op de momenten dat het ertoe doet. Niet inschrijven is bovendien formeel een economisch delict, met als strafrechtelijk maximum een boete van de vierde categorie, sinds dit jaar 27.500 euro. Dat is een wettelijk maximum en geen bedrag dat besturen in de praktijk op de mat krijgen. En de hardnekkigste fabel verdient een aparte zin. Op veel sites staat dat bestuurders van een niet ingeschreven VvE hoofdelijk aansprakelijk zijn. Die regel bestaat, maar hij staat in het gewone verenigingsrecht, en dat geldt voor de VvE niet. Wie hem op VvE's plakt, schrijft verenigingsrecht over zonder de schakelbepaling te lezen.

Het UBO-verhaal, strenger gefluisterd dan het is

Toen het UBO-register kwam, kregen ook VvE-besturen brieven met deadlines. Onnodig, want de vereniging van eigenaars is vanaf de allereerste dag van dat register met zoveel woorden uitgezonderd van de registratieplicht. Er is nooit een periode geweest waarin een VvE haar belanghebbenden bij de KvK moest inschrijven, er staat dus ook niets van een VvE in het UBO-register, en de hele discussie over de openbaarheid ervan gaat langs de VvE heen. Waarom vraagt de bank er dan toch naar? Vrijwel zeker omdat zij bij haar eigen klantonderzoek wettelijk moet uitzoeken wie er achter haar klant zit, en dat staat los van het register. De wet verwacht bovendien van de vereniging zelf dat zij weet en bijhoudt wie haar uiteindelijk belanghebbenden zijn, een kennisplicht zonder inschrijfplicht. Praktisch is dat klein te houden. Noteer in het bestuursdossier of er eigenaars zijn met meer dan een kwart van de stemmen, zoals een belegger of corporatie, en de vraag van de bank is in vijf minuten beantwoord.

Vier misverstanden op een rij

  • Een kleine of slapende VvE hoeft niet ingeschreven. De wet noemt de vereniging van eigenaars zonder ondergrens en zonder uitzondering. Ook de VvE van twee appartementsrechten valt eronder.
  • Zolang de VvE niet is ingeschreven, zijn de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk. Die regel komt uit het gewone verenigingsrecht en geldt voor de VvE niet. De echte risico's zijn de derdenwerking en het economische delict.
  • Het ontslag is pas rond als de KvK het verwerkt heeft. Het besluit van de vergadering beëindigt het bestuurderschap, de inschrijving maakt het alleen zichtbaar. Juist daarom moet de mutatie snel, binnen een week.
  • Onze VvE moet UBO's inschrijven, de bank zegt het zelf. De VvE is van de UBO-registratie uitgezonderd sinds de eerste dag. De bank vraagt ernaar voor haar eigen klantonderzoek, en dat beantwoord je met een lijstje, niet met een formulier aan de KvK.

Zo helpt SamenVvE

De KvK wil bij elke wissel maar één ding echt zien, het bewijs dat de vergadering geldig heeft besloten. In SamenVvE staat dat besluit klaar. Het benoemings- of ontslagbesluit staat met stemuitslag en quorumconditie in het doorzoekbare register, de notulen dragen een nette conceptstatus tot de vergadering ze vaststelt, en de splitsingsakte en het KvK-uittreksel liggen gecategoriseerd in de documentenkluis, met per document de keuze of alle leden ze zien of alleen het bestuur. Zo is de mutatie bij de KvK geen zoektocht door oude mappen, maar een kwestie van de juiste stukken opzoeken en downloaden.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat het uittreksel nooit meer een tijdcapsule is?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen