De administratie loskrijgen bij een beheerwissel. Betalen hoeft niet, zekerheid stellen wel

Gepubliceerd op

De vergadering kiest een nieuwe beheerder en de oude zet het portaal op zwart tot de laatste factuur is betaald. Van wie de administratie echt is, welke acht onderdelen het jongste modelreglement als minimum noemt, waarom een beroep op retentierecht meestal strandt, en de wettelijke sleutel die bijna niemand kent, een depot bij de notaris in plaats van betalen.

De vergadering heeft het besluit genomen, er komt een nieuwe beheerder. En dan begint het echte werk, want de oude beheerder reageert traag, het portaal gaat op zwart en in de laatste mail valt het woord retentierecht, er wordt pas overgedragen als de openstaande facturen zijn betaald. Wie op dat moment de spelregels kent, is in het voordeel, want de wet staat vrijwel volledig aan de kant van de vereniging. Dit artikel gaat over het dossier zelf; hoe je de beheerder netjes opzegt staat in een eigen artikel.

Van wie is de administratie

Het antwoord is korter dan de discussie, van de vereniging. Een VvE is een rechtspersoon, en het wetboek legt de plicht om een administratie te voeren en zeven jaar te bewaren bij haar bestuur. Een externe beheerder voert dat werk uit in opdracht, en de nieuwere reglementen zeggen het zelf zo, vanaf de generatie van 2006 kan de vergadering de administratie aan een beheerder opdragen onder voorwaarden die zij bepaalt; staat er in jouw akte een ouder reglement, dan kent dat de beheerder niet eens als aparte figuur en volgt hetzelfde rechtstreeks uit de wet. Wie in opdracht werkt, krijgt daarmee geen eigen recht op de stukken, en moet bovendien rekening en verantwoording afleggen over het gevoerde beheer. Digitaal overdragen mag, maar dan moeten de gegevens juist en volledig zijn en ook buiten de software van de oude beheerder leesbaar te maken; een export die alleen in zijn eigen pakket opent, voldoet niet. En wacht niet eindeloos, want de vordering tot afgifte van stukken verjaart vijf jaar na de dag waarop de beheerder zijn werk beëindigde. Die termijn geldt voor de stukken die hij van de vereniging onder zich kreeg; voor de eigen boekhouding van de vereniging loopt de bewaarplicht uit Boek 2 gewoon door.

Wat er precies over moet

Een wettelijke lijst van wat de administratie is, bestaat niet, maar het modelreglement van 2017 geeft de beste checklist die er is, in acht onderdelen. De jaarstukken en de boekhouding, de agenda's en notulen, de offertes, overeenkomsten en facturen over bestuur en beheer, die over herstel en onderhoud, die over nutsvoorzieningen, de overeenkomsten met derden en eigenaars, het register van eigenaars en gebruikers, en de overheidsbeschikkingen en rechterlijke uitspraken. Formeel bindt die lijst alleen wie onder dat reglement valt, maar als praktische standaard valt er voor geen enkele VvE iets tegenin te brengen. Vraag ook niet om alles in het algemeen maar om benoemde categorieën over een benoemde periode, want een rechter honoreerde het inzagerecht juist omdat de eigenaars hun verzoek zo hadden gespecificeerd. En eis minimaal zeven jaar terug, anders kan het nieuwe bestuur zijn eigen bewaarplicht niet nakomen.

Het retentierecht, en waarom het meestal strandt

Het drukmiddel klinkt stevig, maar er zitten drie gaten in. Om te beginnen is retentierecht in de wet het vasthouden van een zaak, en zaken zijn stoffelijke objecten; voor een doos ordners valt daarover te praten, voor een database of een portaalaccount ligt dat juridisch veel moeilijker. Belangrijker nog, rechters passen op boekhouders en administrateurs de vaste regel toe dat het vasthouden hoogstens het eigen werkproduct betreft, en nooit de brondocumenten die van de opdrachtgever zijn ontvangen, en voor een VvE is dat vrijwel de hele stapel. En dan de sleutel die bijna niemand kent. Zodra de vereniging zekerheid stelt voor het betwiste bedrag, vervalt het opschortingsrecht vanzelf. Betalen hoeft dus niet; een depot op de kwaliteitsrekening van een notaris is genoeg, en over de factuur zelf kan daarna gewoon nog gediscussieerd worden. Een kantonrechter paste dat in het najaar van 2025 precies zo toe en veroordeelde een oude beheerder om de volledige fysieke en digitale administratie over te dragen, met naam en toenaam inclusief de database in het beheerpakket, op straffe van een dwangsom van 1.000 euro per dag. De tegeneis van de beheerder dat de vereniging maar moest gaan procederen over de facturen, noemde de rechter onbegrijpelijk. Wie geld wil, moet zelf naar de rechter.

Het portaal en de persoonsgegevens

Voor het portaal geldt dezelfde logica. De software is van de leverancier, maar de gegevens erin zijn van de vereniging; het reglement van 2017 beschrijft zo'n portaal zelfs als de manier waarop het bestuur zijn informatieplicht aan de eigenaars vervult. De vereniging kan dus geen gratis voortgezet gebruik van het pakket eisen, wel de export en de overdracht van haar eigen gegevens. Voor het deel met persoonsgegevens, denk aan het ledenregister en de debiteurenadministratie, komt daar de privacywetgeving bij, de AVG schrijft voor dat in de verwerkersovereenkomst staat dat de vereniging na afloop kiest tussen wissen en terugbezorgen, en ontbreekt die overeenkomst, dan is dat op zichzelf al een tekortkoming van de beheerder. Eén verouderde tip kom je nog overal tegen, het beroemde wetsartikel 843a Rv voor het opeisen van stukken bestaat sinds 1 januari 2025 niet meer; het inzagerecht staat nu elders in de wet, en de kosten van verstrekking komen daar voor rekening van de vrager. Reden te meer om de overdracht aan de voorkant te regelen.

Zo richt je het vooraf in

Het opmerkelijkste van dit hele onderwerp is dat geen enkel modelreglement, van 1972 tot en met 2021, iets regelt over de overdracht bij het einde van het beheer. De plek waar het thuishoort is de beheerovereenkomst, en het model daarvoor bestaat al, want gecertificeerde beheerders zijn via hun keurmerk verplicht om bij een wissel mee te werken aan een soepele overdracht met een getekende checklist. Neem dat over, ook bij een beheerder zonder certificaat. Leg vast welke dossiers zijn overgedragen, zet een termijn op wat nog niet kan, en houd een lopend geschil uitdrukkelijk buiten de overdracht in plaats van de hele overdracht erop te laten stranden. En spreek af dat er niets wordt gewist voordat de vereniging de volledigheid heeft gecontroleerd.

Vier misverstanden op een rij

  • De beheerder mag alles vasthouden tot er betaald is. Brondocumenten moeten hoe dan ook mee, en zodra de vereniging zekerheid stelt, bijvoorbeeld met een depot bij de notaris, vervalt het opschortingsrecht helemaal.
  • Het portaal is van de beheerder, dus die gegevens zijn we kwijt. De gegevens zijn van de vereniging. Een rechter beval in 2025 in één kort geding de overdracht van de complete database aan de nieuwe beheerder, precies zoals de vereniging het had geëist; noem in je eigen sommatie dus ook het pakket en de nieuwe beheerder bij naam.
  • In het reglement staat binnen welke termijn overgedragen moet worden. Er staat helemaal niets over de overdracht in, in geen enkele generatie. De termijn hoort in de beheerovereenkomst, of komt van de rechter.
  • Je kunt de stukken opeisen met artikel 843a Rv. Dat artikel is per 1 januari 2025 vervallen. Wie een oude modelbrief gebruikt, verwijst naar een wet die niet meer bestaat.

Zo helpt SamenVvE

Overstappen naar SamenVvE is geregeld werk, geen sprong in het diepe. De bestaande administratie lever je in één keer aan via een persoonlijke, beveiligde aanleverlink met een verhuiscode. SamenVvE zet de leden, kavels en saldi in jullie eigen omgeving, brengt de documenten onder in het archief en controleert de aantallen en totalen, waarna het bestuur zelf de eindcontrole doet; de actuele standen gaan mee, oude boekjaren gaan als document het archief in, en de aanlevering wordt na de inrichting verwijderd. En bij een latere bestuurswissel maakt het bestuur met één knop een overdrachtsdossier in de documentenkluis, met de lopende contracten en hun opzegdatums, de stand van beide potten, de openstaande taken en meldingen en de laatste besluiten, zodat een opvolger nooit meer hoeft te zoeken naar wat er speelt.

Bronnen bij dit artikel

Wil je overstappen zonder dat er onderweg iets zoekraakt?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen