De jaarrekening van de VvE, en wat decharge echt betekent

Gepubliceerd op

Drie weken voor de vergadering valt er een pdf van vier pagina's in je mail en op de avond zelf moet je er iets van vinden. Hoe je de jaarrekening als leek in een half uur controleert, wat vaststellen met je bijdrage doet en waarom decharge geen generaal pardon is.

Drie weken voor de jaarvergadering valt hij in je mail. Jaarrekening, vier pagina's, twee kolommen met getallen. Je scrolt er even doorheen, begrijpt de helft en besluit er op de avond zelf maar niets over te vragen, want niemand anders vraagt ook iets. Daar wordt in twee minuten gestemd, iemand mompelt het woord decharge, en door naar de rondvraag. Zo gaat het in duizenden VvE's, en het is zonde. Want die vier pagina's zijn het enige moment in het jaar waarop jij als eigenaar controleert wat er met jouw geld is gebeurd, en de spelregels zijn goed te snappen.

Waarom die pdf er moet zijn

Het bestuur is wettelijk verplicht om binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de cijfers op te maken en op een vergadering verantwoording af te leggen, met een balans, een overzicht van baten en lasten en een toelichting. De vergadering mag de termijn voor die vergadering verlengen, en onder het oudste modelreglement uit 1973 is die termijn zelfs vijf maanden. Blijft het bestuur in gebreke, dan kan ieder lid bij de rechter nakoming afdwingen. Een verplicht model bestaat niet, en een accountant of deponering bij de KVK is voor een gewone VvE evenmin vereist. Hoe die stukken eruitzien, werken de reglementen verder uit. Vanaf de generatie van 2006 bestaat de jaarrekening uit een exploitatierekening met de baten en lasten en een balans waaruit de omvang van het reservefonds blijkt. De modellen van 2017 en 2021 eisen daarbij uitdrukkelijk een toelichting. En er zit een mooi detail in dat bijna niemand kent. De exploitatierekening moet dezelfde postindeling hebben als de begroting. De vergelijking tussen wat er begroot was en wat er werkelijk is uitgegeven, is dus geen gunst van het bestuur maar een reglementair recht. Nog een regel met tanden. Vanaf het model van 1992 geldt een stelsel van baten en lasten, dus een factuur hoort bij het jaar waarin het werk is gedaan, ook als hij pas in januari binnenkwam. Een kantonrechter verklaarde onlangs de vaststelling van een complete jaarrekening nietig omdat zo'n overlopende post in het verkeerde jaar was geboekt. Boekhouden is voor een VvE geen vormvrije hobby.

Zo lees je hem in een half uur

Dit is geen wettelijke checklist maar de lijst met plekken waar het in de praktijk misgaat. Begin bij het geld zelf. Sluiten de banksaldi op 31 december aan op de post liquide middelen op de balans, en staat het reservefonds er afgescheiden op? Dat fonds hoort van de wet op een aparte rekening op naam van de VvE te staan; de uitzonderingen en hoe dat zit lees je in ons artikel over de bankrekening. Kijk dan of de beginbalans gelijk is aan de eindbalans van vorig jaar, want daar tussenin mag niets verdampen. Vraag om de debiteurenlijst, want een exploitatierekening kan er prachtig uitzien terwijl de helft van de bijdragen nog niet binnen is. Leg de begroting ernaast, post voor post, en laat elke flinke afwijking uitleggen. Controleer of onttrekkingen aan het reservefonds echt bij groot onderhoud horen en in de pas lopen met het meerjarenonderhoudsplan. En vraag naar de overlopende posten. Welke facturen van begin dit jaar horen nog bij vorig jaar? Wie deze vragen stelt, stelt ze overigens op de juiste plek, namelijk in de vergadering. Wie zijn bezwaren daar laat liggen en pas achteraf naar de rechter stapt, krijgt dat aangerekend, tot en met de proceskosten. De kascommissie is hierbij je bondgenoot, maar onthoud haar rol goed. Zij onderzoekt en brengt verslag uit; goedkeuren doet de vergadering zelf. Is er geen raad van commissarissen en kijkt er geen accountant mee, en zo zit vrijwel elke VvE in elkaar, dan eist de wet bovendien dat de vergadering elk jaar opnieuw een controlecommissie van ten minste twee niet-bestuursleden benoemt, ook in VvE's met een oud reglement dat er niets over zegt. Meer daarover in ons kascommissie-artikel.

Vaststellen raakt je portemonnee

Je reglement zegt goedkeuren, of vaststellen, of allebei door elkaar. Zoek er geen diep verschil achter, want dat is er niet; de modellen wisselen de woorden zelfs binnen één artikel af. Waar het om gaat is het gevolg. Met het vaststellen van de jaarrekening stelt de vergadering ook de definitieve bijdragen vast. Waren de maandelijkse voorschotten samen hoger dan de echte kosten, dan krijg je het verschil terug, tenzij de vergadering anders besluit. Waren ze lager, dan moet je het tekort binnen een maand aanzuiveren. De jaarrekening is dus geen formaliteit maar de afrekening van jouw woonjaar. En wat als de vergadering weigert vast te stellen? Dan gebeurt er iets dat teleurstelt wie op een betaalpauze hoopte. De voorschotbijdragen lopen gewoon door op de laatst vastgestelde bedragen, en de reglementen vanaf 2006 verbieden met zoveel woorden dat je opschort of verrekent. Het enige dat je tegenhoudt is de definitieve afrekening, en onder de nieuwste reglementen gaat ondertussen zelfs de bewaarklok van zeven jaar voor de administratie niet lopen, want die telt daar pas vanaf de vaststelling. Een blokkade is soms nodig, maar laat hem nooit jaren duren.

Decharge, het woord dat niemand uitlegt

Dan het moment waarop de voorzitter vraagt of de vergadering het bestuur decharge verleent. Decharge betekent dat de vereniging het bestuur kwijting geeft voor het gevoerde beleid. De VvE zegt toe het bestuur daarvoor niet meer zelf aansprakelijk te stellen. De nieuwste modelreglementen maken er nadrukkelijk een apart besluit van, dat pas ná de goedkeuring van de jaarrekening aan de orde komt. Twee stemmingen dus, en dat is geen bureaucratie maar bescherming. In oudere reglementen komt het woord decharge helemaal niet voor; ga er dan niet van uit dat er stilzwijgend iets gebeurt, maar laat de vergadering het besluit gewoon uitdrukkelijk nemen en notuleren. Pas op voor een zin die je overal leest, dat de wet zou bepalen dat vaststelling van de jaarrekening niet automatisch decharge inhoudt. Die wetsbepaling bestaat echt, maar geldt voor de NV, de BV en de grote commerciële vereniging, niet voor de VvE. Voor de VvE volgt hetzelfde gezonde uitgangspunt uit de nieuwste reglementen zelf.

Belangrijker is wat decharge niet is. Het is geen generaal pardon. De Hoge Raad heeft over decharge in het algemeen bepaald dat zij alleen dekt wat uit de jaarrekening blijkt of wat de vergadering anderszins te horen kreeg voordat zij besloot; het model van 2017 schrijft die beperking zelfs letterlijk in de bepaling. Wat verborgen bleef, blijft aanspreekbaar. Hoe dat uitpakt liet een verenigingszaak zien waarin drie jaar op rij keurig decharge was verleend, terwijl er ondertussen tonnen naar een stichting waren weggeboekt. De bestuurder was gewoon aansprakelijk, want de vergadering had nooit geweten wat zij kwijtschold. Andersom kan decharge ook helpen. Een kantonrechter liet een uitgave die het bestuur eigenlijk niet alleen mocht doen in stand, omdat de vergadering haar achteraf goed geïnformeerd had bekrachtigd met de goedkeuring en de decharge. En decharge werkt alleen binnen de vereniging. Een aannemer, de bank of een gedupeerde derde wordt door een dechargebesluit van jouw vergadering niet geraakt; dat volgt uit hoe de wet in elkaar zit. Weiger je als vergadering decharge, dan gebeurt er overigens ook geen drama. Het bestuur is daarmee niet aansprakelijk en niet ontslagen; de vereniging houdt alleen haar handen vrij. Het model van 2017 vraagt dan wel om in de notulen vast te leggen voor welke onderdelen de decharge wordt onthouden, zodat iedereen weet waar het over gaat.

Drie misverstanden op een rij

  • Met het goedkeuren van de jaarrekening is de decharge automatisch geregeld. Nee. De nieuwste reglementen maken er uitdrukkelijk een tweede, apart besluit van, en onder oudere reglementen hoort de vergadering het expliciet te besluiten. Twee agendapunten, twee stemmingen.
  • Decharge betekent dat het bestuur nergens meer op kan worden aangesproken. Decharge dekt alleen wat de vergadering kon weten, werkt alleen binnen de vereniging en dekt geen verzwegen fouten of fraude.
  • Zolang de jaarrekening niet is vastgesteld, hoef ik niet te betalen. De voorschotbijdragen lopen gewoon door op de oude bedragen, en de reglementen vanaf 2006 verbieden opschorten. Alleen de definitieve afrekening wacht.

Zo helpt SamenVvE

Eerlijk is eerlijk, SamenVvE maakt geen formele jaarrekening voor je. Wat het wel doet, is de cijfers doorlopend in het zicht houden. Elk lid leest het hele jaar door het kasboek mee, met het reservefonds als aparte lijn naast de lopende kas, en ziet de begroting live tegenover de werkelijke uitgaven staan, in dezelfde postindeling. De kascommissie krijgt een eigen leesdashboard met jaarvergelijking en aandachtspunten, en kan de cijfers exporteren voor haar controle. De vaststelling en de decharge gaan als aparte besluiten met stemuitslag het besluitenregister in. Zo wordt de jaarvergadering geen tweeminutenritueel maar een controle die zijn naam verdient, zonder dat iemand er accountant voor hoeft te zijn.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat de jaarvergadering een echte controle wordt in plaats van een tweeminutenritueel?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen