Wat er wel en niet in het huishoudelijk reglement van de VvE mag

Het is een productieve vergadering geweest. Geen fietsen in de hal, geen wasgoed aan de balkons, geen vakantieverhuur, geen huisdieren in de gemeenschappelijke tuin en harde vloeren alleen met ondervloer. Alles netjes gestemd en genotuleerd, en de voorzitter tikt tevreden af. Wat niemand die avond weet, is dat niet elke regel juridisch even veel waard is. Dat hangt niet af van hoe netjes er gestemd is, maar van de vraag of de vergadering over het onderwerp gaat.

De grens die de Hoge Raad heeft getrokken

De vergadering van eigenaars gaat over het gebruik van de gemeenschappelijke delen, en alleen voor zover de akte daar nog niets over zegt. Zo staat het in de wet. Wil de vereniging het gebruik van de privégedeelten beperken, dus wat jij ín je eigen woning doet of laat, dan moet daar een grondslag voor staan in de splitsingsakte zelf. De Hoge Raad trok die grens al in 1995, in twee arresten op dezelfde dag. De reden is even simpel als sterk. Het reglement hoort bij de akte en de akte staat in de openbare registers, dus een koper kan vooraf precies zien welke beperkingen er op de woning rusten. Een huishoudelijk reglement staat daar niet, en mag een koper dus niet verrassen met regels die zijn eigendomsrecht raken.

De vuistregel die daaruit volgt. In het huishoudelijk reglement horen de leefregels voor wat van iedereen samen is en de praktische uitwerking van wat de akte al regelt. Denk aan het trappenhuis, de tuin, het parkeren, de vuilcontainers, de gang van zaken op de vergadering. Beperkingen van wat er binnen de voordeur gebeurt, vragen om een haakje in de akte. Vaak zit dat haakje er wel. De modelreglementen wijzen vanaf 1983 het huishoudelijk reglement uitdrukkelijk aan als de plek voor het gebruik van de privégedeelten, en daarom mag een norm voor harde vloeren of een regel over wasgoed aan de gevel daar wel staan. Wat niet mag, is een zelfstandig verbod dat het eigendomsrecht raakt en nergens in de akte een basis heeft, zoals een verhuurverbod of een algemeen verbod op huisdieren. Zo'n regel hangt juridisch in de lucht, hoe netjes hij ook gestemd is.

Wat er gebeurt met een regel die te ver gaat

De modelreglementen zeggen het sinds 1983 letterlijk. Een bepaling in het huishoudelijk reglement die in strijd is met de wet of met het reglement uit de akte wordt "voor niet geschreven gehouden". Ze is dus niet vernietigbaar met een termijn van een maand, ze is gewoon nietig, alsof ze nooit heeft bestaan. Dat klinkt als een technisch verschil, maar het betekent in de praktijk dat een eigenaar er jaren later nog een beroep op kan doen. Precies daarom loont het om het reglement één keer kritisch langs de akte te leggen voordat iemand anders dat in een conflict doet.

Hoe je het vaststelt en wijzigt

Voor het vaststellen of wijzigen van een huishoudelijk reglement eisen de meeste modelreglementen een versterkte meerderheid. In de generaties 1973 en 1983 is dat drie kwart van de uitgebrachte stemmen, van 1992 tot en met 2017 twee derde, telkens in een vergadering waar minstens twee derde van alle stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Komt dat quorum niet, dan schrijven de modelreglementen een tweede vergadering voor, een paar weken later, waarin hetzelfde besluit wel kan vallen zonder dat quorum. In de oproep moet staan dat het die tweede vergadering is. Het model voor kleine VvE's uit 2021 kent die versterkte meerderheid niet en laat een gewone meerderheid volstaan. Sinds het model van 2006 hoort het reglement bovendien gepubliceerd te worden in de openbare registers, zodat ook een koper het kan vinden. Controleer dus het jaartal van jullie reglement voordat je de stemming plant, en behandel een reglementswijziging als het zware besluit dat het is.

De boete, en de route die erbij hoort

Een reglement zonder handhaving is een wensenlijst. De modelreglementen kennen daarom een boetebepaling, met een vaste route die zorgvuldigheid afdwingt. Eerst een aangetekende schriftelijke waarschuwing waarin staat wat er precies is overtreden. Geeft de betrokkene daar geen gevolg aan, dan mag de boete volgen. Vanaf het model van 1992 moet daar een maand tussen zitten, in 1973 en 1983 staat die termijn er niet, maar wachten blijft ook daar verstandig. Voor een nieuwe overtreding begint de route weer bij een nieuwe waarschuwing. Twee modellen noemen zelf bedragen, dat van 2017 en dat voor kleine VvE's uit 2021. Allebei houden ze het op hoogstens 500 euro voor een eenmalige boete en 150 euro per dag tot in totaal 5.000 euro, tenzij de vergadering andere bedragen vaststelt. Het zijn plafonds, geen tarieven. Onder de modellen van 1992, 2006 en 2017 moet de vergadering de bedragen eerst zelf bepalen, en zonder zo'n besluit is er geen boete. Onder 1973 en 1983 moet het bedrag zelfs in de akte staan, en dan helpt geen enkel vergaderbesluit. In die twee generaties legt de vergadering de boete bovendien zelf op, waar dat vanaf 1992 het bestuur is. Eén uitzondering geldt in al deze generaties. Te laat betaalde bijdragen vallen er uitdrukkelijk buiten, want daarvoor bestaat de aparte route van rente en incassokosten. Het model voor kleine VvE's uit 2021 maakt die uitzondering niet.

Zo maak je een reglement dat standhoudt

1. Begin bij de akte en het modelreglement, en schrijf alleen uitwerkingen en gebruiksregels op, geen nieuwe verboden op privégebruik.
2. Houd het kort en concreet. Een regel die je niet kunt handhaven, ondermijnt de regels die je wel kunt handhaven.
3. Stel de boetebedragen in hetzelfde besluit vast, met de waarschuwingsroute erbij. Stamt jullie akte uit 1973 of 1983, kijk dan eerst of het bedrag in de akte zelf staat, want anders is er geen boete om vast te stellen.
4. Leg het besluit vast met stemverhouding, zorg dat elk lid het reglement kan vinden, en laat elke huurder bij de start van het gebruik tekenen dat hij het naleeft. Zonder die verklaring bindt het huishoudelijk reglement een huurder niet.

Zo hebben wij dit opgelost

De vraag of iets ooit echt besloten is, valt in veel verenigingen niet meer te beantwoorden, want niemand kan bij de oude notulen. In SamenVvE staat het huishoudelijk reglement bij de documenten van de vereniging, voor elk lid altijd inzichtelijk, met de vergaderbesluiten erachter zodat terug te vinden is wanneer welke regel is vastgesteld en met welke stemmen. Nieuwe bewoners vinden de regels op dag één, en de discussie of iets ooit echt besloten is, sterft voordat hij begint.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 111, artikel 112 en artikel 128. De vergadering mag zelf regels stellen over de gedeelten die niet bestemd zijn om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt, en alleen voor zover het reglement daarover nog niets bepaalt. Een regeling over het gebruik van de privégedeelten hoort in dat reglement, en dat reglement maakt deel uit van de akte die in de openbare registers is ingeschreven.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 129 en artikel 130. Voor de nietigheid van besluiten wordt de akte van splitsing gelijkgesteld met de statuten, terwijl wie een besluit wil laten vernietigen daar maar een maand voor heeft. Dat verschil bepaalt of een foute regel jaren later nog onderuit kan.
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 14. Een besluit van een orgaan van een rechtspersoon dat in strijd is met de wet of de statuten is nietig, dus niet slechts vernietigbaar, tenzij uit de wet iets anders voortvloeit.
• De modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl, de artikelen over het huishoudelijk reglement. 1973 (artikel 28), 1983 (artikel 44), 1992 (artikel 44), 2006 (artikel 59), 2017 (artikel 64) en kleine VvE's 2021 (artikel 13 en 18). In 1973 gaat het huishoudelijk reglement alleen over de gemeenschappelijke gedeelten, vanaf 1983 wijzen de modellen ook het gebruik van de privégedeelten aan als onderwerp voor dat reglement, en van 1983 tot en met 2017 staat er letterlijk dat een bepaling in strijd met de wet of het reglement voor niet geschreven wordt gehouden. De vereiste meerderheid is drie kwart in 1973 en 1983 en twee derde van 1992 tot en met 2017, telkens met een quorum van twee derde en met een tweede vergadering als dat quorum niet gehaald wordt, terwijl het model voor kleine VvE's van 2021 geen versterkte meerderheid kent. Vanaf 2006 moet het bestuur het reglement in de openbare registers publiceren, waarbij het model van 2021 ook publicatie in het Handelsregister toestaat.
• De modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl, de artikelen over boetes en wanbetaling. 1973 (artikel 18 en 27), 1983 (artikel 6 en 29), 1992 (artikel 6 en 29), 2006 (artikel 13 en 41), 2017 (artikel 17 en 45) en kleine VvE's 2021 (artikel 11 en 25). De route begint in elk model met een schriftelijke waarschuwing per aangetekende brief, waarna vanaf 1992 een maand moet verstrijken die in 1973 en 1983 niet in de tekst staat. In 1973 en 1983 legt de vergadering de boete op en moet het bedrag uit de akte komen, van 1992 tot en met 2017 doet het bestuur dat en bepaalt de vergadering het bedrag, in het model voor kleine VvE's van 2021 leggen de andere eigenaars de boete op, en de modellen van 2017 en van 2021 noemen zelf hoogstens 500 euro voor een eenmalige boete en 150 euro per dag tot een maximum van 5.000 euro. Te late bijdragen vallen tot en met 2017 uitdrukkelijk buiten de boeteregeling en lopen via rente, vanaf 1992 ook via de kosten van verhaal. Het model voor kleine VvE's van 2021 kent die uitsluiting niet.
• Rechtbank Noord-Holland, 22 juli 2020, ECLI:NL:RBNHO:2020:5491. De akte hield het opleggen van boetes bij de vergadering, dus zowel het besluit dat het bestuur daartoe machtigde als de boeteregeling in het huishoudelijk reglement was nietig wegens strijd met de akte. De vereniging kreeg geen van de gevorderde boetes toegewezen.
• Hoge Raad, 10 februari 2012, ECLI:NL:HR:2012:BU8174. Het reglement waaraan een huurder van rechtswege gebonden is, is het reglement uit de splitsingsakte en niet het huishoudelijk reglement. Wie een huurder aan de huisregels wil houden, heeft dus een getekende verklaring nodig.