De bankrekening van de VvE, waarom de tenaamstelling alles is

Gepubliceerd op

Op wiens naam staat de spaarrekening van jullie vereniging eigenlijk? Als het antwoord de beheerder is, heb je een probleem dat je vandaag wilt oplossen. Over de rekening, het reservefonds, de ton van het depositogarantiestelsel en wie er mag tekenen.

Op de avond van de kascontrole stelt iemand de vraag die nooit eerder is gesteld. Op wiens naam staat onze spaarrekening eigenlijk? Het blijft even stil. Van de beheerder, denkt de penningmeester, of van de vorige penningmeester, dat moet nog ergens in een map staan. Het klinkt als een detail. Het is het minst onschuldige detail van de hele VvE-administratie, want de tenaamstelling van de rekening bepaalt van wie het geld juridisch is als het ooit misgaat.

De tenaamstelling is de hele wet

De regel zelf is verrassend kort. Het geld van de vereniging hoort op een rekening op naam van de vereniging. Elk modelreglement zegt dat voor de gewone kas, en voor het reservefonds gaat de wet nog een stap verder. De bijdragen voor dat fonds horen op een afzonderlijke betaal- of spaarrekening op naam van de vereniging, dus gescheiden van de lopende rekening. Afwijken van die aparte rekening kan, maar alleen langs een zware route. Het splitsingsreglement zelf kan het toestaan, de vergadering kan het besluiten met vier vijfde van alle stemmen, of er komt een bankgarantie op naam van de vereniging. Het reglement uit 2017 kent die eerste route al niet meer, en in het jongste reglement voor kleine verenigingen staat er helemaal geen afwijking meer bij. De routes uit de wet zelf blijven dan wel open. De opstellers van dat reglement geven er ook een reden bij die niets juridisch heeft. Twee potjes op twee rekeningen betekent dat de eigenaars kunnen zien wat er met hun spaargeld en met hun lopende geld gebeurt. Gooi je de spaarpot en de kas op een hoop, dan valt dat verschil weg. Dat wreekt zich lang voordat er iets misgaat.

Als het geld bij de beheerder staat

Nu de reden waarom die kascontrolevraag zo belangrijk is. Sommige beheerders zetten het geld van hun verenigingen op een eigen rekening, soms met een geruststellende toevoeging als inzake VvE erachter, en noemen dat een derdengeldenrekening. Dat klinkt veilig en is het niet. Een echte derdengeldenrekening, waarbij het geld juridisch van de klanten blijft en buiten een faillissement valt, bestaat in Nederland alleen voor een handvol beroepen. De wet regelt haar voor notarissen en gerechtsdeurwaarders, en de Hoge Raad heeft die bescherming doorgetrokken naar advocaten en accountants, en is verder uitgesproken terughoudend geweest. Een VvE-beheerder hoort niet in dat rijtje. De Hoge Raad heeft over een vergelijkbare tussenpersoon al eens beslist dat het geld op zo'n eigen rekening gewoon in de failliete boedel valt, toevoeging inzake of niet, en er is geen reden om aan te nemen dat dat voor een VvE-beheerder anders uitpakt. Het schrikbeeld dat in de VvE-wereld rondgaat komt uit 2012, verenigingen die hun geld bij een omgevallen beheerder hadden staan en mochten aansluiten in de rij van schuldeisers. Het is een verhaal zonder vonnis eronder, maar het past naadloos bij de regel hierboven. Sommige beheerders werken met een aparte stichting die het geld houdt, en dat kan beter zijn, maar dan hangt alles af van hoe onafhankelijk die stichting echt is. De veilige route is simpeler. De rekening staat op naam van de vereniging, het bestuur kan er zelf bij, en de beheerder krijgt niet meer bevoegdheden dan de vereniging hem wil geven. Reken daar alleen niet blind op. Een van de grote banken zegt ronduit dat zij een beheerder die als bestuurder of gevolmachtigde staat ingeschreven altijd als bestuurder ziet, die alles zelfstandig kan regelen. Die grens trek je dus zelf, bij de inschrijving en bij de instellingen van de rekening, en de controle daarop moet uit de vereniging zelf komen.

Wat het kost en wat het oplevert

Een verenigingsrekening bij een grote bank kost rond de tien euro per maand aan pakketkosten. Daar komen vaak aparte kosten voor het wettelijke klantonderzoek bij, en voor wie incasseert ook een incassocontract met kosten per afschrijving. Bij een van de grote banken kwam dat begin 2026 samen op bijna achttien euro per maand, de incasso nog niet meegerekend. De kosten voor het klantonderzoek gaan daar pas na het eerste jaar lopen. Tarieven verschillen per bank en veranderen elk jaar, dus kijk het actuele overzicht van je eigen bank na. Twee dingen verrassen daarbij. Niet elke bank accepteert een VvE, en een enkele bank zegt dat ook ronduit op haar site, dus vraag het na voordat je een overstap plant. En de duurste post in het incassoverkeer is geen tarief maar een slordigheid. Meldt een eigenaar dat hij onterecht is geïncasseerd en kan de vereniging geen geldige machtiging laten zien, dan kan dat je zomaar tientallen euro's kosten. Bij de bank die wij hebben nagekeken staat er zeventig euro voor. Bewaar de machtigingen dus alsof het geld is, want dat is het. Een eigenaar mag een incasso trouwens acht weken lang terugboeken, en dat recht kun je hem niet ontnemen. Tegenover de kosten staat ook een opbrengst. Op de zakelijke betaalrekening van de grote bank die wij nakeken staat de rente op nul, op haar spaarrekening voor verenigingen op ruim een procent. Voor een fonds van tachtigduizend euro scheelt dat zomaar duizend euro per jaar, puur als rekenvoorbeeld. Dat is meer dan de bank je in een heel jaar kost, alleen door het geld op de goede rekening te zetten. Hoe je met wanbetaling omgaat, lees je in ons artikel over wat de vereniging kan doen als een eigenaar niet betaalt.

De ton, en wat erboven gebeurt

Het depositogarantiestelsel beschermt tegoeden tot honderdduizend euro als de bank omvalt, en ja, dat geldt ook voor een VvE. De uitzonderingenlijst van de regeling noemt banken, verzekeraars, pensioenfondsen en overheden, en verenigingen van eigenaars staan er niet bij. Drie dingen moet je er wel bij weten. De grens geldt per rekeninghouder per bank, dus drie rekeningen bij dezelfde bank geven samen nog steeds een ton dekking. De tijdelijk verhoogde dekking van een half miljoen die particulieren rond een huisverkoop krijgen, is voor een vereniging onbereikbaar. En de vereniging telt als eigen rekeninghouder, los van het spaargeld van de leden bij dezelfde bank, dus die zitten elkaar niet in de weg. Spreiden over meerdere banken is nergens verplicht. Het is wel verstandig zodra het fonds boven de ton groeit. Het advies bij het jongste modelreglement is dan ook het saldo te verdelen, en omdat de garantie per bank geldt betekent dat in de praktijk een tweede bank. Het past ook bij de zorgvuldigheid die van een bestuurder wordt gevraagd. Neem er een besluit over en zet het in de notulen, zodat een volgend bestuur weet waarom er twee banken zijn.

Wie mag er tekenen

Over het reservefonds mag volgens de nieuwere reglementen alleen worden beschikt door twee gezamenlijk handelende personen die de vergadering heeft aangewezen, en dan nog alleen ter uitvoering van een vergaderbesluit. De oudere reglementen zijn zo mogelijk nog specifieker, daar tekent de voorzitter van de vergadering samen met een aangewezen eigenaar, na machtiging van de vergadering. En dan komt de praktijk. Internetbankieren kent bij de meeste banken geen tweede handtekening op een losse betaling; zelfs de opstellers van het nieuwste modelreglement geven dat ruiterlijk toe. Het advies daar is even nuchter als bruikbaar. Handel in de geest van de regel en leg vast hoe je dat doet. Wat er technisch wel kan, verschilt per bank. Vraag naar bevoegdhedenbeheer waarbij wijzigingen altijd door twee personen worden bevestigd, naar limieten per gebruiker, en naar een meekijkrecht waarmee de kascommissie het hele jaar kan zien wat er gebeurt zonder zelf iets te kunnen overmaken. Hoe die controle verder werkt, staat in ons artikel over de kascommissie.

De vragen van de bank

Vroeg of laat valt er een brief van de bank op de mat met een lijst vragen. Statuten, een KvK-uittreksel, identiteitsbewijzen van de bestuurders, soms een vraag naar de uiteindelijk belanghebbenden. Dat is geen pesterij en ook geen teken van wantrouwen tegen jullie vereniging. De wet tegen witwassen verbiedt banken om zaken te doen met klanten die ze niet hebben onderzocht, en verplicht ze om dat onderzoek periodiek te herhalen. Niet reageren is dus geen optie, want dan moet de bank uiteindelijk afscheid nemen. Over die uiteindelijk belanghebbenden bestaat bij VvE's veel verwarring. Een vereniging van eigenaars hoeft op dit moment geen opgave te doen in het UBO-register, de wet zondert VvE's daar uitdrukkelijk van uit, maar een bank of geldverstrekker mag wel naar de structuur van de vereniging vragen. Kijk het wel even na op de site van de KvK voordat je iets invult, want de teksten over verenigingen zijn daar op dit punt verwarrend. Het goede antwoord is dus niet dat hoeft niet, maar een kopie van de splitsingsakte en het KvK-uittreksel met de mededeling dat een VvE van registratie is uitgezonderd. Hoe je de vereniging om te beginnen goed ingeschreven krijgt, staat in ons artikel voor de startende penningmeester.

Overstappen zonder brokken

Ontevreden over de bank? De Overstapservice van de banken werkt ook voor rechtspersonen, dus ook voor een VvE. Kijk wel eerst na of je oude en je nieuwe bank er allebei aan meedoen, want een handvol banken doet dat niet. Dertien maanden lang worden bijschrijvingen doorgeleid naar de nieuwe rekening. Incassanten en betalers krijgen daarnaast het nieuwe rekeningnummer door. Er zit een valkuil in die juist verenigingen raakt. De naam van de rekeninghouder, het KvK-nummer en de namen van de vertegenwoordigers moeten tijdens de overstap gelijk blijven. Plan een bankwissel dus nooit in dezelfde maand als een bestuurswissel, want dan kan de service juist vastlopen op het moment dat je hem nodig hebt. En controleer na de overstap de tenaamstelling. Sinds vorig najaar kijken banken bij elke overboeking die je zelf digitaal invoert of naam en rekeningnummer bij elkaar horen. Een afwijkende naam levert dan bij elke betalende eigenaar een waarschuwing op.

Drie misverstanden op een rij

  • De beheerder heeft een derdengeldenrekening, dus het geld is veilig. Die beschermde rekening bestaat alleen voor notarissen, deurwaarders, advocaten en accountants. Bij een beheerder valt het saldo bij een faillissement gewoon in de boedel.
  • Met drie rekeningen zijn we tot drie ton gedekt. De garantie geldt per rekeninghouder per bank. Meer dekking betekent een andere bank, niet een extra rekening.
  • Een rechtspersoon valt niet onder het depositogarantiestelsel. De uitzonderingenlijst noemt de VvE niet. Een vereniging van eigenaars is gewoon gedekt, tot een ton per bank.

Zo hebben wij dit opgelost

SamenVvE is gebouwd op het uitgangspunt dat het geld van de vereniging is en dat iedereen dat moet kunnen zien. Het kasboek houdt de lopende kas en het reservefonds als twee gescheiden lijnen bij, leesbaar voor elk lid. Het bankafschrift lees je als bestand in en het systeem zoekt bij elke regel de openstaande factuur erbij, waarna het bestuur per regel bevestigt. De incasso loopt met een nette vooraankondiging per mail en het achterstandenscherm bewaakt wie er achterloopt. En de kascommissie heeft een eigen leesomgeving met de cijfers naast die van vorig jaar. Een tweede handtekening op de betaling zelf zit niet in het portaal, en zoals hierboven bleek kennen de meeste bankpakketten die ook niet. Vraag je bank wat er wel kan, en leg de afspraak vast zoals hierboven bij het tekenen beschreven. En eerlijk is eerlijk, het kasboek kent twee potjes maar nog geen tweede bankrekening, dus wie over twee banken spreidt, houdt het saldo per bank zelf bij. Wat het portaal doet, is zorgen dat niemand meer hoeft te raden waar het geld is gebleven.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat niemand meer hoeft te raden waar het geld van de vereniging is?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen