De jaarrekening van de VvE maken. Geen model en geen accountant, wel drie stukken die kloppen

Door Ibrahim Önder · Gepubliceerd op

Geen verplicht model en geen accountant, wel een balans, baten en lasten en een toelichting. Zo maak je als penningmeester de jaarrekening van de VvE.

Elk VvE-bestuur maakt binnen zes maanden na het boekjaar een balans en een staat van baten en lasten, schrijft er een toelichting bij en legt alles ter goedkeuring aan de vergadering voor. Een verplicht model of een accountant is er niet. Boek elke factuur in het jaar van het werk, laat zien hoe groot het reservefonds is en laat twee leden buiten het bestuur de stukken nakijken.

Een formulier voor de jaarrekening van een VvE bestaat niet. Dat klinkt als goed nieuws, tot je in februari met een map aan de keukentafel zit. Twaalf afschriften van de lopende rekening, twaalf van de spaarrekening, een stapeltje facturen en de begroting die vorig voorjaar is vastgesteld. Over een paar maanden moet de vergadering erover beslissen. Moet er een boekhouder naar kijken? En wat als een buurman straks een fout vindt? De wet laat je inderdaad opvallend vrij. Alleen blijven de paar regels die er wel zijn, bij de rechter stevig overeind.

Wat de wet van het bestuur vraagt

Een vereniging van eigenaars valt hier onder dezelfde basisregel als elke vereniging. Het bestuur houdt een administratie bij waaruit je op elk moment kunt zien wat de vereniging bezit en wat zij verschuldigd is. Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar maakt het een balans en een staat van baten en lasten en zet die op papier. De boeken en bescheiden bewaart het daarna zeven jaar. Dat die regel ook voor de VvE geldt, volgt uit Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek, en een kantonrechter heeft het met zoveel woorden bevestigd.

Daar komt een tweede regel bij. Binnen dezelfde zes maanden legt het bestuur de balans en de staat van baten en lasten, met een toelichting, ter goedkeuring voor aan de vergadering. De vergadering mag die termijn verlengen. Laat het bestuur hem verlopen, dan kan elk lid naar de rechter om het af te dwingen. In de oudste aktes, met een reglement uit 1972 of 1973, staat zelfs vijf maanden.

Geen model, geen accountant, geen deponering

Wat er niet staat, is minstens zo geruststellend. De uitgebreide jaarrekeningregels voor bv's, nv's en grote verenigingen met een onderneming gelden niet voor een VvE, en een rechtbank zei dat in 2024 nog eens ronduit. Er is dus geen voorgeschreven model, er hoeft geen accountant te tekenen en je deponeert niets bij de Kamer van Koophandel. Zonder accountant benoemt de vergadering wel elk jaar een commissie van ten minste twee leden die niet in het bestuur zitten, en die de stukken nakijkt. Wat die commissie precies doet, lees je in ons artikel over de kascommissie. De vrijheid gaat over de vorm. Stukken weglaten die de wet of je reglement noemt, valt er niet onder.

Drie stukken, en de uitleg telt mee

Wat je maakt, past in drie stukken. Het eerste is de staat van baten en lasten, die de meeste reglementen de exploitatierekening noemen. Daarin staat per post wat er over het jaar binnenkwam en wat het kostte. In de reglementen van 2006 en 2017 volgen die posten de indeling van de begroting, zodat de leden de twee naast elkaar kunnen leggen. Het tweede stuk is de balans. Daarop staan per 31 december de saldi van beide bankrekeningen, wat eigenaars nog moeten betalen, de facturen die nog openstaan en de stand van het reservefonds. Vanaf het modelreglement van 2006 moet de omvang van dat fonds er met zoveel woorden uit blijken. Het derde stuk is de toelichting, een paar alinea's over wat de posten betekenen, waar het jaar afweek van de begroting, welke achterstanden er zijn en wat het bestuur met het resultaat wil. Hoe de leden die stukken lezen en erover stemmen, staat in ons artikel over de jaarrekening en de décharge. Daarnaast vertelt het bestuur op de vergadering in een kort verslag hoe het jaar ging, en in het model van 2017 mag dat ook mondeling.

Zonder toelichting viel alles om

Die paar alinea's lijken een formaliteit, tot je de zaak kent die een kantonrechter in Midden-Nederland kreeg voorgelegd. Een lid van de kascommissie had vooraf vragen gesteld over de balans en de exploitatierekening. De administratie van de VvE liep door die van een hoofdvereniging heen, en een toelichting was er niet. De vergadering keurde de stukken toch goed en zette het overschot, zoals elk jaar, bij de algemene reserve. De kantonrechter verklaarde de goedkeuring in 2019 nietig, juist omdat de uitleg ontbrak, en het besluit over het overschot ging mee onderuit. Dat het bestuur na de vergadering alsnog een toelichting stuurde, hielp niets meer. De nieuwere reglementen noemen de toelichting ook zelf, maar de wet vraagt haar van elke VvE, hoe oud de akte ook is.

Elke factuur in zijn eigen jaar

Het verleidelijkste is de bankafschriften optellen. Wat erin kwam, wat eruit ging, en het verschil is het resultaat. Voor elke VvE met een reglement vanaf 1992 is dat te kort door de bocht, want die reglementen spreken letterlijk van de baten en de lasten over het boekjaar. Een factuur van de schilder die in januari binnenkomt voor werk van december, hoort dus in de cijfers van december. Een kantonrechter in Zeeland-West-Brabant verklaarde in oktober 2025 de vaststelling van een jaarrekening nietig omdat precies dat was misgegaan, met een factuur over 2024 die pas in 2025 was geboekt. Opvallend is wat er wel bleef staan. De décharge van het bestuur bleef overeind, en andere bezwaren van de eigenares hielden geen stand, onder meer omdat zij ze niet eerst in de vergadering had ingebracht. De jaarrekening moest wel over, volgens de regels.

Een oude akte, en geld dat over de jaargrens loopt

Is je akte ouder, met een reglement van voor 1992, dan staan de woorden baten en lasten er misschien niet in. De oudste modellen spreken van de schulden en kosten van dat boekjaar. Of je de exploitatierekening dan mag maken van wat er op de bank in- en uitging, heeft nog geen rechter uitgemaakt. Ook daar horen de kosten bij hun eigen jaar, dus doe het gewoon zo. De balans en de toelichting maak je hoe dan ook. Het stelsel van baten en lasten zegt ook iets over geld dat de andere kant op over de grens loopt. Betaalt een buurvrouw in december alvast haar bijdrage voor januari, dan hoort die bij het nieuwe jaar.

Een achterstand op de balans

Een buurman die op 31 december achterloopt, is in dit stelsel een vordering op de balans, geen bijdrage die er niet is. Zijn naam heb je daarvoor niet nodig. Lijkt een bedrag hopeloos, dan zegt geen enkel modelreglement of je het mag afboeken. Overleg dat met de kascommissie en leg in de toelichting uit wat je hebt gedaan. Blijft een definitieve bijdrage zes maanden onbetaald, dan slaan bijna alle reglementen haar om over de andere eigenaars, met behoud van verhaal op wie niet betaalde. Wat je verder kunt doen, staat in ons artikel over een eigenaar die niet betaalt.

Het reservefonds, apart en volledig

Het reservefonds krijgt een eigen plek in de cijfers, en daar is een wettelijke reden voor. Sinds 2018 moet een woongebouw elk jaar minstens reserveren wat het vastgestelde onderhoudsplan vraagt, of anders ten minste een half procent van de herbouwwaarde. Zet die toevoeging als aparte post in de staat van baten en lasten, laat op de balans zien hoe groot het fonds is, en leg de reservering naast het onderhoudsplan voordat je de stukken rondstuurt. Een kantonrechter verklaarde in 2023 een reservering nietig die lager was dan het plan vroeg. Een lange verantwoording hoeft er niet bij. De rechtbank uit 2024 vond dat de balans de voorgeschreven bedragen moet tonen, maar geen uitleg hoeft te geven over hoe het fonds zich verhoudt tot het plan. Hoe groot het fonds moet zijn, lees je in hoeveel genoeg is in het reservefonds.

Wat er met het overschot gebeurt

Bijna elke jaarrekening eindigt met een verschil tussen de voorschotten die de eigenaars betaalden en wat het jaar echt kostte. In bijna alle reglementen gaat een overschot terug naar de eigenaars, tenzij de vergadering anders besluit. In de praktijk loopt dat via de definitieve bijdragen, die in de plaats komen van de voorschotten, zodat het verschil wordt verrekend. Het reglement van 1983 is de uitzondering, daar gaat een overschot standaard naar het reservefonds. Een tekort zuiveren de eigenaars in de meeste reglementen binnen een maand na de vaststelling aan.

Pas op met de algemene reserve. Veel jaarrekeningen gebruiken dat woord, maar het staat in geen enkel modelreglement. Een overschot daarheen schuiven is dus een besluit dat de vergadering bewust moet nemen, en het was precies dat besluit dat in de zaak uit 2019 mee onderuitging.

Van map naar jaarrekening

Je hoeft geen boekhouder te zijn. Met de afschriften, de facturen, de begroting en de breukdelen kom je er, in deze volgorde.

  1. Leg de afschriften per 31 december klaar, van de lopende rekening en van de rekening van het reservefonds.
  2. Kijk of de beginstand gelijk is aan de eindstand van vorig jaar. Klopt dat niet, zoek dan eerst uit waarom.
  3. Zet elke bijschrijving en afschrijving op een post die ook in de begroting staat.
  4. Zoek de facturen van januari en februari die over het oude jaar gaan, en de vooruitbetalingen, en zet ze in het goede jaar.
  5. Maak per eigenaar een overzicht van het voorschot volgens de breukdelen, wat er betaald is en wat er openstaat.
  6. Zet de toevoeging aan het reservefonds als aparte post en leg haar naast het onderhoudsplan of de half procent.
  7. Stel de balans op met de banksaldi, de vorderingen op eigenaars, de nog te betalen facturen en het reservefonds.
  8. Schrijf de toelichting, met de afwijkingen van de begroting, de achterstanden en een voorstel voor het resultaat.
  9. Geef de kascommissie de stukken en de boeken, en ruim de tijd.
  10. Laat de bestuurders tekenen, stuur alles mee met de oproeping, en zet de goedkeuring, het resultaat en daarna apart de décharge op de agenda.

Wie de stukken niet mag controleren

Bij stap negen wringt het in kleine verenigingen, omdat er weinig mensen zijn om uit te kiezen. De commissie bestaat uit minstens twee leden, en geen van hen zit in het bestuur. Een kantonrechter in Rotterdam vond in 2025 dat een commissie van één persoon die zelf ook bestuurder was, de goedkeuring van de jaarrekening en de décharge vernietigbaar maakte. Zitten in jullie gebouw bijna alle eigenaars in het bestuur, overleg dan op tijd hoe je de controle toch rond krijgt.

Bewaren, en één exemplaar op papier

Is de jaarrekening vastgesteld, dan begint het bewaren. Zeven jaar is het wettelijke minimum, en je akte kan meer vragen. Staat het modelreglement van 2006 in je akte, dan bewaar je alle boeken en bescheiden tot de splitsing ooit wordt opgeheven. In de modellen van 2017 en 2021 begint de wettelijke termijn pas te lopen als de jaarrekening is vastgesteld, en blijven de overige stukken tot de opheffing bewaard. Digitaal bewaren mag, met één kanttekening. Bij de balans en de staat van baten en lasten spreekt de wet van op papier stellen, en of een getekende pdf daaraan voldoet, is niet zeker. Print de vastgestelde versie, laat haar tekenen en leg dat exemplaar in het archief.

De btw is gewoon een kostenpost

Met de Belastingdienst heb je bij de jaarrekening meestal weinig te maken. Een gewone VvE is voor de btw geen ondernemer zolang het om beheer en onderhoud van het gebouw gaat, dus de btw op een factuur is een kostenpost en boek je inclusief. Anders wordt het als jullie bijvoorbeeld laadpalen exploiteren. Hoe dat zit, en wat er met de vennootschapsbelasting is, staat in ons artikel over belastingen en de VvE.

Vier misverstanden op een rij

  • Een kleine VvE hoeft alleen een kasoverzicht te maken. Nee. De wet vraagt van elk VvE-bestuur binnen zes maanden een balans en een staat van baten en lasten, met een toelichting voor de vergadering.
  • Er moet een accountant tekenen. Nee. Er is geen model en geen accountantsplicht. Zonder accountant kijkt een commissie van twee leden buiten het bestuur de stukken na.
  • Het overschot gaat naar de algemene reserve, dat hoort zo. Nee. In bijna alle reglementen gaat een overschot terug naar de eigenaars, tenzij de vergadering anders besluit. Het woord algemene reserve staat in geen enkel modelreglement.
  • Na zeven jaar mag alles weg. Niet altijd. Onder het reglement van 2006 bewaar je alles tot de opheffing van de splitsing.

Zo helpt SamenVvE

De zorg in februari is zelden de jaarrekening zelf. Het is de map, en de vraag of alles erin zit. In SamenVvE houdt het kasboek het hele jaar de lopende kas en het reservefonds als twee gescheiden lijnen bij, elk met een eigen beginsaldo, en zie je per post de begroting naast wat er werkelijk uitging. Na afloop van het jaar zet de export alles op een rij in een bestand voor Excel, met de inkomsten, de uitgaven en het resultaat per fonds, de uitgaven per post tegenover de begroting, alle boekingen en de facturen die nog openstaan, en dat bestand komt meteen in de documenten van de vereniging terecht. Zijn ook de late facturen van het oude jaar geboekt, dan zet je het boekjaar op slot, en heropenen kan alleen met een opgegeven reden. De kascommissie kijkt mee in een eigen omgeving, met de cijfers naast die van vorig jaar en een auditbestand voor wie het grondig wil doen. Wat het portaal niet doet, is de balans en de toelichting voor je schrijven. Die maak je zelf, met alle cijfers al voor je neus.

Bronnen bij dit artikel

Wil je in februari aan tafel zitten met alle cijfers al op een rij?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen