Een bestuurder benoemen of ontslaan. Zo verloopt de wissel zonder brokken

Gepubliceerd op

De bestuurder zit er al twaalf jaar en het rommelt. Maar wie benoemt en ontslaat er eigenlijk in een VvE, moet dat op de agenda, en wat als de vertrekkende bestuurder de administratie niet afgeeft? Over de vergadering die altijd het laatste woord heeft, de valkuil van de beheerder die ook bestuurder is, en wat decharge echt waard is.

Twaalf jaar geleden stak hij als enige zijn hand op, en sindsdien is hij het bestuur. De jaarstukken komen elk jaar later, mails blijven liggen, en op de galerij wordt al maanden gefluisterd dat het anders moet. Maar niemand zet de stap, want niemand weet precies hoe het werkt. Mag je iemand zomaar wegsturen? Moet dat op de agenda? En wie doet het werk daarna? Het eerlijke antwoord is dat de wet dit strakker en eenvoudiger geregeld heeft dan de meeste verenigingen denken, en dat de brokken vrijwel altijd ontstaan in de uitvoering, niet in de regels.

De vergadering benoemt, en niemand anders

Het bestuur van een VvE wordt benoemd door de vergadering van eigenaars, en door haar alleen. Niet door het zittende bestuur, niet door de beheerder. Alleen de allereerste bestuurder kan bij de akte zijn aangewezen, en in de generaties van 2006 en 2017 is de splitser dat zelfs van rechtswege als er niemand is benoemd; elke wissel daarna loopt via de vergadering. De wet zegt er meteen twee dingen bij die veel misverstanden schelen. De bestuurder hoeft geen eigenaar te zijn, benoeming kan al dan niet uit de leden, en dat is bij de VvE de wettelijke hoofdregel en niet een uitzondering. En ook een bedrijf kan bestuurder zijn. De wet stelt nergens de eis van een natuurlijke persoon, regelt zelfs uitdrukkelijk de aansprakelijkheid wanneer een rechtspersoon bestuurt, en in een recente uitspraak was de bestuurder van de VvE gewoon een besloten vennootschap. Verwar de bestuurder alleen niet met de beheerder. De beheerder doet de administratie op basis van een contract, de bestuurder is een orgaan van de vereniging op basis van een benoeming. Vaak zijn dat dezelfde partij, maar het blijven twee verschillende rollen, en dat verschil wordt belangrijk bij het afscheid. En voor wie het zich afvroeg na de brieven van een paar jaar terug, de bestuurswet WBTR heeft de VvE niet geraakt. Die wijzigde het gewone verenigingsrecht, en dat geldt voor de VvE niet.

Voor onbepaalde tijd, en dat is geen levenslang

Alle generaties van het modelreglement benoemen voor onbepaalde tijd, ook de oudste twee, al heet de bestuurder daar nog de administrateur. De modellen van 2006 en 2017 eisen bovendien een oneven aantal bestuurders, en dat van 2017 vangt een tussentijdse vacature op met de regel dat het bestuur gewoon bevoegd blijft. Een jaarlijkse herbenoeming is dus niet nodig, en wie haar toch elk jaar op de agenda zet neemt een besluit zonder inhoud, dat vooral de valse indruk wekt dat de benoeming ergens afloopt. Wil je toch vaste wissels, benoem dan gewoon voor onbepaalde tijd en spreek een rooster van aftreden af in het huishoudelijk reglement als afspraak met elkaar. Een benoeming voor drie jaar wringt met de tekst van het reglement en er is geen gepubliceerde VvE-uitspraak over, al is een interim-bestuur voor een half jaar in de rechtszaal wel eens zonder bezwaar gepasseerd. Onbepaalde tijd klinkt zwaarder dan het is, want er staat een grote knop naast.

Ontslaan kan altijd, maar doe het netjes

Diezelfde vergadering kan de bestuurder te allen tijde schorsen of ontslaan, met een gewone meerderheid, mits je het quorum uit je akte haalt, want de presentielijst is daarvoor bepalend. Er is geen zware drempel en geen opzegtermijn. Maar bouw je besluit wel op een verhaal dat de vergadering kan volgen, want een besluit dat botst met de redelijkheid en billijkheid kan de ontslagen bestuurder laten vernietigen. De brokken zitten verder in de vorm. Zet het ontslag met naam en toenaam op de agenda, en zet de benoeming van de opvolger in hetzelfde voorstel, want een vereniging zonder bestuur heeft er niets bij gewonnen. Onder het modelreglement van 2017 is agenderen zelfs bijna onontkoombaar, omdat een niet aangekondigd voorstel daar alleen behandeld mag worden als alle stemgerechtigden dat goedvinden. En een kantonrechter hield in 2025 een eigenaar nog voor dat zij haar ontslagvoorstel moest agenderen. Er is één gepubliceerde zaak waarin een niet geagendeerd ontslag overeind bleef, en dat was er een waarin het bestuur het agendapunt zelf steeds had weggehaald, en een bestuur mag de discussie over zijn eigen samenstelling niet eigenhandig blijven uitstellen. Weigert het bestuur het punt te agenderen, dan hoef je niet naar de rechter. Vraag schriftelijk om een vergadering met het aantal stemmen dat je reglement daarvoor eist, vanaf de generatie van 1992 is dat tien procent en in de oudere aktes staat de drempel in de akte zelf, en gebeurt er binnen de termijn van je reglement niets, dan mag je er zelf een uitschrijven. Hoe die route precies loopt lees je in ons artikel over het afdwingen van een vergadering. Nog twee dingen over de tussenstand. Schorsen kan als er acuut iets stil moet worden gelegd terwijl de vergadering nog niet aan ontslag toe is, maar de wet kent geen maximumduur, dus zet er zelf een einddatum in. En wijst de vergadering een ontslagvoorstel af, dan valt daar juridisch niets tegen te beginnen, want een afwijzing is geen besluit dat vernietigd kan worden. En wie doet het werk als er even niemand is? Valt het bestuur weg, dan neemt de voorzitter van de vergadering het van rechtswege over, tenzij de akte of de vergadering iets anders regelt. Wat die rol inhoudt lees je in ons artikel over de voorzitter van de vergadering.

De bestuurder die ook de beheerder is

Hier gaat het financieel het vaakst mis. Het beheerkantoor dat ook bestuurder is, heeft twee petten uit twee verschillende bronnen. Het ontslag als bestuurder is een besluit van de vergadering en werkt meteen. De beheerovereenkomst is een gewoon contract. De wet laat de opdrachtgever dat te allen tijde opzeggen, maar het contract mag daar een opzegtermijn en een opzegmoment aan verbinden, en die bepalen wat de wissel kost. Wie alleen ontslaat, houdt dus een lopende beheerovereenkomst over met een kantoor dat geen bestuurder meer is, inclusief de facturen. Lees eerst het contract, zeg op volgens dat contract, en stem het ontslagbesluit daarop af. En reken er niet op dat de VvE als consument wordt beschermd, want zij is een rechtspersoon.

Na het besluit

De ontslagen bestuurder die het er niet bij laat zitten heeft in de praktijk één corrigerende route, de kantonrechter vragen het besluit te vernietigen, binnen een maand. Terug in functie procederen kan niet, de wet sluit herstel van de dienstbetrekking uitdrukkelijk uit, al blijft schadevergoeding vragen mogelijk. Andersom geldt ook, de kantonrechter ontslaat zelf geen VvE-bestuurder als de vergadering dat niet wil. Er bestaat een omstreden omweg via een vervangende machtiging, door één gerechtshof in theorie erkend, maar in de gepubliceerde rechtspraak nooit toegewezen, dus reken er niet op. Praktischer is de vraag wie de spullen heeft. Administratie, sleutels, wachtwoorden en bankpassen horen bij de functie en moeten na het ontslag worden overgedragen, en een rechter heeft een weigerende oud-bestuurder daar ook toe veroordeeld, al kreeg die geen dwangsom opgelegd omdat er echt onduidelijkheid was over wie er nog bestuurde. Reden te meer om het ontslagbesluit glashelder vast te leggen. En dan de decharge. Die staat in geen enkel modelreglement en hangt bij een VvE dus nergens automatisch aan, ook niet aan de vaststelling van de jaarrekening. Wil de vergadering de vertrekkende bestuurder kwijting geven voor het gevoerde beleid, dan is dat een apart agendapunt en een apart besluit. En de Hoge Raad heeft de reikwijdte klein gehouden, decharge dekt alleen wat uit de stukken bleek of wat de vergadering anderszins wist voor zij besloot. Wat verzwegen is, blijft gewoon aanspreekbaar. Meer daarover in ons artikel over de jaarrekening en decharge. Vergeet tot slot de buitenwereld niet, de wissel moet binnen een week bij de KvK worden doorgegeven, en hoe dat werkt staat in ons artikel over de VvE en de KvK.

Vier misverstanden op een rij

  • Een VvE-bestuurder moet eigenaar in het complex zijn. De wet zegt al dan niet uit de leden. De eigenaarseis komt uit het gewone verenigingsrecht, en dat geldt voor de VvE niet.
  • Wij moeten het bestuur elk jaar herbenoemen. Alle modelreglementen benoemen voor onbepaalde tijd. De vergadering kan wel op elk moment ontslaan, dus onwrikbaar zit niemand.
  • Als de vergadering niet durft, ontslaat de kantonrechter hem wel. Nee. Het ontslag is aan de vergadering, en de rechterlijke omweg is omstreden en in de gepubliceerde rechtspraak nooit toegewezen.
  • Met decharge is de oude bestuurder overal vanaf. Decharge reikt niet verder dan wat de vergadering kon weten toen zij haar verleende. En bij een VvE bestaat zij alleen als de vergadering er apart toe besluit.

Zo helpt SamenVvE

Een nette wissel draait op twee dingen, een zuiver besluit en een complete overdracht. In SamenVvE staat het benoemings- of ontslagbesluit met stemuitslag en quorum in het doorzoekbare register, zodat de notulen waarmee je naar de KvK stapt niet uit losse mails hoeven te worden bijeengezocht. En omdat de administratie in het portaal van de vereniging leeft en niet op de zolder van de vertrekkende bestuurder, valt er weinig over te dragen dat kan zoekraken. Voor de overdracht zelf bundelt het overdrachtsdossier de lopende contracten, de financiën, de taken, de meldingen en de besluiten in één document, zodat een nieuw bestuur niet met een verhuisdoos vol ordners begint maar met een leesbaar startpunt.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat een bestuurswissel geen verhuisdoos vol ordners meer is?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen