Een VvE-app kiezen: waar let je op?

In de gemeenschappelijke ruimte gaat een laptop rond. Er is een app gevonden. Hij ziet er strak uit, hij kost bijna niets, en iedereen knikt. Zes maanden later gebruiken vier van de achttien huishoudens hem, staat de boekhouding nog altijd in een spreadsheet op de laptop van de penningmeester, en heeft niemand meer zin om er iets van te zeggen. Dat lag niet aan de app. Dat lag aan de avond waarop hij gekozen werd.

Waar het meestal misgaat

Een demo laat zien wat software kan. Dat is precies het verkeerde criterium, want kunnen doet bijna alles tegenwoordig. De vraag is wie het in jullie hof daadwerkelijk gaat doen, elke maand opnieuw, naast een baan en een gezin. Een app die drie handelingen van de penningmeester overneemt en er tien voor de secretaris bij bedenkt, is netto verlies, hoe mooi het dashboard ook is.

Kijk naar de zwakste schakel, niet naar de sterkste

Er zit in elke vereniging iemand die het meeste doet en er zit iemand in die het minste met computers heeft. Test op die tweede. Kan de bovenbuurvrouw van 74 zonder telefonische bijles een lekkage melden en de notulen terugvinden? Zo niet, dan blijft ze bellen, en dan lost de app het probleem niet op maar verplaatst het naar één iemand die nu ook nog de app moet bijhouden.

Vier vragen die je vooraf stelt

Zet ze op de agenda voordat iemand een proefaccount aanmaakt. Ze duren samen een half uur en ze schelen jaren spijt.

1. Op wiens rekening komt het geld binnen?

Dit is de belangrijkste, en hij wordt het vaakst overgeslagen. Bij sommige aanbieders lopen de bijdragen via een rekening van de leverancier, die daarna doorstort. Juridisch is dat een ander verhaal dan innen op de eigen rekening van de vereniging, en praktisch merk je het pas als er iets misgaat. Het bestuur beheert de middelen van de vereniging, en dat is lastig als die middelen ergens anders staan. Vraag het rechtstreeks, en vraag om het antwoord op papier.

2. Wat gebeurt er als jullie stoppen?

Een VvE bewaart haar administratie zeven jaar. Vraag dus hoe je eruit komt: krijg je een export van alle boekingen, documenten en besluiten, in een formaat dat je zonder die app nog kunt openen? En wat kost dat? Een aanbieder die daar vaag over doet, verkoopt je geen gereedschap maar een slot. Zet het antwoord in de overeenkomst, niet in een mailtje.

3. Wie mag er in de gegevens kijken?

Zodra een leverancier namen, adressen en betaalgedrag van bewoners verwerkt, is hij verwerker en hoort er een verwerkersovereenkomst te liggen. Dat is geen formaliteit voor de fijnproever: het legt vast wat er met de ledenlijst mag gebeuren en waar hij staat. Kijk meteen of je per bewoner kunt regelen wat zichtbaar is, want de ledenlijst is het eerste waar het in een hof over gaat.

4. Wat gebeurt er nadat iemand iets meldt?

Melden kan overal. Het verschil zit erachter. Ziet de melder dat het gezien is, wie het oppakt en wanneer het klaar is? Kan de loodgieter zijn offerte kwijt zonder eerst een account te maken? Krijgt de melding vanzelf een duwtje als er drie weken niets gebeurt? Zonder dat wordt het een digitale brievenbus, en daar hadden jullie de groepsapp al voor.

Wat een app niet oplost

Dit hoort erbij, ook al staat het in geen enkele brochure. Software vult geen reservefonds, kiest geen bestuur en neemt geen besluit. Als niemand voorzitter wil zijn, verandert een abonnement daar niets aan. Als de vereniging al drie jaar geen vergadering heeft gehad, zorgt een agenda-module er niet voor dat er een komt. En een app maakt van een conflict tussen twee buren geen opgelost conflict; hij legt hooguit netjes vast waar het over ging.

Reken ook de invoerweek mee

Wat een app wel doet, is werk voorspelbaar maken. Alleen kost dat eerst tijd: kavels, breukdelen, beginsaldo en documenten moeten er een keer in. Reken op een paar avonden, en spreek af wie ze doet. Verenigingen die dat overslaan, gebruiken een half gevulde app en concluderen na een halfjaar dat het niet werkt.

En hoe zit dat bij ons

SamenVvE is zelf ook zo'n app, dus lees dit stuk met die wetenschap. De vier vragen hierboven zijn precies de vragen waar wij op gebouwd hebben: het geld komt binnen op de eigen rekening van de vereniging, de administratie is van jullie en gaat er compleet weer uit, en een melding heeft een tijdlijn met de leverancier erbij. Het portaal staat als app op je beginscherm en stuurt vijf soorten meldingen, meer niet. Wat er verder in zit, staat per thema op de functiepagina. Stel ons dezelfde vragen die je een ander stelt; dat is het hele punt van dit artikel.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 124 en artikel 126. Het bestuur beheert de middelen van de vereniging en voert de besluiten van de vergadering uit; titel 1 van Boek 2 geldt daarnaast gewoon voor de VvE. Dat is de reden dat de vraag op wiens rekening de bijdragen binnenkomen een bestuursvraag is en geen technische.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10. De administratieplicht: het bestuur voert een administratie waaruit de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon te kennen zijn, en bewaart de boeken, bescheiden en gegevensdragers zeven jaar. Wie zijn administratie in een app van een ander zet, moet er dus ook weer bij kunnen.
• Algemene verordening gegevensbescherming, artikel 28. Verwerkt een leverancier persoonsgegevens in opdracht van de vereniging, dan is hij verwerker en legt een verwerkersovereenkomst vast wat hij ermee mag, hoe lang hij ze bewaart en wat er bij beëindiging gebeurt.
• Autoriteit Persoonsgegevens: verwerkersovereenkomst. De toezichthouder somt op welke afspraken er minimaal in horen te staan, waaronder het onderwerp, de duur, de beveiliging en het teruggeven of wissen van de gegevens na afloop.
• Algemene verordening gegevensbescherming, artikel 20. Het recht op overdraagbaarheid geldt voor de bewoner over zijn eigen gegevens, niet voor de vereniging over haar hele administratie. De export van de VvE zelf regel je dus in de overeenkomst met de leverancier.