De taken van het VvE-bestuur. Wat de wet vraagt, wat je akte toevoegt en wie wat doet

Door Ibrahim Önder · Gepubliceerd op

Wat het VvE-bestuur moet volgens de wet en de akte, waarom secretaris en penningmeester een afspraak zijn en wat je doet als het bestuur stilvalt.

Het bestuur van een VvE beheert het geld en voert uit wat de vergadering besluit. Binnen zes maanden na het boekjaar legt het op een vergadering verantwoording af, met een verslag en de jaarstukken. Daarnaast verzekert het het gebouw, houdt het de administratie en meestal ook een register bij en geeft het wijzigingen binnen een week door aan de KvK. Wie in het bestuur wat doet, spreken jullie zelf af.

Je bent gekozen, met een applaus en een opgeluchte zucht van de rest van de zaal. Op weg naar huis krijg je een ordner mee en de belofte dat het allemaal wel meevalt. Thuis sla je hem open. Een polis, een stapel notulen, een uittreksel van de KvK met de naam van iemand die al twee jaar niet meer in het gebouw woont. Wat moet je nu eigenlijk? En wat is van de penningmeester, wat van jou, en wat van niemand? Het antwoord is korter dan die ordner doet vermoeden, maar het staat op drie plekken tegelijk. In de wet, in je splitsingsakte en in de afspraken die jullie zelf maken.

Twee werkwoorden in de wet

Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek is opvallend zuinig over het bestuur van een VvE. Het beheert de middelen van de vereniging en zorgt dat de besluiten van de vergadering worden uitgevoerd. Dat is het, twee werkwoorden. De vergadering kan daarvan afwijken en het bestuur aanwijzingen geven. Wat het bestuur zonder de vergadering mag beslissen, is een vraag apart, en die staat in ons artikel over het mandaat van het bestuur. De rest van wat het bestuur moet, staat verspreid. In een paar losse wetsartikelen, zoals die over de KvK en over de verkoop van een appartement. In een paar regels van het verenigingsrecht die ook voor de VvE gelden. En in het modelreglement in je akte. Pak die akte er dus bij. Het jaartal van het reglement bepaalt meer dan je denkt, en hoe je het vindt, lees je in welk modelreglement voor jullie geldt.

Verantwoording binnen zes maanden is wet

Eén plicht staat boven alle reglementen. Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar brengt het bestuur op een vergadering een verslag uit over hoe het jaar is gegaan en welk beleid het voerde, en legt het de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring voor. De bestuurders tekenen die stukken. De vergadering kan de termijn verlengen, maar laat het bestuur hem gewoon verlopen, dan kan elk lid via de rechter afdwingen dat het alsnog gebeurt. Het verslag mag kort zijn, en het nieuwste grote modelreglement noemt zelfs een mondeling verslag. Schrijf het toch even op, dan heb je iets om te tekenen en te bewaren. Maar het moet er zijn. Hoe je de cijfers maakt, staat in de jaarrekening van de VvE maken.

Een vereniging in Limburg deed het al vijfentwintig jaar op dezelfde manier. Cijfers op tafel, handen omhoog, klaar. Geen verslag, geen handtekeningen en geen controle vooraf. Toen een lid bezwaar maakte, noemde de kantonrechter de verdediging van de vereniging in 2024 een reeks misvattingen en vernietigde hij de goedkeuring van de cijfers en de décharge van het bestuur.

Het papierwerk dat altijd doorloopt

Naast die jaarlijkse verantwoording loopt er het hele jaar een stroom kleiner werk. Het bestuur voert een administratie waaruit je op elk moment kunt zien wat de vereniging bezit en verschuldigd is, en bewaart die minstens zeven jaar. In de modellen tot en met 1992 en in dat van 2017 geeft het elke eigenaar die erom vraagt inlichtingen en inzage. Het houdt in bijna elk modelreglement een register bij van eigenaars en gebruikers, alleen het model voor kleine verenigingen van 2021 kent zo'n register niet. Bij elke verkoop levert het de notaris een verklaring met wat de verkoper nog schuldig is, hoe groot het reservefonds is en welke schulden de vereniging heeft. Namens de vereniging ziet het erop toe dat iedereen zich aan de regels houdt, en in de nieuwste modellen staat dat met zoveel woorden. Krijgt een bestuurder een deurwaardersexploot voor alle eigenaars, dan moet hij iedereen meteen inlichten. En wijzigt de vergadering het huishoudelijk reglement, dan moet het bestuur die wijziging in de modellen vanaf 2006 laten inschrijven in de openbare registers, of in het model van 2021 in het handelsregister of de openbare registers. Dat is een taak die makkelijk vergeten wordt.

Verzekeren en reserveren

Het gebouw verzekeren is in elk modelreglement een taak van het bestuur. In de oudste modellen gaat het alleen om brand en ontploffing. Vanaf het model van 1983 komen water- en stormschade erbij, en een aansprakelijkheidsverzekering voor de vereniging. Het bedrag stelt de vergadering vast. De herbouwwaarde loop je periodiek met de verzekeraar na, en onder het model van 1973 laat je haar elk jaar door een deskundige controleren. Sinds 2018 is er een tweede vaste plicht. Een woongebouw reserveert elk jaar minstens wat het vastgestelde onderhoudsplan vraagt, of anders ten minste een half procent van de herbouwwaarde, op een eigen rekening van de vereniging. Dat het bestuur dat onderhoudsplan moet laten maken, staat alleen in de modellen van 2006 en 2017, en in dat van 2017 alleen als de vergadering voor die route kiest. Het model voor kleine verenigingen van 2021 noemt het plan alleen als kostenpost. Een rechtbank vond het in 2023 misschien niet zorgvuldig dat een vereniging onderdelen in haar plan was vergeten, maar het besluit bleef staan, omdat de wet kijkt of je reserveert volgens je eigen plan. Maak het plan dus volledig. Hoe, lees je in zelf een MJOP opstellen.

Voorzitter, secretaris en penningmeester zijn een afspraak

Iedereen kent het rijtje, maar de wet kent het niet. In Boek 5 komen de woorden secretaris en penningmeester geen enkele keer voor. Standaard bestaat het bestuur uit één persoon, tenzij de akte er meer noemt, en dan kan ieder van hen de vereniging vertegenwoordigen. Alleen de modelreglementen van 1992, 2006 en 2017 zeggen dat een bestuur van meer personen uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester benoemt, en in het model van 1992 mogen de laatste twee dezelfde persoon zijn. In het model voor kleine verenigingen van 2021 is iedere eigenaar bestuurder, tenzij de vergadering anders besluit. Wat een secretaris of een penningmeester doet, beschrijft geen enkel modelreglement.

Een verdeling is toch verstandig, alleen beschermt zij je minder dan je zou hopen. Elke bestuurder blijft verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken. Bij de vraag of een bestuurder persoonlijk iets te verwijten valt, telt mee welke taken bij anderen lagen, maar hoeveel dat in een kleine vereniging weegt, heeft nog geen rechter uitgemaakt. Wie penningmeester is, draagt de kas, en de anderen mogen niet wegkijken. Meer over dat risico staat in hoe groot het risico van een bestuurder echt is.

Wat de secretaris in de praktijk doet

De secretaris is het geheugen van de vereniging. Geen wet noemt hem, maar elk van zijn klussen staat wel ergens.

  • Uitnodigen. De oproeping met agenda op tijd versturen, vijftien dagen vooraf in de meeste reglementen en acht in de oudste. Per mail mag, naar wie daarvoor een adres heeft opgegeven, tenzij je akte dat duidelijk uitsluit. Dat besliste de Hoge Raad in 2023.
  • Opschrijven. De notulen maken en in de reglementen vanaf 2006 binnen twee weken naar iedere eigenaar sturen, en ook notulen maken van de bestuursvergaderingen.
  • Bijhouden wie er woont. Het register van eigenaars en gebruikers, met de verklaringen die huurders en andere gebruikers tekenen.
  • Doorgeven. Post, vragen en verzoeken om inzage beantwoorden, en een deurwaardersexploot meteen aan alle eigenaars doorsturen.
  • Bewaren. Het archief. De boeken minstens zeven jaar, en onder het model van 2006 alles tot de splitsing wordt opgeheven. In de modellen van 2017 en 2021 geldt dat laatste voor de overige stukken.
  • Inschrijven. Wijzigingen in het bestuur bij de KvK en een gewijzigd huishoudelijk reglement in het register.

Hoe een bestuur van drie besluit

Zit je met meer mensen in het bestuur, dan wil je weten wat er geldt als jullie het oneens zijn. De modellen van 1992, 2006 en 2017 regelen het. Het bestuur besluit met meer dan de helft van de stemmen in een bestuursvergadering, waar in het model van 1992 alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd moeten zijn en in de latere modellen de meerderheid, en in de modellen van 2006 en 2017 kan het ook buiten een vergadering besluiten als alle bestuurders schriftelijk of per mail instemmen. Het model van 2017 laat het bestuur minstens twee keer per jaar vergaderen, dat van 2006 vier keer. De modellen van 1973, 1983 en 2021 zeggen er niets over, en de wet ook niet. Leg het dan zelf vast, het liefst in het huishoudelijk reglement, anders weet niemand wat er geldt als twee bestuurders recht tegenover elkaar staan. Voor de handtekening geldt in de wet dat ieder bestuurder de vereniging kan vertegenwoordigen, en het model van 2017 voegt toe dat bij drie of meer bestuurders ook twee samen kunnen tekenen.

De KvK, en een week

Elke VvE staat in het handelsregister, hoe klein ook. De plicht om wijzigingen op te geven ligt niet bij de penningmeester of de secretaris, maar bij ieder van de bestuurders, en de termijn is kort. Een wijziging, zoals een nieuwe of vertrekkende bestuurder, geef je uiterlijk een week na het feit door. Wanneer die week precies begint, bij het besluit of bij de aanvaarding, is niet helemaal duidelijk. Geef een wissel daarom binnen een week na de vergadering door, dan zit je altijd goed. Een opgave nalaten is een economisch delict. Een UBO-opgave hoeft een VvE juist niet te doen, want de wet zondert de vereniging van eigenaars daar met zoveel woorden van uit. De details staan in de VvE en de KvK, de wissel zelf in een bestuurder benoemen of ontslaan.

Het jaar van het bestuur

Leg de taken naast de kalender en er ontstaat een vast ritme. Eén ding verschilt sterk per akte, en dat is de begroting. Onder het model van 2006 moet het bestuur de begroting voor het nieuwe jaar al voor de jaarwisseling voorleggen. Onder het model van 2017 kan het tot en met de jaarvergadering van het lopende jaar. En onder het model van 2021 gaat de jaarvergadering al over de begroting van volgend jaar. Kijk het na, want het bepaalt de hele planning. Voor een boekjaar dat gelijk loopt met het kalenderjaar ziet de rest er zo uit.

  • Januari tot en met maart. De jaarstukken en het verslag maken.
  • Voor de vergadering. De kascommissie de stukken laten nakijken.
  • Vijftien dagen vooraf. De oproeping met agenda versturen, acht dagen in de modellen tot en met 1983.
  • Uiterlijk 30 juni. De jaarvergadering met verslag, jaarstukken en de vraag over décharge, onder het model van 1973 al voor 1 juni.
  • Twee weken daarna. De notulen rondsturen, in de modellen vanaf 2006.
  • Binnen een week na een wissel. De KvK bijwerken.
  • Bij elke verkoop. De verklaring voor de notaris en het register bijwerken.
  • Elke vijf jaar. Het onderhoudsplan herzien, als jullie op basis van een plan reserveren.

Wie per rol wil zien wat er wanneer gebeurt, vindt de hele jaarplaat in het jaar van je VvE. Vanaf 1 januari 2027 mag degene die de vergadering bijeenroept haar ook helemaal online laten plaatsvinden, en kan een kwart van de stemmen dan alsnog een zaal eisen. Hoe dat gaat werken, lees je in digitaal vergaderen met de VvE.

Als het bestuur stilvalt

Zit je niet in het bestuur en gebeurt er niets, dan heb je meer in handen dan je denkt. Na zes maanden zonder verslag en jaarstukken kun je de bestuurders via de rechter laten veroordelen om het alsnog te doen. Wil je een vergadering, vraag die dan bij het bestuur aan. Roept het bestuur haar niet op tijd bijeen, dan mogen de verzoekers het zelf doen. De drempel en de termijn staan in je reglement, bijvoorbeeld een tiende van de stemmen en een maand in het model van 1992, of eenentwintig dagen in dat van 2017. De regel uit het gewone verenigingsrecht geldt hier niet, oordeelde de Hoge Raad. Wees wel precies. Een groep eigenaars in Zeeland riep in 2017 zelf een vergadering bijeen terwijl het bestuur al op tijd had opgeroepen, en de kantonrechter vernietigde al hun besluiten. Hoe je het goed aanpakt, staat in zo dwing je een vergadering af.

Een bestuur dat helemaal ontbreekt

Valt het bestuur weg, dan neemt de voorzitter van de vergadering de taak over, tenzij er iets anders is geregeld. Weigert de vergadering zonder goede reden mee te werken aan een benoeming of een ontslag, dan kan de kantonrechter die medewerking vervangen, al doet hij dat met grote terughoudendheid. En voor wie zelf in het bestuur zit en vreest voor een fout, is er een geruststellende uitspraak uit Den Haag. Een rechtbank hield in 2024 een professionele bestuurder die veertig jaar twee grote verenigingen met winkels had bestuurd, alleen aansprakelijk voor meerwerk dat zonder volmacht was opgedragen. Voor een fout die de vergadering zelf had laten liggen, wees de rechtbank naar de vergadering. Blijf binnen je mandaat en leg wat van de vergadering is bij de vergadering neer, dan sta je sterk. Is er niemand die het bestuur in wil, kijk dan naar vijf uitwegen.

Vier misverstanden op een rij

  • Een VvE moet een voorzitter, een secretaris en een penningmeester hebben. Nee. De wet kent alleen een voorzitter van de vergadering. Een voorzitter, secretaris of penningmeester van het bestuur kent zij niet, en standaard bestaat het bestuur uit één persoon. Alleen drie modelreglementen laten een groter bestuur de functies verdelen.
  • De taken van de secretaris staan in het reglement. Nee. Geen enkel modelreglement beschrijft wat een secretaris doet. Alle taken zijn taken van het bestuur.
  • Een jaarvergadering is alleen een afspraak uit het reglement. Nee. De wet eist dat het bestuur elk jaar binnen zes maanden op een vergadering verantwoording aflegt.
  • De penningmeester geeft de wissel door, en daar heb je een maand voor. Nee. Die plicht ligt bij ieder van de bestuurders, en de termijn is een week.

Zo helpt SamenVvE

Wat besturen zwaar maakt, is zelden één grote taak. Het is de angst dat er iets moet waar niemand aan dacht, en het gevoel dat alles bij één persoon ligt. In SamenVvE krijgt elk bestuurslid een functie, zoals voorzitter, secretaris of penningmeester, en ziet iedereen op de kaart Jouw jaar welke momenten er voor die rol aankomen, met stappenplannen die zichzelf afvinken als het werk in het portaal gedaan is. Taken krijgen een verantwoordelijke en een streefdatum, zodat zichtbaar is wie wat oppakt. Het kavelregister houdt bij wie eigenaar is, en een huurder die zich aanmeldt koppelt het bestuur aan die eigenaar. De notulen hebben een concept- en een vastgestelde versie, en het besluitenregister bewaart elk besluit met de stemuitslag, het quorum en waar nodig het bedrag waarvoor de vergadering het bestuur machtigde. Staat de AI-hulp aan, dan kan het portaal bij een wissel een concept maken voor het overdrachtsdossier, met de contracten, de saldi, de open taken en de laatste besluiten. De opgave bij de KvK doe je zelf. Die week blijft jullie klok.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat het hele bestuur ziet wat er dit jaar nog moet, en wie het oppakt?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen