Vijf uitwegen als niemand het VvE-bestuur in wil

Het is het laatste agendapunt van de jaarvergadering, en iedereen voelt het aankomen. De voorzitter, die het tijdelijk zou doen en dat nu negen jaar volhoudt, schuift haar papieren recht en zegt dat ze er na dit seizoen echt mee stopt. Dan wordt het stil. Iemand roert in de koffie. Iemand anders bestudeert de notulen alsof daar een kandidaat in staat. En de voorzitter weet al hoe dit eindigt. Met haar, nog een jaar.

Die stilte is geen onwil en geen desinteresse. Het is bijna altijd angst voor drie dingen. Tijd, gedoe en aansprakelijkheid. Alle drie zijn kleiner te maken dan ze in die stilte lijken. Hier zijn vijf uitwegen, van licht naar zwaar.

1. Maak de klus kleiner voordat je hem aanbiedt

Wie wil het bestuur in is een onmogelijke vraag, want niemand weet wat er dan op je afkomt. Iedereen kijkt naar de vertrekkend voorzitter en ziet negen jaar. Schrijf daarom eerst op wat het werk werkelijk is in een normaal jaar. Eén vergadering voorbereiden, de bijdrage innen, een handvol rekeningen betalen, de verzekering controleren en een keer een schilder bellen. In een kleine vereniging zonder gedoe is dat een paar uur per maand, geen tweede baan. Een eerlijke taakomschrijving met een uurschatting haalt de grootste angst weg. Het onbekende.

2. Knip het werk in rollen die je los kunt vergeven

Eén iemand die alles doet is de kwetsbaarste vorm die er bestaat, en ook de zwaarste om over te nemen. Knip het op. Iemand voor het geld, iemand voor het gebouw, iemand die de vergadering voorzit. Laat ook commissies meedragen zonder bestuurslidmaatschap. Een kascommissie hoort er wettelijk al te zijn en een tuin- of technische commissie is zo gemaakt. Wie penningmeester voor twaalf woningen te groot vindt, zegt verrassend vaak wel ja tegen "jij belt de aannemers, ik doe de cijfers". Het is dezelfde klus. Hij klinkt alleen eindelijk als iets wat een mens ernaast kan doen.

3. Spreek een vaste, eindige termijn af

Mensen zeggen geen ja tegen levenslang. En dat is precies wat een bestuursrol in veel verenigingen stilzwijgend is. In de praktijk kom je er pas vanaf als je verhuist. Spreek af dat een rol twee of drie jaar duurt, zet de wisseldatum in de notulen en bouw een overdrachtsdossier op zodat de volgende niet bij nul begint. Een vereniging waar het stokje zichtbaar rondgaat, vraagt per persoon veel minder. Het mooie is dat juist de zekerheid dat je eraf kúnt, zittende bestuursleden langer aan boord houdt.

4. Haal de rompslomp weg waar de tegenzin echt zit

Vraag een vertrekkend bestuurslid waar de energie wegliep, en het antwoord is zelden het besturen. Het is het zoeken. Waar staat de akte. Wie heeft de mail van de verzekeraar. Heeft nummer 6 nu wel of niet betaald. Hoe zat dat besluit van drie jaar geleden ook alweer, en in wiens mailbox leeft het antwoord. Dat is geen bestuurswerk maar archeologie, en het is de eigenlijke reden dat mensen afhaken. Zorg dus dat de administratie, de stukken en de besluiten op één plek staan waar elk lid bij kan. Dat maakt de rol overdraagbaar. En een overdraagbare rol is een rol waar je op durft te solliciteren.

5. Besteed gericht uit wat echt niemand wil

Uitbesteden is geen alles-of-niets. Wil werkelijk niemand de boekhouding doen, dan kun je alleen het financiële deel bij een kantoor onderbrengen en de rest zelf blijven doen. Hetzelfde geldt voor alleen het technische beheer. Dat kost meestal minder dan volledig beheer en houdt de vereniging zelf aan het stuur. Wat het kost en wanneer het loont, staat in het artikel over de kosten van VvE-beheer in deze kennisbank.

En als er echt niemand is?

Een vereniging zonder bestuur houdt niet op te bestaan. Ze houdt op te functioneren. Rekeningen blijven liggen, de verzekering verloopt ongemerkt, en bij een verkoop staat de notaris met lege handen, want de wet wil een verklaring van het bestuur aan de akte hebben. De wet heeft voor dat gat overigens een vangnet, al is het voorwaardelijk. Valt het bestuur weg, dan treedt de voorzitter van de vergadering in zijn plaats, tenzij de akte of de vergadering iets anders heeft geregeld. Die voorzitter mag zelf een vergadering bijeenroepen om een nieuw bestuur te benoemen. Kijk dus eerst of jullie zo iemand hebben benoemd, want het is een aparte rol en in kleine verenigingen is die vaak nooit ingevuld. Is er geen voorzitter, dan is er ook geen vangnet. Wie hoopt dat de rechter dan wel een bestuurder aanwijst, moet daar niet op rekenen. De wet voorziet daar niet uitdrukkelijk in. De praktijk probeert het via een vervangende machtiging, en daar oordelen rechters verschillend over. Het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden vond in 2022 dat zo'n machtiging ook over de benoeming van een bestuurder kan gaan, maar alleen als iemand zonder redelijke grond weigert mee te werken. In een vereniging waar niemand weigert en gewoon niemand wil, biedt die route dus niets. Bij een gebouw dat echt verwaarloosd raakt, kan uiteindelijk de gemeente via de rechter ingrijpen, tot en met voorstellen over de samenstelling van het bestuur. Allemaal nooduitgangen die je niet wilt hoeven gebruiken. Vrijwel elke vereniging is beter af met uitweg één tot en met vijf, ruim voordat het zover komt.

Zo hebben wij dit opgelost

SamenVvE is gebouwd om uitweg vier te zijn. De administratie, de stukken, de besluiten en het geld staan op één plek die met de rol meeverhuist in plaats van met de persoon. Een nieuw bestuurslid neemt geen dozen en oude mailboxen over maar een werkende omgeving, en de leden kijken mee. Dat laatste klinkt klein, maar het is precies wat ja zeggen makkelijker maakt. Je staat er zichtbaar niet alleen voor.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 127, artikel 131 en artikel 133. De vergadering benoemt het bestuur en kan het altijd schorsen of ontslaan. Zowel de voorzitter van de vergadering als het bestuur mag een vergadering bijeenroepen, en valt het bestuur weg, dan neemt de voorzitter van de vergadering zijn plaats in, tenzij de statuten of de vergadering iets anders hebben geregeld.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 122. Bij de verkoop van een appartement moet de notaris een verklaring van het bestuur aan de akte hechten, met een opgave van wat de verkoper aan de vereniging schuldig is, de omvang van het reservefonds en de schulden van de vereniging.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 121 en artikel 127a. De kantonrechter kan ontbrekende medewerking binnen de vereniging vervangen door een machtiging. Dreigt een gebouw niet meer aan de instandhoudingsregels te voldoen, dan kan de gemeente door diezelfde rechter worden gemachtigd om de vergadering bijeen te roepen en voorstellen te doen over onder meer het onderhoud en de samenstelling van het bestuur.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 48. Artikel 135 van Boek 5 verklaart dit artikel ook voor een VvE van toepassing. Ontbreekt een raad van commissarissen en is er geen accountantsverklaring, dan benoemt de vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur uitmaken.
• De modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl. 2006 (artikel 58) en 2017 (artikel 63). De vergadering mag zelf commissies instellen en hun taak omschrijven, en zij benoemt jaarlijks een kascommissie van ten minste twee leden die geen bestuurder of voorzitter zijn. De oudere modellen van 1973, 1983 en 1992 kennen zo'n bepaling niet.
• Rechtbank Midden-Nederland, 19 november 2020, ECLI:NL:RBMNE:2020:6054. De kantonrechter wees het verzoek af om een externe bestuurder te laten benoemen en overwoog dat hem die bevoegdheid niet toekomt.
• Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 15 februari 2022, ECLI:NL:GHARL:2022:1126. In hoger beroep oordeelde het hof juist dat een vervangende machtiging ook kan zien op de benoeming of het ontslag van een bestuurder, maar alleen als medewerking zonder redelijke grond wordt geweigerd. De machtiging werd hier niet verleend.