Wat er in de notulen van de ALV moet staan

Gepubliceerd op

Geen document in de vereniging wordt zo onderschat als de notulen. Dit moet er wettelijk en volgens je reglement, zo zien goede notulen eruit, en zo starten ze ongemerkt ook een juridische klok.

Twee jaar na dato begint de discussie opnieuw. De ene buurman weet zeker dat de vergadering destijds heeft besloten dat de schuttingen bij de woningen horen. De andere weet even zeker van niet. Er wordt een oud mailtje bijgehaald en een half schriftje gevonden. Uiteindelijk beslist niet het besluit maar het beste geheugen. Dat is precies het gat waar notulen voor bestaan.

Moet het eigenlijk, notuleren?

Verrassend genoeg staat er in de wet geen losse notulenplicht voor de vergadering van eigenaars. De plicht komt uit je eigen splitsingsreglement. Alle gangbare modelreglementen schrijven notulen voor, met per generatie net andere regels over wie ze ondertekent. In het veelgebruikte reglement van 1992 tekent alleen de voorzitter. In de modellen van 2006 en 2017 tekenen voorzitter en bestuur samen, na vaststelling in dezelfde of de volgende vergadering. De wet doet indirect wél mee. Het bestuur moet de administratie zo voeren dat de rechten en plichten van de vereniging altijd te kennen zijn, en de bijbehorende stukken zeven jaar bewaren. Voor notulen gaan de reglementen daar nog overheen. De modellen van 2006 en 2017 laten de stukken van de vereniging bewaren tot de splitsing wordt opgeheven. Gooi oude notulen dus niet weg omdat er zeven jaar voorbij zijn.

De nieuwere reglementen zeggen ook iets over tempo. De modellen van 2006 en 2017 geven het bestuur twee weken om de notulen of het concept rond te sturen. Op overschrijding staat geen sanctie, maar het is wel een verstandige norm. Waarom, dat komt hieronder.

Wat er in goede notulen staat

Notulen zijn geen verslag van wie wat zei. Ze zijn de boekhouding van de besluiten. Dit is genoeg, en tegelijk het minimum.

  • De formaliteiten. Datum, aanwezigen, volmachten, en hoeveel stemmen er daarmee vertegenwoordigd waren. Dat ene regeltje maakt later navolgbaar dat de vergadering geldig kon besluiten. Bewaar de getekende presentielijst erbij, want in het model van 2017 is juist die lijst bepalend voor het quorum.
  • Per agendapunt het besluit. Letterlijk geformuleerd en met de stemverhouding erbij. Twaalf voor, drie tegen, één onthouding. "Na discussie akkoord" is geen besluit maar een sfeerimpressie.
  • Wie wat doet, en wanneer. Elk besluit zonder eigenaar en datum is een voornemen.
  • De afspraken over geld. Bedragen voluit, inclusief waar het geld vandaan komt. Uit de begroting, uit het reservefonds of uit een extra bijdrage.

Schrijf ze alsof de lezer er niet bij was en het gebouw net heeft gekocht, want dat is over een paar jaar letterlijk je publiek. Houd naast de notulen ook een doorlopende besluitenlijst bij. Eén document waarin elk besluit met datum staat, zodat niemand ooit nog acht jaargangen hoeft door te bladeren voor de vraag van wie de schutting is.

De klok die stiekem meeloopt

Er is een reden om notulen snel en zwart op wit te verspreiden die bijna geen bestuur kent. Een lid dat vindt dat een besluit niet door de beugel kan, kan de kantonrechter binnen één maand vragen het te vernietigen. De Hoge Raad heeft in 2019 uitgemaakt hoe dat werkt voor een lid dat er niet bij was. Verspreidt de vereniging haar besluiten op de gebruikelijke manier, bijvoorbeeld door de notulen rond te mailen, dan begint zijn maand op de dag van die bekendmaking. Doet de vereniging dat nooit, dan moet hij zelf binnen een week na de vergadering navragen wat er is besloten, en loopt zijn maand uiterlijk vanaf de dag daarna. Wie wel op de vergadering was, of zich liet vertegenwoordigen, kende het besluit al toen het viel. Voor hem loopt de maand vanaf de vergadering zelf. Wie de notulen drie maanden laat liggen, houdt daarmee voor de leden die er niet bij waren de aanvechtingstermijn drie maanden open. Snelle notulen zijn niet alleen netjes. Ze geven de hele vereniging eerder zekerheid dat een besluit definitief is. Hoe dat aanvechten werkt, staat in een eigen artikel.

Inzage is geen gunst maar een recht

Elk lid heeft volgens de reglementen recht op inzage in de notulen. Het modelreglement van 2017 noemt zelfs uitdrukkelijk de mogelijkheid om dat via een besloten website van de vereniging te doen. De praktijk is weerbarstiger. Notulen zitten in de mailbox van de oud-secretaris, in drie versies, waarvan één "definitief-def2" heet. Eén vaste plek waar alle leden bij kunnen lost negen van de tien notulenproblemen op, zonder dat er ook maar iets beter geschreven hoeft te worden.

Zo hebben wij dit opgelost

Zolang de notulen onvindbaar zijn, wint wie het beste geheugen heeft. In SamenVvE staan de notulen bij de vergadering waar ze bij horen, leesbaar voor elk lid, met de besluiten als aparte doorzoekbare lijst. Nieuwe leden lezen de geschiedenis terug zonder mailboxarcheologie. En de vraag van wie de schutting is, is voortaan een kwestie van zoeken in plaats van herinneren.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat niet het beste geheugen beslist, maar het besluit zelf?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen