Voorzitter van de VvE? Het zijn er eigenlijk twee

Gepubliceerd op

De voorzitter van de vergadering en de voorzitter van het bestuur zijn twee verschillende rollen, met een andere benoeming en andere bevoegdheden. Wie dat verschil kent, weet ook hoe je een uitslag aanvecht, wie er tekent bij spoed en hoe je een verhitte vergadering heel houdt.

Op de jaarvergadering word je gekozen tot voorzitter, en op weg naar huis vraag je je af wat je nu eigenlijk bent geworden. De baas van de VvE? De baas van het bestuur? Mag je straks knopen doorhakken als de stemmen staken? Drie keer nee, en dat is geen teleurstelling maar een geruststelling. Nederland haalt bij de VvE structureel twee voorzitters door elkaar, en wie het verschil eenmaal ziet, begrijpt ineens hoe de macht in een vereniging echt verdeeld is.

Twee petten, twee benoemingen

De wet kent maar een voorzitter, en dat is de voorzitter van de vergadering. Die wordt door de vergadering zelf benoemd, en de modelreglementen laten haar hem ook op elk moment weer ontslaan. De wet gaat ervan uit dat het een eigenaar is, maar staat toe dat de akte iets anders bepaalt, en dat doen de modelreglementen ook. Alleen onder het oudste model, dat van 1973, moet de voorzitter echt een eigenaar of diens echtgenoot zijn. Vanaf 1983 mag het iedereen zijn, want de modellen zeggen met zoveel woorden dat de vergadering ook iemand van buiten de eigenaars mag benoemen. Een externe professional kan dus rechtsgeldig voorzitten als de vergadering hem aanwijst. Welk model bij jouw gebouw hoort, staat in de splitsingsakte, en die akte kan op elk punt iets anders bepalen dan het model. Pak hem er dus bij voordat je een van deze regels op je eigen vergadering toepast. Daarnaast bestaat er in veel verenigingen een voorzitter van het bestuur. Die functie staat niet in de wet maar wel in de modelreglementen van 1992, 2006 en 2017, en let op de route. De bestuursvoorzitter wordt niet door de vergadering gekozen maar door het bestuur uit zijn eigen midden, als interne taakverdeling naast de secretaris en de penningmeester. In de vergadering heeft die bestuursvoorzitter als zodanig helemaal niets te zeggen. Wie op de ALV de hamer vasthoudt, doet dat dus op grond van een eigen benoeming door de leden, niet omdat hij toevallig het bestuur aanvoert.

Wat de vergadervoorzitter echt in handen heeft

De rol lijkt ceremonieel, maar er zit echte macht in. Drie bevoegdheden springen eruit, en daarna komen er nog drie taken bij die bijna niemand kent. De eerste is de leiding van de vergadering, van spreekvolgorde tot stemming. De tweede is verrassend zwaar. Het oordeel dat de voorzitter over de uitslag van een stemming uitspreekt, is beslissend, tenzij de eigen akte iets anders bepaalt. Ben je het er niet mee eens, dan moet je dat onmiddellijk zeggen, ter plekke. Dan volgt een nieuwe stemming als de meerderheid van de vergadering dat wil, en was er gewoon met handopsteken gestemd, dan is een enkele stemgerechtigde aanwezige al genoeg. Wie pas thuis begint te rekenen, is te laat. Dat is geen formaliteit. Wat de voorzitter hardop vaststelt, is de uitslag, en daarom is het moment van bezwaar maken het moment zelf en niet de week erna. De derde bevoegdheid is dat de voorzitter, naast het bestuur, zelfstandig een vergadering mag bijeenroepen. Voor leden die bij het bestuur geen gehoor vinden, is de voorzitter daarmee een tweede loket. Daarbovenop geven de reglementen de voorzitter nog een controletaak. Wil het bestuur bij spoed verplichtingen aangaan boven een drempelbedrag, in het model van 2017 vijfduizend euro zolang de vergadering niets anders vaststelt, dan heeft het daarvoor de machtiging van de vergadervoorzitter nodig. En in de oudere modellen, in elk geval die van 1973 en 1992, kon over het reservefonds alleen worden beschikt door de voorzitter samen met een door de vergadering aangewezen eigenaar, en dan nog alleen met machtiging van de vergadering. Onder het oudste model gold dat niet voor uitgaven die al in een vastgestelde begrotingspost stonden. Kijk voor je eigen model in de akte. Het model van 2017 heeft die rol losgelaten en sluit aan bij de wettelijke regel dat het reservefonds op een eigen betaal- of spaarrekening van de vereniging staat. De voorzitter tekent tot slot de notulen. Meestal samen met het bestuur, onder het oudste model met de administrateur, en onder het reglement van 1992 zelfs alleen. In de kleine VvE tekenen de aanwezigen zelf.

Geen gouden stem

Het hardnekkigste misverstand is de doorslaggevende stem. Geen enkel modelreglement geeft de voorzitter er een. Staken de stemmen over een voorstel, dan is het verworpen, zo staat het in de vijf grote modellen. Gaat de stemming over een persoon, dan volgt een herstemming en beslist uiteindelijk het lot, niet de voorzitter. De verwarring komt uit het gewone verenigingsleven, maar juist het verenigingsrecht dat daar geldt is voor de VvE buiten werking gesteld. Het model voor kleine VvE's uit 2021 doet nog iets opvallenders. Daar komt het woord voorzitter in het hele reglement niet voor. Staken de stemmen, dan kan een deskundige eraan te pas komen, zo nodig benoemd door de kantonrechter. Zijn beslissing geldt dan als besluit van de vergadering. Zo houdt een vereniging van twee of drie eigenaars een uitweg zonder dat iemand de baas hoeft te spelen.

Beide petten op een hoofd

Mag de bestuursvoorzitter ook de vergadering leiden? Het mag, de reglementen zeggen het met zoveel woorden, mits het bestuur uit meer dan een persoon bestaat. Maar er hangt een prijskaartje aan dat vrijwel nooit wordt verteld. Zodra beide functies in een persoon verenigd zijn, gelden alle bepalingen die het bestuur aan een machtiging van de voorzitter binden als niet geschreven. De handtekening bij spoeduitgaven, het toezicht dat de rollen gescheiden houdt, het valt allemaal weg. Dat is het echte argument om de vergadervoorzitter buiten het bestuur te zoeken, sterker dan de gebruikelijke zorg over de schijn van partijdigheid. En verdedigt de voorzitter een voorstel waar hij zelf belang bij heeft, laat dan voor dat ene punt een ander voorzitten. Voor een VvE is dat geen regel maar een gewoonte die het vertrouwen heel houdt.

Als er geen voorzitter is

Geen paniek. De reglementen die een voorzitter kennen, regelen de leemte met een zin. Bij afwezigheid voorziet de vergadering zelf in haar leiding. Onder de modellen van 1973 en 1983 staat er eerst nog een plaatsvervangend voorzitter tussen, die vanzelf optreedt als de voorzitter er niet is. De aanwezigen wijzen iemand aan en de avond gaat door, besluiten en al. De vergadering blijft het orgaan met alle bevoegdheden die niet aan een ander zijn opgedragen, en zij is het die het bestuur benoemt. Er zit wel een addertje in de rol die je moet kennen voordat je je hand opsteekt. Valt het bestuur weg, dan schuift de wet de voorzitter van de vergadering in de bestuurdersstoel, tenzij de akte of de vergadering iets anders heeft geregeld. Datzelfde geldt bij een tegenstrijdig belang van een bestuurder, maar alleen als er geen andere bestuurder is die het kan overnemen. Je zegt als voorzitter dus ook ja tegen een reservebestuurderschap. Hoe ver de aansprakelijkheid in die rol reikt, is niet uitgekristalliseerd, dus wees er nuchter over en lees ons artikel over bestuurdersaansprakelijkheid ernaast. Verwacht ten slotte niet dat de rechter een voorzitter komt brengen. De wet geeft de kantonrechter die bevoegdheid niet. Rechters hebben wel een weg opengehouden om de benoeming van een bestuurder af te dwingen als iemand zonder redelijke grond weigert mee te werken, maar of dat echt kan is nog onderwerp van discussie.

De verhitte vergadering heel houden

Dan de avond waar iedereen tegenop ziet, met de harde vloeren, de warmtepomp of de extra bijdrage op de agenda. Er bestaat geen wettelijk ordereglement voor de VvE-vergadering. Wat hierna volgt is vergaderpraktijk, met hier en daar een regel die wel vastligt, en die noemen we er dan bij. Wat werkt, is trapsgewijs leiden. Roep een spreker eerst terug naar het onderwerp. Waarschuw daarna, en geef de kans om woorden terug te nemen. Grijp pas verder in als dat niets oplevert. Weet daarbij dat elke eigenaar toegang heeft tot de vergadering en dat het model van 2017 het recht om het woord te voeren met zoveel woorden geeft. Toch is de voorzitter niet machteloos. Een gerechtshof oordeelde dat hij een lid dat na waarschuwingen de orde blijft verstoren uit de vergadering mag laten verwijderen, ook uit een digitale vergadering. Gebruik dat als laatste redmiddel, en weet dat iemand voor langere tijd de toegang ontzeggen geen voorzittersbevoegdheid is maar een zaak van de vergadering zelf. Wil je dit soort instrumenten netjes geregeld hebben, zet dan een orderegeling in het huishoudelijk reglement voordat je haar nodig hebt. De modellen vanaf 1983 noemen de orde van de vergadering met zoveel woorden als onderwerp daarvoor, en onder het model van 2017 heb je er een gekwalificeerde meerderheid voor nodig. Verder helpt een schorsing van tien minuten vaak meer dan welk reglement ook. Leg haar wel even als ordevoorstel aan de vergadering voor, want geen enkel model geeft de voorzitter met zoveel woorden het recht om de vergadering zelf stil te leggen. Splits een beladen stemming in een principebesluit en een geldbesluit, dan blijkt de onenigheid meestal kleiner dan ze klonk. Benoem emoties hardop zonder partij te worden. Spreektijd begrenzen kan prima, maar spreek het aan het begin van de avond af in plaats van het halverwege op te leggen. En wie zich echt in het nauw gedrukt voelt, kan zich onder het model van 2017 laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde, ook iemand die geen lid van de vereniging is. Een minderheid die haar zin niet krijgt, is overigens geen bewijs van een slechte voorzitter. Een vereniging beslist bij meerderheid, en soms verlies je een stemming die je belangrijk vond.

Drie misverstanden op een rij

  • De voorzitter heeft de doorslaggevende stem. Nergens. Een gestaakte stemming over een voorstel is verworpen, bij een persoon beslist uiteindelijk het lot, en in een kleine vereniging kan een deskundige uitkomst brengen.
  • De voorzitter moet een eigenaar zijn. Dat is het uitgangspunt van de wet, en onder het model van 1973 klopt het ook, maar de modellen vanaf 1983 bepalen anders. Daar mag de vergadering iedereen benoemen, tot een externe professional aan toe, al blijft je eigen akte beslissend.
  • Zonder voorzitter kan de vergadering niets. De vergadering voorziet zelf in haar leiding en blijft bevoegd om te besluiten, tot en met het benoemen van een bestuur.

Zo helpt SamenVvE

SamenVvE geeft de voorzitter geen hamer, wel een gedekte tafel. De agenda staat met stukken per punt klaar en gaat per mail naar alle leden. Op de avond zelf zie je de volmachten en het aanwezige stemgewicht. Bij elke stemming rekent het systeem met de echte breukdelen, zodat de uitslag die de voorzitter uitspreekt gewoon klopt. Het quorum wordt bewaakt, inclusief de tweede vergadering als de opkomst te laag was. Het besluit gaat met stemverhouding het besluitenregister in, en de notulen krijgen de status concept tot de volgende vergadering ze vaststelt. Zo kan de voorzitter doen waarvoor hij is benoemd. De vergadering leiden, en de avond een beetje aangenaam houden.

Bronnen bij dit artikel

Wil je de vergadering leiden in plaats van tellen?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen