Dit kan de vereniging doen als een eigenaar de VvE-bijdrage niet betaalt

Gepubliceerd op

Als één woning niet betaalt, betalen de buren stilletjes mee. Dit is het nette incassotraject van een VvE, van het goede gesprek tot de veertiendagenbrief en de rente. En dit gebeurt er bij een verkoop.

Het is een van de ongemakkelijkste taken in verenigingsland. Aanbellen bij iemand die je elke week bij de containers ziet, over geld. Dus schuift het door. De penningmeester houdt het in de gaten, de achterstand groeit van twee maanden naar acht, en ergens in dat jaar wordt het probleem van één woning stilletjes het probleem van allemaal. De rekeningen van de vereniging lopen namelijk gewoon door. Wie niet int, laat de buren meebetalen.

Toch is dit geen verhaal over hard zijn. Het is een verhaal over volgorde. Menselijk beginnen, zakelijk doorpakken, en elke stap netjes doen. Juist bij incasso is een vormfout duur.

Stap 1. Voer het gesprek, echt

Achter de meeste achterstanden zit geen onwil maar leven. Een scheiding, ontslag, ziekte, of gewoon schaamte die elke brief ongeopend laat. Begin dus met een gesprek of een vriendelijke herinnering, en bied waar dat kan een betalingsregeling aan. Een achterstand die in zes maanden wordt ingelopen is voor de vereniging vrijwel altijd beter dan een procedure. Leg elke afspraak schriftelijk vast, hoe klein ook. Het bestuur mag hierin coulant zijn, maar niet eindeloos. De vergadering hoort te weten dát er een achterstand is en wat eraan gedaan wordt. Wie het is, hoeft niet plenair.

Stap 2. Weet wanneer het verzuim vanzelf begint

Hier helpt het reglement je, al scheelt het per bouwjaar. Werkt je vereniging met het modelreglement van 1992, 2006 of 2017, dan is een eigenaar die een maand na de vervaldag niet heeft betaald automatisch in verzuim, zonder dat er een ingebrekestelling nodig is. In de oudere reglementen van 1973 en 1983 staat die zin niet. Kijk dan eerst in je eigen splitsingsakte, en stuur bij twijfel een ingebrekestelling met een redelijke termijn voordat je verder gaat. De rente loopt dan bovendien met terugwerkende kracht, want het reglement laat haar beginnen op de dag dat het bedrag opeisbaar werd, dus vanaf de vervaldag en niet pas na die eerste maand. In 2026 is dat vier procent, en het reglement van 1992 legt er zelfs twee punten bovenop. Ook is de weg dan vrij voor de volgende stap. Een boete mag trouwens niet, want de reglementen vanaf 1983 sluiten die voor te late betaling uitdrukkelijk uit. Rente en kosten, meer niet.

Stap 3. De veertiendagenbrief, en waarom die precies moet kloppen

Wil de vereniging incassokosten in rekening brengen bij een particuliere eigenaar, dan eist de wet eerst één specifieke brief. De aanmaning die veertien dagen geeft om alsnog te betalen, met daarin de gevolgen van niet betalen én het exacte bedrag aan incassokosten dat anders volgt. De Hoge Raad heeft de lat precies gelegd. De termijn begint pas de dag nadat de brief is ontvangen. Een formulering als "binnen veertien dagen na heden" maakt de hele brief dus krachteloos. Schrijf "binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd", of anders "binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd". Dat zijn de twee formuleringen die de Hoge Raad zelf goedkeurt, en het scheelt precies de dag waar het om draait. Verstuur zo dat je de ontvangst kunt aantonen. Een ruimere termijn geven mag altijd. Een foute brief repareer je niet met een extra weekje. Er moet een nieuwe, correcte brief uit.

De kosten zelf zijn wettelijk genormeerd. Vijftien procent over de eerste 2.500 euro van de hoofdsom, met een minimum van veertig euro. Sinds oktober 2024 is er bovendien een regel die precies over maandbijdragen gaat. Blijft iemand meerdere termijnen achtereen onbetaald laten, dan mag niet elke maand opnieuw het minimum worden gestapeld. De eerste aanmaning in een halfjaar kost veertig euro en volgende termijnen twintig. Reken erop dat een rechter kijkt of het gevorderde bedrag ook redelijk is. Laat de vereniging de incasso over aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat en kan zij de btw daarover niet verrekenen, dan mag zij de incassokosten met btw verhogen. Ze moet dan wel allebei die dingen uitdrukkelijk in de brief zetten. Doet de vereniging de aanmaning zelf, dan is er geen btw om door te berekenen.

Stap 4. Naar de kantonrechter, en wat daarna kan

Betaalt de eigenaar ook dan niet, dan volgt de gang naar de kantonrechter voor een vonnis. Met dat vonnis kan de deurwaarder beslag leggen op loon, bankrekening of op het appartementsrecht zelf. In het uiterste geval volgt een executieveiling. Het hof Amsterdam liet een vereniging in kort geding zelfs doorgaan met de veiling van een woning die onder water stond. Doorslaggevend was een afweging van alle belangen, waarbij meewoog dat de veilingkoper zelf de bijdragen over het lopende en vorige boekjaar verschuldigd wordt en dat de vereniging langs geen andere weg iets kreeg. Zover komt het zelden, en dat hoeft ook niet. Veel achterstanden zijn al betaald voordat de zittingsdatum er is. Het traject bestaat niet om te straffen maar om te voorkomen dat wachten het beleid wordt.

Twee dingen kunnen uitdrukkelijk niet, hoe verleidelijk ook. Het stemrecht van de wanbetaler schorsen, en voorzieningen afsluiten. Voor het schorsen van het stemrecht bestaat geen grondslag, niet in de wet en niet in de modelreglementen. En voorzieningen afsluiten mag het bestuur nooit op eigen houtje doen. Alleen de vergadering kan iemand het gebruik ontzeggen, en dan langs de zware route hieronder. Het zwaarste reglementaire middel is ontzegging van het gebruik. Dat bestaat wel, maar het is met zoveel waarborgen omgeven dat het in de praktijk een papieren dreigement is.

Als de woning wordt verkocht

Bij een verkoop komt de vereniging er vaak alsnog uit. De wet maakt koper en verkoper allebei aansprakelijk voor de bijdragen van het lopende en het voorafgaande boekjaar, ieder voor het hele bedrag. De vereniging mag dus bij de nieuwe eigenaar aankloppen, en die haalt het bij de verkoper terug. De notaris hecht aan de leveringsakte een verklaring van het bestuur waarin de openstaande bedragen staan, en in de praktijk wordt de achterstand dan bij de overdracht verrekend. Zorg dus dat die bestuursopgave klopt, want hij werkt als plafond. Voor meer dan erin staat is de koper niet aansprakelijk. Oudere achterstanden dan dat vorige boekjaar blijven bij de vertrokken eigenaar. Wacht daar dus nooit op.

En de buren?

Nog een reglementaire regel die elke penningmeester hoort te kennen. Blijft de definitieve bijdrage, het bedrag dat na de jaarafrekening moet worden bijgelegd, zes maanden na de betaaltermijn onbetaald, dan wordt die schuld volgens het reglement omgeslagen over de andere eigenaars, zodat de vereniging haar rekeningen kan blijven betalen. De vordering op de wanbetaler blijft bestaan en de andere eigenaars houden een recht van verhaal op hem, maar zij schieten wel voor. Dat is precies zo onaantrekkelijk als het klinkt. Het is meteen het sterkste argument om stap 1 tot en met 3 niet te laten verslonzen, want elke maand uitstel is een maand waarin de buren renteloos voorschieten.

Zo hebben wij dit opgelost

Het gesprek bij de containers wordt niet leuker, wel kleiner. In SamenVvE ziet de penningmeester per woning wat er openstaat, gaan herinneringen op tijd en in de juiste vorm de deur uit, en ligt elke afspraak of regeling vast waar het volgende bestuur haar kan vinden. Het moeilijke gesprek kan het systeem niet voeren. Wel zorgt het dat het over twee maanden gaat in plaats van over acht.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat het probleem van één woning nooit stilletjes het probleem van allemaal wordt?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen