De VvE-verklaring bij verkoop. Wat erin moet en waarom te laag opgeven definitief is

Gepubliceerd op

De notaris mailt om de VvE-verklaring en het bestuur weet niet precies wat daarin hoort. Terwijl dit het document is waarmee de vereniging haar geld veiligstelt en de koper zijn plafond kent. Wat de wet en je reglement eisen, waarom een te laag bedrag niet te herstellen is, en hoe je voorkomt dat je achter het net vist.

De mail van de notaris komt binnen op een dinsdagavond. Of het bestuur binnen tien dagen de VvE-verklaring wil aanleveren voor de verkoop van nummer acht. De penningmeester leest de zin drie keer en beseft dat hij niet precies weet wat daar in moet, en al helemaal niet wat er gebeurt als het misgaat. Terwijl juist deze verklaring het document is waarmee de vereniging haar geld veiligstelt, en waarmee de koper weet waar hij aan toe is. Dit artikel gaat alleen over die verklaring; welke stukken er verder bij een verkoop horen, lees je in ons artikel over het verkopen van een appartement.

Het plafond van de koper

De wet maakt een koper hoofdelijk aansprakelijk voor de bijdragen van zijn voorganger die in het lopende of het voorafgaande boekjaar opeisbaar zijn geworden of nog worden. Dat is de hoofdregel; het reglement mag ervan afwijken en bepalen dat alleen de verkoper of alleen de koper aansprakelijk is, dus kijk altijd eerst in de akte. Let verder op de woorden, het gaat om boekjaren en niet om jaren. Bij een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar kan wie in januari geleverd krijgt voor ruim twaalf maanden achterstand worden aangesproken, en wie in december koopt voor bijna vierentwintig. Tegenover die aansprakelijkheid staat sinds 1 mei 2005 de verklaring. Het bestuur geeft aan de notaris een opgave af van wat de verkopende eigenaar op de dag van overdracht aan de vereniging schuldig is en waarvoor hij aansprakelijk is, de notaris hecht die aan de leveringsakte, en de koper is niet verder aansprakelijk dan tot het bedrag dat uit die opgave blijkt. De verklaring is dus geen administratieve formaliteit maar het plafond van de koper, en sinds 1 januari 2018 horen daar ook de schulden van de vereniging bij, naast de omvang van het reservefonds die er vanaf het begin in stond.

Wat erin moet

De wet vraagt vier dingen, de achterstallige bijdragen over de twee boekjaren, de schulden waarvoor de koper aansprakelijk wordt, de omvang van het reservefonds en de schulden van de vereniging. Je eigen reglement kan daar bovenop komen. Het model van 2006 wil ook het aandeel van de eigenaar in het reservefonds erbij, en het model van 2017 maakt er een vijfdelige checklist van, met daarin ook de extra voorschotbijdragen en de leningschulden met het aandeel van de eigenaar daarin. Het kleine model van 2021 regelt juist helemaal niets over de overdracht, zodat een tweekapper of VvE van drie met dat model alleen de wet hoeft te volgen. De reglementen verdelen de aansprakelijkheid bovendien elk op hun eigen manier. Onder de oudere modellen blijft de verkoper alleen aansprakelijk voor extra bijdragen uit besluiten uit zijn eigen tijd, terwijl het model van 2017 het beeld deels omkeert, daar gaat de leningschuld juist uitsluitend naar de koper en blijft een oude schadevergoedingsschuld uitsluitend bij de verkoper. Twee dingen worden verder vaak verkeerd begrepen. Het aandeel in het reservefonds is een informatiepunt en geen recht op uitbetaling, want dat aandeel verhuist gewoon mee met het appartementsrecht; wat er wel met het fonds mag gebeuren staat in ons artikel over het besteden van het reservefonds. En lopende besluiten met financiële gevolgen, zoals een al besloten grote onderhoudsbeurt, staan niet automatisch in de wettelijke verklaring; alleen het model van 2017 vangt ze deels. Precies daar staan kopers achteraf van te kijken, dus een zorgvuldig bestuur vermeldt zo'n besluit uit zichzelf.

Te hoog, te laag, of helemaal niet

Voor het bestuur is de rekensom belangrijker dan hij lijkt, want de fout werkt maar één kant op. Geeft het bestuur een te hoog bedrag op, dan kan dat achteraf worden verrekend. Geeft het een te laag bedrag op, dan is de koper voor het meerdere niet aansprakelijk, en dat bedrag is richting de koper definitief verloren. De vordering op de verkoper blijft bestaan, maar juist bij een verkoop is die vaak vertrokken of niet meer te vinden. Vergeet ook de lening niet, als de vereniging er een heeft. De verkoper wordt alleen uit zijn aansprakelijkheid voor die lening ontslagen als de opgave daadwerkelijk is gedaan; zonder opgave blijft hij eraan vastzitten, wat de verklaring óók voor de verkoper belangrijk maakt. En als er helemaal geen verklaring komt? Dan gaat de levering gewoon door en vermeldt de notaris het ontbreken in de akte. Over de vraag wat dat voor de koper betekent, spreken de wetsgeschiedenis en de rechtspraak elkaar tegen, de toelichting bij de wet zegt dat de koper dan niet aansprakelijk is, terwijl een kantonrechter in 2015 precies het omgekeerde oordeelde. Laat het als bestuur dus nooit zover komen, want dan hangt ieders positie van een onbesliste rechtsvraag af.

De notaris, en wat je zelf regelt

De notaris moet zich echt inspannen om de verklaring te krijgen, tot aan het raadplegen van het handelsregister en het kadastrale register om te achterhalen wie er eigenlijk bestuurder is. Daar zit meteen de les die bijna niemand kent. In een Rotterdamse zaak liep het mis omdat de vereniging haar bestuurswissel wel bij de KvK maar niet bij het Kadaster had doorgegeven, en dat werd haar als eigen schuld aangerekend. Geef een bestuurswissel dus aan allebei door; hoe dat werkt staat in ons artikel over de bestuurswissel. Een wettelijke termijn voor het afgeven bestaat niet, de notaris stelt een redelijke termijn, dus reageer binnen de termijn die hij noemt en meld het schriftelijk als dat niet lukt. Reken er verder niet op dat de notaris het opgegeven bedrag vanzelf inhoudt op de koopsom. Daar denken rechters verschillend over; de wetsgeschiedenis en een kantonrechter zeggen dat de notaris het bedrag hoort in te houden, maar een hof vond het geen absolute plicht, in een zaak waarin de vereniging zelf nooit om een depot had gevraagd en achter het net viste toen het geld van de derdenrekening al weg was. Vraag als bestuur daarom zelf, schriftelijk en vóór de leveringsdatum, om inhouding of een depot; onder het model van 2006 staat die bevoegdheid zelfs letterlijk in het reglement. De notaris toetst het opgegeven bedrag overigens niet inhoudelijk, en een verkoper die het oneens is mag betwisten, waarna een depot de aangewezen weg is. Nog twee kleine dingen die vaak verrassen. Het is de kóper die zich na de levering onverwijld schriftelijk bij de vereniging moet melden, niet de verkoper. En in een zelfbeheervereniging tekent gewoon de bestuurder de verklaring, bij meer bestuurders meestal ieder van hen alleen; er is geen beheerder of accountant voor nodig.

Vier misverstanden op een rij

  • De koper erft alle schulden van de vorige eigenaar. De aansprakelijkheid is begrensd tot de bijdragen van het lopende en voorafgaande boekjaar en tot het bedrag dat in de verklaring staat, en het reglement kan de verdeling bovendien anders leggen.
  • Twee boekjaren is twee jaar. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar gaat het bij een levering in januari om ruim twaalf maanden, en bij een levering in december om bijna vierentwintig. Dat verschil kan duizenden euro's schelen.
  • Mijn deel van het reservefonds krijg ik bij verkoop uitbetaald. Onder de modellen van 2006 en 2017 staat het aandeel ter informatie in de verklaring, de wet zelf eist alleen de omvang van het fonds. Dat aandeel verhuist mee met het appartementsrecht.
  • De verkoper moet de VvE melden dat er verkocht is. De wet legt die meldplicht bij de verkrijger, en die vergeet het bijna altijd. Een bestuur dat de leveringsdatum kent, vraagt er gewoon zelf om.

Zo helpt SamenVvE

De tien dagen van de notaris hoeven geen stress te zijn. In SamenVvE maakt het bestuur de wettelijke achterstandsopgave voor de notaris met één druk op de knop, als PDF. Het bedrag komt uit het kasboek en de openstaande posten per eigenaar, zodat de kans op een te laag opgegeven bedrag, de enige fout die niet te herstellen is, een stuk kleiner wordt. De stukken die een koper daarnaast wil zien staan per categorie in de documentenkluis, van de akte en de notulen tot de polis en het onderhoudsplan, elk los te downloaden. En die akte vertelt meteen welke reglementsgeneratie er geldt, en dus of jullie naast de wet ook een eigen verklaringsplicht en een depotbevoegdheid hebben.

Bronnen bij dit artikel

Wil je de mail van de notaris kunnen beantwoorden zonder eerst uit te zoeken wat erin moet?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen