Wat mag het VvE-bestuur zelf beslissen zonder de vergadering?

Zondagavond, kwart over negen. Boven de galerij hangt een goot los en het water klettert langs de gevel naar binnen. Het bestuurslid dat wordt gebeld, staat met de telefoon in de hand en twee gedachten in het hoofd. Dit moet nu gemaakt worden. En mag ik dit eigenlijk wel beslissen? Wie op dat moment het antwoord niet weet, is in goed gezelschap, want nergens in VvE-land wordt zo veel geroepen en zo weinig opgezocht als bij deze vraag.

De hoofdregel staat andersom dan je denkt

De wet legt alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan iemand anders zijn gegeven bij de vergadering van eigenaars. Het bestuur heeft dus geen eigen koninkrijk. Het beheert de middelen en voert de besluiten van de vergadering uit, en alles daarbuiten moet uit de splitsingsakte komen. Dat is wezenlijk anders dan bij een gewone vereniging, waar het bestuur de club onbeperkt mag vertegenwoordigen. Die regel geldt voor een VvE uitdrukkelijk niet, en een kantonrechter legde in 2024 ook uit waarom. Eigenaars zitten niet vrijwillig in de vereniging en betalen hoofdelijk mee, dus voorzichtigheid met de macht van het bestuur is het uitgangspunt.

Het sprookje van de vijfduizend euro

Vraag op een willekeurige vergadering waar de grens van het bestuur ligt, en iemand zegt vijfduizend euro. Dat bedrag bestaat echt, maar het staat alleen in het modelreglement van 2017 en in de variant voor kleine VvE's van 2021, en dan nog als vangnet dat alleen geldt zolang de vergadering zelf geen ander bedrag heeft vastgesteld. De reglementen van 1983, 1992 en 2006 noemen helemaal geen bedrag. Daar moet de vergadering de drempel zelf vaststellen. Gebeurt dat niet, dan is er geen ingevuld drempelbedrag, en wat er in dat gat precies geldt is juridisch niet uitgemaakt. Reden te meer om het bedrag alsnog op de agenda te zetten. Onder het reglement van 1973 staat het bedrag weer ergens anders, namelijk in de akte zelf. Wie dus een akte uit 1985 leest met de vijfduizend euro van 2017 in het hoofd, zit ernaast.

Voor onderhoud verschoof het kompas bovendien in 2006. Tot die tijd was de grens een bedrag. Vanaf het modelreglement van 2006 mag het bestuur geen onderhoudswerk opdragen dat niet op de vastgestelde begroting staat, ongeacht het bedrag. Of een begrote post daarmee ook meteen de machtiging boven het drempelbedrag vervangt, is overigens niet uitgemaakt; de twee regels staan in verschillende artikelen en geen rechter heeft de knoop tot nu toe doorgehakt. Het veiligste besluit dat een vergadering kan nemen, is dan ook om bij het vaststellen van de begroting meteen uit te spreken dat het bestuur de begrote posten mag uitvoeren.

Spoed op zondagavond

Terug naar die loshangende goot. Vrijwel alle modelreglementen geven het bestuur de bevoegdheid om spoedeisende maatregelen te nemen zonder de vergadering af te wachten. Boven de drempel is dan wel de machtiging van de voorzitter van de vergadering nodig, en dat is een rol die veel verenigingen pas ontdekken als het regent. Het reglement van 1973 kent zelfs twee trappen; boven het ene aktebedrag beslist de voorzitter mee, boven het tweede moet alsnog de hele vergadering eraan te pas komen. Zorg dus dat iedereen weet wie de voorzitter is en hoe die bereikbaar is. Eén uitzondering verdient een waarschuwing. Het modelreglement voor kleine VvE's uit 2021 kent helemaal geen spoedbepaling, dus een kleine vereniging doet er verstandig aan hier zelf een afspraak over vast te leggen.

Wie mag er tekenen

Zijn er meerdere bestuurders en zwijgt de akte, dan mag volgens de wet ieder van hen de vereniging alleen vertegenwoordigen. Twee handtekeningen als eis is dus geen automatisme maar iets dat uit de akte moet volgen; het modelreglement van 2017 regelt bijvoorbeeld dat bij drie of meer bestuurders ook twee samen kunnen tekenen. Schrijf de bestuurders in bij de KvK, en de beheerder als gevolmachtigde als die namens de vereniging handelt. En teken nooit boven het mandaat in de veronderstelling dat het intern wel goedkomt. Of de vereniging aan zo'n handtekening vastzit is juridisch niet in alle gevallen uitgemaakt, en dat onzekere gebied wil je niet verkennen met een aannemer die zijn factuur komt halen. Een leverancier die het zeker wil weten, vraagt trouwens gewoon om de notulen van het machtigingsbesluit, en een bestuur dat ze paraat heeft, wekt precies het juiste vertrouwen.

De grens werkt ook de andere kant op. De vereniging vertegenwoordigt de gezamenlijke eigenaars, niet elke eigenaar persoonlijk. Een kantonrechter oordeelde dit voorjaar nog dat een eigenaar niet gebonden was aan een contract waarin de vereniging elke eigenaar persoonlijk dertig jaar lang tot een maandelijkse betaling wilde verplichten. Zoiets kan alleen de eigenaar zelf afspreken.

Procederen vraagt een eigen machtiging

Voor rechtszaken ligt de lat het hoogst. De vergadering beslist in de regel per zaak of het bestuur mag procederen, en een ruime machtiging voor incassozaken dekt geen vordering van een heel andere soort. Zo werd een vereniging niet-ontvankelijk verklaard omdat haar machtiging over incasso ging, terwijl de zaak over schadevergoeding ging. Er zijn ook lichtpunten. Verweer voeren als de vereniging zelf wordt aangesproken mag onder de reglementen vanaf 1983 zonder machtiging, al beperkt het reglement van 1973 die vrijstelling tot het kort geding. En vanaf het reglement van 2006 zijn ook gewone incassoprocedures vrijgesteld. Gaat het naar hoger beroep, vraag dan voor de zekerheid altijd een nieuwe, met naam en zaak omschreven machtiging, want rechters oordelen wisselend over de vraag of de eerste machtiging het beroep dekt.

Zo ziet een mandaat eruit dat standhoudt

• Agendeer met uitleg. Een agendapunt dat het mandaat wel noemde maar nauwelijks uitlegde, telde bij de rechter mee als reden om de besluiten van die vergadering te vernietigen. Schrijf op waarvoor, waarom en hoeveel.
• Noem handeling, bedrag en eenheid. Het besluit dat begin 2026 bij de rechter standhield, was precies afgebakend. Onderhoudswerkzaamheden per reparatieverzoek, tot vijfduizend euro voor de beheerder en tienduizend voor het bestuur.
• Houd rechtszaken apart. Eén machtiging per zaak, met de wederpartij erbij genoemd.
• Herbevestig jaarlijks bij de begroting. Dat vangt in één moeite de vraag af wat er geldt als het drempelbedrag nooit is vastgesteld.
• Regel de spoedroute vooraf. Wie is de voorzitter, hoe is die bereikbaar, en tot welk bedrag mag het bestuur zonder hem handelen.

Zo helpt software daarbij

Een mandaat is zo sterk als de vindbaarheid van het besluit waarin het staat. In SamenVvE komen besluiten in een doorzoekbaar register te staan, met de stemuitslag en de vergadering erbij. Als drie jaar later iemand vraagt waar het bestuur die opdracht eigenlijk op baseerde, is het antwoord geen archeologie in oude mailboxen maar één zoekopdracht. De grenzen zelf blijven uit jullie akte en jullie besluiten komen; het portaal zorgt dat niemand er meer naar hoeft te raden.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 125, artikel 126 en artikel 131. De vergadering van eigenaars heeft alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn toegekend, en het bestuur beheert de middelen en voert de besluiten van de vergadering uit voor zover de akte niet anders bepaalt. De vereniging vertegenwoordigt daarbij alleen de gezamenlijke eigenaars, niet iedere eigenaar persoonlijk. Bij meerdere bestuurders vertegenwoordigt ieder van hen de vereniging afzonderlijk, tenzij de akte dat anders regelt.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 124 en artikel 135. Titel 1 van Boek 2, met de algemene regels voor rechtspersonen, geldt op een reeks uitgezonderde artikelen na gewoon voor de VvE. Van titel 2, de titel over de vereniging, gelden alleen artikel 45 lid 4 en artikel 48. Daarom kan een VvE zich, anders dan een gewone vereniging, wel op het ontbreken van een machtiging beroepen.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 45. Bij een gewone vereniging is de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur onbeperkt en onvoorwaardelijk (lid 3), maar juist dat lid geldt niet voor de VvE. Alleen lid 4 werkt door, en dat is de bepaling waarop een beheerder die namens de vereniging optreedt haar bevoegdheid kan baseren.
• De modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl. 1973 (artikel 37 en artikel 40), 1983 (artikel 38 en artikel 41), 1992 (artikel 38 en artikel 41), 2006 (artikel 52 en artikel 53), 2017 (artikel 56 en artikel 57) en kleine VvE's 2021 (artikel 34 en artikel 35). Hier staat de onderhoudsbevoegdheid van het bestuur, vanaf 2006 gekoppeld aan de begroting in plaats van aan een bedrag, en de machtigingsdrempel voor rechtshandelingen met het vangnetbedrag van vijfduizend euro dat pas vanaf 2017 in de tekst zelf staat. Ook de spoedregeling met de machtiging van de voorzitter en de tekenbevoegdheid bij meerdere bestuurders staan hier, al kent het kleine-VvE-model van 2021 geen spoedbepaling en geen eigen vertegenwoordigingsregel.
• Rechtbank Noord-Holland, 8 februari 2024, ECLI:NL:RBNHO:2024:833. De kantonrechter legt uit waarom het bestuur van een VvE, anders dan bij een gewone vereniging, niet onbeperkt mag vertegenwoordigen, en dat de vergadering per zaak moet beslissen over rechtsvorderingen die buiten het gewone incassobesluit vallen. Een machtiging voor incassoprocedures dekte geen vordering uit onrechtmatige daad.
• Rechtbank Limburg, 8 april 2026, ECLI:NL:RBLIM:2026:3104. De VvE stemde in met een exploitatieovereenkomst die iedere eigenaar dertig jaar lang een maandelijks vastrecht oplegde. De kantonrechter oordeelde dat een eigenaar daaraan niet gebonden is, want de vereniging kan alleen de gezamenlijke eigenaars vertegenwoordigen en niet de eigenaar als individuele persoon.
• Rechtbank Rotterdam, 18 oktober 2021, ECLI:NL:RBROT:2021:10248. Zelfs een agendapunt dat het mandaat aan bestuur en bestuurder voor energiecontracten noemde en kort motiveerde, vond de kantonrechter onvoldoende toegelicht. Samen met de korte oproeping en de andere gebreken in de agenda leidde dat tot vernietiging van de besluiten van die vergadering.
• Rechtbank Amsterdam, 27 februari 2026, ECLI:NL:RBAMS:2026:2096. Een mandaatbesluit met een omschreven handeling, een bedrag per beheerder en bestuur en een duidelijke eenheid ('per reparatieverzoek') bleek voldoende afgebakend om bij de rechter stand te houden.