Zo zeg je de VvE-beheerder op of stap je over

Gepubliceerd op

Slechte bereikbaarheid, stijgende tarieven of een jaarrekening die maar niet komt. Overstappen van beheerder is normaler dan je denkt. Dit zijn de stappen, de valkuilen en wat er bij de overdracht echt mee moet.

Het begint meestal klein. Een mail over de lekkage die pas na twee weken en een herinnering wordt beantwoord. Een jaarrekening die in juni nog steeds in behandeling is. Een tariefverhoging die in een bijzin wordt gemeld. Los van elkaar is het allemaal te verklaren, en dat is precies waarom verenigingen er jaren mee blijven zitten. Er is nooit één moment waarop het genoeg is. Tot iemand op de vergadering hardop vraagt waarom de vereniging eigenlijk elk jaar meer betaalt voor iemand die niet terugmailt.

Overstappen van beheerder, of helemaal stoppen met een beheerder, is normaler dan veel besturen denken. Het geregel valt mee als je het in de goede volgorde doet. Dit is die volgorde.

Stap 1. Maak de klacht concreet en geef één eerlijke kans

"We zijn niet tevreden" is geen werkbare klacht. Daar kan een kantoor niets mee en een vergadering ook niet. Schrijf op wat er feitelijk misgaat. Hoe vaak is er te laat gereageerd, welke stukken kwamen niet of te laat, welke kosten stegen zonder overleg. Leg dat in een gesprek voor, met een redelijke termijn voor verbetering. Soms lost dat het echt op, want een deel van de klachten blijkt aan twee kanten te wonen. En zo niet, dan heb je een dossier waarmee de ledenvergadering een onderbouwd besluit kan nemen in plaats van een boos gevoel.

Stap 2. Lees het contract voordat je iets opzegt

De beheerovereenkomst bepaalt het speelveld, van de looptijd tot de opzegtermijn en wat er bij het einde geleverd moet worden. Een wettelijke opzegtermijn bestaat niet. De wet geeft de vereniging juist het recht een opdracht op elk moment te beeindigen, maar bij een VvE mag daar in het contract van worden afgeweken, en dan geldt wat het contract zegt. Staat er niets over opzeggen in, dan kun je vandaag nog opzeggen met een redelijke termijn. In de praktijk zie je termijnen van een tot drie maanden, vaak gekoppeld aan het contract- of boekjaar. Meerjarencontracten verlengen daarna vaak stilzwijgend met een jaar, en bij een VvE mag dat gewoon. Reken daarbij niet op consumentenbescherming. De wet die stilzwijgende verlenging bij consumenten aan banden legt, is niet voor een vereniging geschreven, want die is geen natuurlijk persoon. Een rechter kan zo'n beding in een uiterst geval nog steeds onredelijk vinden, maar reken daar niet op. Zet de uiterste opzegdatum dus vandaag nog in de agenda van het bestuur. En let op het spiegelbeeld van diezelfde regel. Een consument die een opdracht opzegt is nooit schadevergoeding verschuldigd, een vereniging wel. Zeg dus op tegen de datum die het contract noemt, niet tussentijds op goed geluk. De meest gemaakte fout in dit hele proces is niet juridisch maar huiselijk. De datum missen en er ongewild een jaar aan vastzitten.

Stap 3. Laat de vergadering besluiten

Het aanstellen van een beheerder is geen onderonsje van het bestuur maar een besluit van de ledenvergadering. Zo staat het in vrijwel elk reglement. En wie benoemt, stuurt ook weg, dus laat de vergadering ook over het vertrek beslissen. Agendeer het expliciet, met het dossier uit stap 1 en de alternatieven erbij, die hierna aan bod komen. Leg het besluit met stemverhouding vast in de notulen. Dat beschermt ook het bestuur zelf, want een overstap die netjes door de vergadering is besloten kan later nooit die actie van de voorzitter worden.

Stap 4. Kies eerst waar je heen gaat

Zeg nooit op zonder bestemming. Er zijn drie routes. Een ander kantoor, volledig zelfbeheer, of de tussenvorm waarin de vereniging zelf bestuurt en alleen een deel inkoopt, bijvoorbeeld de boekhouding of het technische werk. Voor kleine verenigingen is die tussenvorm of volledig zelfbeheer vaak realistischer geworden dan besturen beseffen. Wat er dan minimaal geregeld moet zijn, staat in het zelfbeheer-artikel in deze kennisbank. En stel kandidaat-kantoren de vraag die bijna niemand stelt. Als wij over vijf jaar bij jullie weggaan, in welke vorm krijgen we dan onze eigen administratie mee?

Stap 5. Regel de overdracht als een verhuizing

Bij het einde van het contract moet de complete administratie over, en dat is meer dan een doos ordners. Denk aan de ledenlijst met saldi per eigenaar, de boekhouding en de bankmachtigingen, de splitsingsakte en de reglementen, de lopende contracten voor schoonmaak, lift en verzekeringen, het meerjarenonderhoudsplan, de notulen en besluitenlijsten, de lopende dossiers zoals schades en incasso's, de wijziging van de KvK-inschrijving en de sleutels en toegangscodes. Een wettelijke standaardlijst bestaat niet. De plicht volgt uit het gewone opdrachtrecht en uit het verenigingsrecht. De beheerder moet verantwoording en rekening afleggen, en het bestuur van de vereniging is degene die de administratie hoort te voeren en te bewaren. Dus komt alles terug. En de administratie ís van de vereniging. Vraag de overdracht schriftelijk aan, met een datum, en controleer de banktoegang als allereerste. De vereniging moet op dag één bij haar eigen geld kunnen. Regel ook nog één ding vooraf. Betaal de laatste facturen netjes, want veel beheervoorwaarden geven het kantoor het recht de afgifte van de stukken op te schorten zolang er iets openstaat, dus lees dat artikel voordat je opzegt.

De valkuil die niemand ziet aankomen is je eigen geheugen

Veel kantoren werken in hun eigen software, en zolang het contract loopt is dat comfortabel. Bij een vertrek blijkt dan ineens dat tien jaar verenigingsgeschiedenis daar woont. De documenten, de besluiten, wie wat wanneer heeft betaald. Wat je meekrijgt is in het beste geval een stapel exports. Wie ooit vrij wil kunnen kiezen, zorgt dat de vereniging zelf eigenaar is van de plek waar haar stukken en besluiten staan, los van welk kantoor er op dat moment voor werkt. Vrijheid van beheerder begint bij eigendom van je eigen administratie.

Zo hebben wij dit opgelost

SamenVvE is de omgeving van de vereniging zelf, niet van een kantoor. De stukken, de besluiten, het geld en het onderhoudsplan blijven van jullie, welke beheervorm je ook kiest. Verenigingen die overstappen naar zelfbeheer gebruiken het als hun complete administratie. Verenigingen met een kantoor gebruiken het als hun eigen geheugen ernaast, zodat de volgende overstap nooit meer met geheugenverlies begint.

Bronnen bij dit artikel

Benieuwd hoe zelfbeheer eruitziet als de administratie geen berg werk meer is?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen