Fraude in de VvE. De signalen, de sloten die er al horen te zitten en wat je doet als het raak is

Gepubliceerd op

Fraude in een vereniging is bijna nooit één greep uit de kas, maar een patroon dat jaren doorloopt omdat niemand kijkt. Over de administrateur die acht jaar zijn gang kon gaan, de sloten die al in je reglement staan, de signalen die je serieus mag nemen, en waarom het geld na de strafzaak meestal niet terugkomt.

Hij doet het al jaren, de administratie. Niemand anders wilde het, hij is er handig in, en de vergadering keurt de cijfers elk jaar in tien minuten goed. Zo hoort een vereniging ook te werken, op vertrouwen. Maar precies dat maakt een VvE kwetsbaar, want fraude in een vereniging is bijna nooit één greep uit de kas. Het is een patroon dat jaren doorloopt, om de eenvoudige reden dat niemand tussentijds kijkt. Dit artikel gaat over de sloten die er allang horen te zitten, de signalen die je serieus mag nemen zonder achterdochtig te worden, en wat je doet als het echt mis blijkt te zijn.

Hoe het misgaat, en hoe lang

Twee echte zaken laten het patroon zien. Een administrateur van twee Haagse verenigingen maakte in bijna acht jaar zo'n 421.000 euro over naar rekeningen van zijn eigen bedrijven; hij werd volkomen vertrouwd, en het kwam pas uit toen de penningmeester van de ene vereniging en de bestuurbeheerder van de andere met de bankafschriften aangifte deden. Hij kreeg twaalf maanden cel. Een Brabantse beheerder verduisterde in ruim twee jaar meer dan 750.000 euro uit meerdere verenigingen, hield dat verborgen door onjuiste jaarrekeningen op te maken, en negeerde tot twee keer toe medewerkers die hem erop aanspraken; achttien maanden cel. En dan de zin die elk bestuur zou moeten kennen, van het hof zelf. De kans dat de gedupeerden hun schade vergoed krijgen was zeer gering, want de dader en zijn kantoor waren failliet. De straf komt er meestal wel. Het geld meestal niet. Daarom is alles wat hierna volgt belangrijker dan de aangifte achteraf.

De sloten die er al horen te zitten

Je hoeft er geen duur systeem voor op te tuigen, de belangrijkste sloten heb je al in huis; ze staan in de wet en in je eigen reglement. Al het geld van de vereniging hoort op een rekening op naam van de vereniging, en dat staat al sinds 1972 in elk modelreglement. Voor het reservefonds is het sinds 2018 bovendien wet, een eigen rekening op naam van de VvE, los van de lopende kas. Een beheerder die het geld op een rekening van zijn kantoor houdt, handelt daar dus mee in strijd, hoe gebruikelijk hij het ook noemt. Alleen drie dingen maken het wel toegestaan, en die moet hij dan kunnen aanwijzen, jullie reglement staat het uitdrukkelijk toe, de vergadering heeft er met vier vijfde van alle stemmen toe besloten, of er ligt een bankgarantie op naam van de VvE. Aan het reservefonds zit in elke reglementsgeneratie nog een tweede slot, er kan alleen door twee mensen samen over worden beschikt, na machtiging van de vergadering. Eén persoon die alleen bij de spaarpot kan is dus nooit de bedoeling geweest. Verder kent elk reglement een drempelbedrag waarboven het bestuur machtiging van de vergadering nodig heeft, met een venijnige valkuil in de tussengeneraties. Onder de modellen van 1972 en 1973 staat dat bedrag in de akte zelf, dus daar valt het na te lezen. Onder de modellen van 1983 tot en met 2006 moet de vergadering het vaststellen, en wie dat nooit deed heeft in de praktijk geen rem; pas de modellen van 2017 en 2021 vullen zelf een vangnet van vijfduizend euro in. En dan de kascommissie. Die is geen reglementaire luxe maar een wettelijke plicht, ook als je reglement er niets over zegt. De wet eist dat de vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden benoemt die geen deel van het bestuur uitmaken, met recht op alle stukken en op de kas zelf. In een heel kleine vereniging waar iedereen bestuurder is, wringt dat; de praktische uitweg is dan een buitenstaander vragen of niet iedereen bestuurder maken. Hoe de controle zelf werkt lees je in ons artikel over de kascommissie.

De signalen

  • Het geld staat niet op naam van de vereniging, of het reservefonds staat gewoon bij de lopende kas op één rekening.
  • Er is al jaren geen kascommissie benoemd, of het is steeds dezelfde persoon, of iemand uit het bestuur zelf. De jaarrekening komt structureel te laat, of pas op de vergadering zelf op tafel.
  • Gevraagde stukken komen niet. Onder de modellen van 1972, 1973, 1983, 1992 en 2017 heeft een eigenaar recht op inlichtingen en inzage in de administratie, en uitstel zonder reden is dan zelf een signaal. De modellen van 2006 en 2021 kennen dat recht niet; welke routes er dan zijn staat in ons artikel over inzage in de administratie.
  • De cijfers en de bank vertellen een ander verhaal. Betalingen aan partijen die met de penningmeester of beheerder verbonden zijn, kosten die wel van de rekening gingen maar nergens in de jaarrekening staan, of facturen die pas ná de betaling zijn opgemaakt. Dat laatste was in een Limburgse zaak letterlijk het bewijs waarmee de rechter de uitleg van de beheerder onderuithaalde.

Eén signaal is nog geen fraude, en de goede eerste stap blijft een rustige vraag aan de penningmeester. Maar de eenvoudigste controle die elke kascommissie kan doen, is precies deze, leg de bankafschriften naast de jaarrekening en verklaar elk verschil.

Als het echt mis is

Blijkt er werkelijk iets, handel dan in de goede volgorde. De vergadering kan een bestuurder op elk moment schorsen, en dat is hangende het onderzoek een verstandiger tussenstap dan direct ontslag; hoe die wissel werkt staat in ons artikel over de bestuurswissel. Stel het bewijs veilig, de bankafschriften, de facturen en de jaarrekeningen van de afgelopen jaren, want het bestuur is wettelijk verplicht de administratie zeven jaar te bewaren. Aangifte doen mag iedere eigenaar die er kennis van draagt, daar is geen vergaderbesluit voor nodig; doet iemand het namens de vereniging, dan hoort daar een schriftelijke volmacht bij, en je krijgt altijd een kopie mee die je bewaart voor de verzekeraar en de civiele zaak. Het woord fraude staat overigens niet in het wetboek; waar het hier vrijwel altijd om gaat is verduistering, het wederrechtelijk toe-eigenen van geld dat iemand rechtmatig onder zich had. Voor het terughalen van het geld is de slimste route vaak verrassend nuchter. In die Limburgse zaak kreeg de vereniging 56.615,75 euro terug van haar beheerder op grond van onverschuldigde betaling, simpelweg omdat er voor de betalingen geen enkele verplichting bestond; daarvoor hoefde zij geen ernstig verwijt te bewijzen. Voor een bestuurder ligt de lat hoger, die is pas aansprakelijk bij een ernstig verwijt, maar dan wel voor het geheel, en dat geldt ook voor de medebestuurder die nergens van wist maar wegkeek. En reken je niet rijk aan verleende decharge. Die dekt alleen wat uit de jaarrekening bleek of wat de vergadering wist, en verzwegen fraude blijkt per definitie uit geen van beide; een rechtbank rekende het een bestuurder zelfs aan dat de kascommissie van niets wist. Te laat ben je zelden, want de verjaring van vijf jaar begint pas te lopen als de vereniging de schade én de dader kent, en loopt bij een misdrijf door zolang de strafzaak nog vervolgd kan worden.

Vier misverstanden op een rij

  • Een kascommissie hoeft alleen als het reglement dat zegt. De plicht komt uit de wet en geldt voor elke vereniging, ook als je reglement er niets over zegt; alleen de modellen van 2006 en 2017 noemen een kascommissie.
  • Er is decharge verleend, dus het is klaar. Decharge dekt niet wat de vergadering niet kon weten. Verzwegen fraude valt er nooit onder.
  • Ik ging niet over het geld, dus mij treft geen blaam. Elke bestuurder is voor het geheel aansprakelijk, tenzij hij aantoont dat hem geen ernstig verwijt treft en hij ingreep toen dat kon. Zwijgen is geen verweer.
  • De strafzaak brengt het geld terug. Zelden. Tegen de tijd dat de rechter spreekt, is de dader vaak failliet. Voorkomen en vroeg zien is het echte werk.

Zo helpt SamenVvE

Software voorkomt geen fraude, en wie dat belooft moet je wantrouwen. Wat wel werkt is de gelegenheid verkleinen, door de administratie het hele jaar zichtbaar te maken in plaats van één avond per jaar. In SamenVvE leest elk lid doorlopend mee in het kasboek, met het reservefonds als eigen lijn naast de lopende kas, zodat een gat niet pas bij de jaarrekening kan opvallen. De kascommissie heeft een eigen leesdashboard met jaarvergelijking en export, en in het besluitenregister staat elke machtiging met stemuitslag en quorum doorzoekbaar vastgelegd, zodat achteraf na te lezen is wat de vergadering het bestuur wel en niet heeft toegestaan. Het reglement van 2017 zegt zelfs letterlijk dat het bestuur aan zijn informatieplicht voldoet met een besloten website voor de eigenaars. Precies dat, elke maand een paar ogen erbij, is wat in beide strafzaken al die jaren ontbrak.

Bronnen bij dit artikel

Wil je zien hoe elk lid het hele jaar meeleest in het kasboek, zodat een gat niet pas bij de jaarrekening opvalt?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen