Het bestuur roept geen vergadering bijeen. Zo dwing je er een af

De laatste notulen dateren van twee jaar terug. De maandbijdrage wordt keurig afgeschreven, maar niemand weet hoe de reservepot ervoor staat, en op de vraag wanneer er weer vergaderd wordt komt geen antwoord meer. Wie dit meemaakt voelt zich vaak machteloos, en dat is niet nodig. Er bestaat een route om een vergadering af te dwingen. Alleen ligt die ergens anders dan de meeste zoekresultaten beweren, en wie de verkeerde afslag neemt ziet zijn zelf uitgeschreven vergadering bij de rechter sneuvelen.

Waarom internet je hier verkeerd voorlicht

Zoek op vergadering afdwingen en je vindt overal dezelfde regel. Een tiende van de stemmen mag een vergadering eisen, en reageert het bestuur niet binnen veertien dagen, dan mag je zelf oproepen. Die regel bestaat echt, hij staat in artikel 2:41 van het Burgerlijk Wetboek. Maar hij geldt voor de gewone vereniging, en niet voor de VvE. De Hoge Raad heeft dat in 2023 met zoveel woorden vastgesteld, deze bepaling is op de vereniging van eigenaars niet rechtstreeks van toepassing, omdat de wet er voor de VvE niet naar verwijst. Boek 5 zelf noemt geen enkel minderheidsrecht en geen enkele oproepingstermijn. Alles wat jij kunt afdwingen, staat in je eigen splitsingsakte en in het modelreglement dat daarin van toepassing is verklaard. Dat lijkt op de verenigingsregel, maar het wijkt af op precies de punten waarop procedures stuklopen.

De route uit je reglement, stap voor stap

Stap een is een schriftelijk verzoek aan het bestuur om een vergadering, met daarbij de punten die je behandeld wilt zien. Formuleer dat onmiskenbaar. Een brief die alleen om extra agendapunten vraagt telt niet als verzoek om een vergadering, en dat onderscheid heeft in de rechtszaal al eigenaars de das omgedaan. Stap twee is de drempel. Vanaf het modelreglement van 1992 gaat het om eigenaars die samen ten minste tien procent van de stemmen kunnen uitbrengen, en dat is iets anders dan tien procent van de eigenaars. In een gebouw met ongelijke breukdelen kan een flinke groep buren samen toch onder die grens blijven. De modellen van 1972 en 1973 tellen koppen, een in de akte te bepalen aantal eigenaars. Het model van 1983 telt al stemmen, maar laat het getal aan de akte. In alle drie de gevallen moet je dus echt je eigen akte lezen. En stap drie is geduld met een einddatum. Het bestuur voldoet als de gevraagde vergadering wordt gehouden binnen een maand na het verzoek onder de modellen tot en met 1992, binnen drie weken onder 2006, en binnen eenentwintig dagen onder 2017, of tweeënveertig dagen als jouw gebouw in een ondersplitsing zit. Pas als die termijn verstrijkt zonder vergadering mag de groep verzoekers er zelf een uitschrijven, en dan met inachtneming van het reglement. Dat betekent de gewone oproepingstermijn, een agenda, en een uitnodiging aan alle stemgerechtigden. Hoe zo'n oproep hoort, staat in ons artikel over de oproep.

De vergeten bondgenoot heet de voorzitter

Er is een kortere weg die bijna nergens wordt genoemd. De wet maakt naast het bestuur ook de voorzitter van de vergadering zelfstandig bevoegd om een vergadering bijeen te roepen. In veel verenigingen is dat een ander persoon dan de bestuurder of de beheerder, gekozen door de leden om de vergaderingen te leiden. Beweegt het bestuur niet, vraag het dan aan de voorzitter, dat kost geen procedure en geen drempel van tien procent. En is er helemaal geen bestuur meer, door aftreden of stilzwijgend verdwijnen, dan schuift de wet de voorzitter zelfs in de plaats van het bestuur, tenzij de akte of de vergadering daarvoor iets anders heeft geregeld. Datzelfde gebeurt wanneer de vereniging een belang heeft dat botst met dat van een bestuurder, bijvoorbeeld als de vergadering juist over die bestuurder moet gaan, en de overige bestuurders er niet zijn of hun taak niet kunnen uitoefenen.

De kleine VvE heeft het makkelijker

Voor kleine verenigingen met het model van 2021 in de akte geldt geen drempel en geen wachttijd. Daar worden vergaderingen gehouden zo vaak als het bestuur of een van de eigenaars dat nodig acht. Eén van drie buren die een vergadering nodig vindt, is dus al genoeg om er een te laten houden; het bestuur roept dan op. En voor elke kleine VvE, welk model ook geldt, is er nog een uitweg zonder vergadering. Een voorstel waarmee alle eigenaars schriftelijk instemmen, per mail mag onder de nieuwere modellen uitdrukkelijk, geldt als een besluit van de vergadering. De wet stelt daar een eis bij die bijna iedereen vergeet, het bestuur moet er vooraf van weten. Met vier eigenaars is dit vaak sneller dan welke procedure ook.

Houden de besluiten van zo'n vergadering stand?

In een zaak voor de kantonrechter in Middelburg liep het in 2017 mis bij een serviceflatvereniging, en die zaak is leerzamer dan tien schemaatjes. Een groep eigenaars vroeg eind februari om een buitengewone vergadering en prikte zelf alvast een datum, twee weken later. Het bestuur schreef binnen anderhalve week een vergadering uit, alleen op een latere datum die netjes binnen de reglementaire termijn viel. De groep hield haar eigen vergadering toch, en de kantonrechter vernietigde vervolgens alle besluiten die daar waren genomen. Drie lessen zitten in dat vonnis. De klok begint pas te lopen bij een echt verzoek om een vergadering, niet bij een eerder verzoek om agendapunten. Het bestuur voldoet als er tijdig een vergadering komt, ook op een andere datum dan de verzoekers wilden. En dat het bestuur zijn eigen mening bij de agendapunten zet mag gewoon, dat geeft geen recht om zelf op te roepen.

Tegelijk zit er een geruststelling in dezelfde regels. Besluiten van een zelf bijeengeroepen vergadering zijn niet automatisch waardeloos. Ze zijn vernietigbaar, en alleen als iemand binnen een maand naar de kantonrechter stapt, gerekend vanaf de dag waarop hij van het besluit kennisnam of er redelijkerwijs kennis van had kunnen nemen. Blijft dat uit, dan staan ze. Wie de route zuiver bewandelt, verzoek, termijn afwachten, oproepen volgens het reglement, geeft een rechter bovendien weinig om te vernietigen. Schrijf beide kanten in je achterhoofd. De route is bruikbaarder dan hij oogt, en tegelijk is precisie geen formaliteit maar de kern.

Als er echt niets beweegt

Blijft het stil, dan wordt het juridisch dunner ijs, en eerlijkheid daarover hoort erbij. De vervangende machtiging van de kantonrechter, bekend van verbouwingen en onderhoud, is volgens een Dordtse uitspraak niet bedoeld om besluitvorming in de vergadering af te dwingen. Toch verleende een Middelburgse kantonrechter in 2014 wel machtiging om een nieuw bestuur te vormen, al voerde daar niemand verweer. Rechters gaan hier dus verschillend mee om, en een zekere uitkomst is het niet. Een vordering op grond van de redelijkheid en billijkheid tegen een bestuur dat structureel weigert te vergaderen is goed verdedigbaar, maar een rechter heeft zich er nog niet zichtbaar over hoeven uitspreken. En de gemeente komt alleen in beeld als het gebouw zelf in de gevaarzone komt, bij een ernstige dreiging dat gemeenschappelijke delen niet meer aan de bouwregels voldoen. Zij moet zich daarvoor door de kantonrechter laten machtigen, en dat verzoek kun jij niet namens haar doen; wat je wel kunt, is een melding maken bij bouw- en woningtoezicht. Praktisch betekent dit alles vooral een volgorde. Eerst de voorzitter, dan de reglementaire route, dan pas de rechter. En is de vergadering er eenmaal, agendeer dan meteen de vraag die eronder ligt, want het bestuur kan door de vergadering te allen tijde worden geschorst of ontslagen. Vers bloed lost dit soort stiltes duurzamer op dan procedures. Er komt bovendien meer reden om de vergadering weer op gang te krijgen, het kabinet kondigde in november 2025 aan dat besluiten over onderhoud en verduurzaming eenvoudiger moeten worden, met een gewone meerderheid. Wie dan al jaren niet vergadert, mist de besluiten die er echt toe doen.

Vier misverstanden op een rij

• Tien procent van de eigenaars kan een vergadering eisen. Het gaat om tien procent van de stemmen, en dat maakt bij ongelijke breukdelen echt verschil. In de modellen van voor 1992 staat het getal bovendien in de akte, niet in het model.
• Reageert het bestuur niet binnen veertien dagen, dan mag ik zelf oproepen. Die veertien dagen komen uit het verenigingsrecht dat voor de VvE niet geldt. De maatstaf is of de vergadering wordt gehouden binnen de termijn van jouw reglement, een maand, drie weken of eenentwintig dagen.
• Het bestuur doet niet wat wij vroegen, dus mogen wij zelf vergaderen. Nee. Een tijdige vergadering op een andere datum, met de eigen visie van het bestuur bij de punten, is gewoon voldoen aan het reglement.
• Besluiten van een zelf uitgeschreven vergadering zijn nietig. Ze zijn vernietigbaar, binnen een maand en via de kantonrechter. Klopt de route en stapt niemand naar de rechter, dan staan ze gewoon.

Zo helpt SamenVvE

Een vereniging valt zelden stil uit onwil. Meestal is vergaderen gewoon te veel gedoe geworden voor degene die het altijd regelde, en durft niemand anders eraan te beginnen. In SamenVvE staat een uitnodiging met agenda, stukken uit de documentenkluis en een agenda-afspraak binnen een paar minuten klaar en gaat hij per mail naar alle leden. Voorstellen van leden landen in de ideeënbus, waar buren op elkaars ideeën stemmen, zodat het gesprek doorloopt ook zonder zaaltje. En elk besluit gaat met stemuitslag en quorum het doorzoekbare register in, zodat ook na twee stille jaren precies terug te vinden is waar de vereniging stond. In een vereniging waar uitnodigen zo licht is, hoeft niemand een vergadering af te dwingen.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 112, 121, 124, 125, 127, 127a, 130, 131 en 133. De akte regelt de bijeenroeping, titel 2 van Boek 2 geldt voor de VvE alleen bij verwijzing, artikel 125 verklaart het eenstemmige besluit buiten vergadering van toepassing, bestuur en voorzitter zijn beiden bevoegd op te roepen, de voorzitter vervangt het bestuur bij belet of ontstentenis, de vergadering kan het bestuur te allen tijde schorsen of ontslaan, artikel 121 regelt de vervangende machtiging en artikel 130 de vernietiging van een besluit binnen een maand, en de gemeente kan zich bij bouwkundige dreiging laten machtigen om een vergadering bijeen te roepen.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 8, 40 en 41. De redelijkheid en billijkheid binnen de rechtspersoon, het eenstemmige besluit buiten vergadering met voorkennis van het bestuur, en de verenigingsregeling voor het afdwingen van een vergadering die voor de VvE juist niet geldt.
• Hoge Raad, 10 november 2023, ECLI:NL:HR:2023:1535. Artikel 2:41 BW is bij gebreke van een schakelbepaling niet rechtstreeks van toepassing op de vereniging van eigenaars.
• Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 30 oktober 2017, ECLI:NL:RBZWB:2017:7251. Alle besluiten van een door eigenaars zelf uitgeschreven vergadering vernietigd, omdat het bestuur wel tijdig een vergadering had uitgeschreven, een verzoek om agendapunten geen verzoek om een vergadering is, en de eigen visie van het bestuur bij de punten geen grond geeft om zelf op te roepen.
• Rechtbank Dordrecht, 28 oktober 2010, ECLI:NL:RBDOR:2010:BP2154. De vervangende machtiging van artikel 5:121 BW is niet bedoeld om besluitvorming in de vergadering van eigenaars te bewerkstelligen.
• Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 22 mei 2014, ECLI:NL:RBZWB:2014:6269. Vervangende machtiging verleend voor het benoemen van een nieuw bestuur, zonder gevoerd verweer, de andere kant van de rechtspraak over deze route.
• De zeven modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl, 1972, 1973, 1983, 1992, 2006, 2017 en kleine VvE's 2021. Het minderheidsrecht per generatie, de termijnen van een maand, drie weken en eenentwintig dagen, het zelf oproepen met inachtneming van het reglement, en het drempelloze regime voor kleine VvE's.
• Volkshuisvesting Nederland, nieuwsbericht van 13 november 2025. De aankondiging van het kabinet dat over onderhoud, verduurzaming en de financiering daarvan met een gewone meerderheid besloten moet kunnen worden.