Zo maak je een slapende VvE wakker

"Er is wel een VvE, maar die doet niks." De verkoper zei het bijna als pluspunt. En eerlijk is eerlijk, jarenlang voelde het ook zo. Geen maandbijdrage en geen vergaderingen, dus ook geen gedoe. Boven en beneden regelden hun eigen schilderwerk. En het dak? Het dak was er nog. Tot de eerste echte lekkage kwam, of de eerste verkoop. Toen bleek niets doen geen afspraak te zijn maar een tijdbom met twee adressen.

Een VvE kan juridisch helemaal niet slapen

Het klinkt streng, maar zo zit de wet in elkaar. De vereniging ontstaat automatisch bij de splitsing van het gebouw en elke eigenaar is van rechtswege lid. Dat blijft zo zolang de splitsing bestaat. Op één uitzondering na. Bij heel oude splitsingen komt het voor dat de akte nooit een vereniging heeft opgericht. De Hoge Raad wees ooit een zaak af omdat de vereniging die procedeerde volgens haar eigen akte niet bestond. Kijk dus eerst in de akte of er een vereniging in staat. Staat er niets, dan begint het bij de notaris en niet bij de eerste vergadering. Slapend is dus geen status. Het betekent alleen dat een bestaande rechtspersoon zijn verplichtingen niet nakomt.

Die verplichtingen zijn de afgelopen jaren serieus geworden. Sinds 2021 moet elke woon-VvE jaarlijks reserveren voor onderhoud, op basis van een onderhoudsplan of van minstens een half procent van de herbouwwaarde. Dat geld hoort op een aparte rekening op naam van de vereniging te staan. Inschrijving in het Handelsregister is bovendien al sinds 1 juli 2008 verplicht, en formeel is niet inschrijven zelfs een economisch delict. In de praktijk wordt daar zelden voor vervolgd. Maar het tekent wel hoe ver papier en werkelijkheid uit elkaar zijn gaan lopen.

Wat je echt riskeert, en wat niet

Laten we eerlijk zijn over beide kanten. De verhalen dat je zonder actieve VvE geen hypotheek krijgt, zijn achterhaald. De nationale hypotheekgarantie stelt in haar voorwaarden geen VvE-eisen en grote geldverstrekkers hebben hun harde eis juist laten vallen. De bank wijst kopers tegenwoordig vooral op de wettelijke plichten en de risico's. Maar wie daaruit concludeert dat slapen dus prima is, leest maar de helft. De echte risico's zitten ergens anders.

• De onverzekerde ramp. Zonder actieve vereniging is er vaak geen opstalverzekering voor het hele gebouw. Of er hangt nog een polis op naam van iemand die al jaren weg is. Bij brand of storm begint dan een gevecht dat niemand wint.
• De onverdeelde rekening. Het dak, de fundering en de gevel blijven gezamenlijk, ook zonder vergaderingen. Alleen is er nu geen spaarpot en geen besluit. Bij de eerste grote klus staan buren tegenover elkaar, elk met een eigen aannemer en een eigen mening.
• De stroperige verkoop. Bij elke overdracht hoort de notaris een verklaring van het bestuur aan de akte te hechten, met de openstaande bijdragen en de stand van het reservefonds erin. Kan niemand die afgeven, dan gaat de verkoop niet meteen van tafel. Wel sneuvelt het vertrouwen van koper en taxateur. En de koper mist iets concreets, want juist die verklaring bepaalt tot welk bedrag hij nog voor oude bijdragen kan worden aangesproken. Daarna volgen vragen, vertraging en afdingen.

Het stappenplan om in één seizoen wakker te worden

1. Vind de akte. De splitsingsakte met het reglement ligt bij het Kadaster of bij de notaris die ooit splitste. Daarin staat hoe jullie vereniging heet, hoe de stemmen en kosten verdeeld zijn en welk modelreglement geldt. Zonder dit document is elke volgende stap giswerk.
2. Roep de eerste vergadering bijeen. Nodig alle eigenaars schriftelijk uit en stuur een agenda mee. Houd de oproepingstermijn uit jullie akte aan, in de meeste reglementen ten minste vijftien dagen. Een vergadering die te snel wordt uitgeschreven levert besluiten op die later onderuit kunnen gaan. De wet heeft hier een aardig detail. Is er geen bestuur, dan treedt de voorzitter van de vergadering in zijn plaats, en ook die mag een vergadering uitschrijven. In de praktijk begint het gewoon bij de eigenaar die het initiatief neemt. Laat de vergadering die eerste avond meteen een voorzitter en een bestuur benoemen.
3. Regel de basis in één ronde. Benoem het bestuur en stel een eerste begroting en maandbijdrage vast. Open een bankrekening op naam van de vereniging en start het reservefonds op een aparte rekening. Controleer de opstalverzekering, zet die op naam van de vereniging en kijk of de herbouwwaarde nog klopt.
4. Schrijf in bij de KvK. Het bestuur schrijft de vereniging en zichzelf in. Reken op een klein inschrijftarief en houd de akte, de benoemingsnotulen en de presentielijst bij de hand.
5. Bouw het ritme. Eén vergadering per jaar, een onderhoudsplan dat ten minste tien jaar vooruitkijkt en notulen op een plek waar iedereen bij kan. Haalt het plan die tien jaar niet, dan blijft die half procent van de herbouwwaarde gewoon de ondergrens. Het stappenplan voor dat onderhoudsplan staat in deze kennisbank. Wakker worden is een project. Wakker blijven is een ritme.

En als de buren niet willen?

Bijna elke slapende vereniging heeft er een. De eigenaar die het onzin vindt voor dat geld. Meestal helpt het om klein te beginnen, want een bescheiden bijdrage met een concreet doel overtuigt beter dan een compleet reglementair offensief. Leg ook de verkoopkaart eerlijk op tafel. Op orde zijn is in ieders financiële belang, ook van wie nooit wil verhuizen.

Werkt dat allemaal niet, dan kent de wet een route. Wie voor werk aan de gezamenlijke delen de medewerking van de andere eigenaars nodig heeft en die niet krijgt, kan de kantonrechter om een vervangende machtiging vragen. Dat kan als iemand zonder goede reden weigert, en ook als iemand zich helemaal niet uitspreekt. Die tweede grond past precies bij een vereniging waar niemand reageert. En bij een gebouw dat echt verwaarloosd raakt, kan zelfs de gemeente via de rechter de vergadering bijeenroepen en voorstellen doen, tot en met de samenstelling van het bestuur. Zover hoeft het vrijwel nooit te komen. De meeste verenigingen worden wakker aan een keukentafel, niet in een rechtszaal.

Zo hebben wij dit opgelost

Het zwaarste aan wakker worden is niet die eerste vergadering. Het is alles wat erna moet komen, van de administratie en de bijdrage-inning tot het kasboek en de stukken. SamenVvE is er precies voor dat moment. Een net geactiveerde vereniging zet er in een avond haar leden, breukdelen en bijdrage in en heeft daarmee vanaf dag één de structuur waar ze vijftien jaar zonder deed. Slapend geworden ben je door de losse eindjes. Wakker blijf je door ze op één plek te houden.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 112, artikel 124, artikel 125 en artikel 126. Het reglement bij de splitsing moet de oprichting van een vereniging van eigenaars en haar statuten inhouden, die vereniging is een rechtspersoon en iedere appartementseigenaar is van rechtswege lid zolang hij appartementseigenaar is. Dezelfde titel verplicht de vereniging een reservefonds in stand te houden, stelt voor een gebouw dat geheel of gedeeltelijk voor bewoning is bestemd een jaarlijkse reservering verplicht van ten minste het bedrag uit een onderhoudsplan van hooguit vijf jaar oud dat ten minste tien jaar vooruitkijkt, of anders ten minste een half procent van de herbouwwaarde, en eist een afzonderlijke betaalrekening of spaarrekening ten name van de vereniging.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 122. Bij overdracht of toedeling van een appartementsrecht zorgt de notaris dat een door het bestuur afgegeven verklaring aan de akte wordt gehecht, met daarin wat de vertrekkende eigenaar aan de vereniging schuldig is en waarvoor hij aansprakelijk is. Diezelfde verklaring vermeldt ook de omvang van het reservefonds en de schulden van de vereniging, en begrenst waarvoor de koper nog kan worden aangesproken.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 121, artikel 127, artikel 127a en artikel 133. Bij belet of ontstentenis van het bestuur wordt dit vervangen door de voorzitter van de vergadering, en zowel de voorzitter als het bestuur zijn bevoegd de vergadering bijeen te roepen. Weigert een eigenaar zonder redelijke grond mee te werken of verklaart hij zich niet, dan kan de kantonrechter die medewerking vervangen door een machtiging, en bij een gebouw dat de instandhoudingsregels niet haalt kan de gemeente met machtiging van de kantonrechter zelf de vergadering bijeenroepen en voorstellen doen over het onderhoud, de bijdragen aan het reservefonds en de samenstelling van het bestuur.
• Overgangswet nieuw Burgerlijk Wetboek, artikel 172 lid 7. Verenigingen die bij de invoering van de Wet verbetering functioneren verenigingen van eigenaars nog niet jaarlijks reserveerden, kregen daarvoor drie jaar de tijd. Dit is de bepaling waardoor de minimumreservering pas vanaf 1 januari 2021 onverkort voor elke woonvereniging geldt.
• Handelsregisterwet 2007, artikel 6, artikel 18 en artikel 47. In het handelsregister wordt met zoveel woorden ook een vereniging van eigenaars ingeschreven, iedere bestuurder is tot die opgave verplicht en het is verboden een opgaveplicht uit deze wet niet na te komen. De wet kent geen versie van voor 1 juli 2008, de dag waarop zij in werking trad.
• Wet op de economische delicten, artikel 1 onder 4. Overtreding van artikel 47 van de Handelsregisterwet 2007 staat in de opsomming van economische delicten. Niet inschrijven is daarmee formeel strafbaar, en wel als overtreding.
• De modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl. 2006 (artikel 15, artikel 17 en artikel 45), 2017 (artikel 11, artikel 19, artikel 49 en artikel 50) en kleine VvE's 2021 (artikel 12, artikel 29 en artikel 30). Hierin staat dat de funderingen, de gevels en de daken voor rekening van de gezamenlijke eigenaars komen, dat het bestuur het gebouw verzekert ten name van de vereniging voor een bedrag dat overeenstemt met de herbouwkosten, dat de oproeping schriftelijk gaat met de agenda erbij en een termijn van ten minste vijftien dagen, en dat er elk jaar binnen zes maanden na het boekjaar een jaarvergadering wordt gehouden.
• Hoge Raad, 12 april 2013, ECLI:NL:HR:2013:BY8733. Een vereniging van eigenaars ontstaat van rechtswege bij de splitsing in appartementsrechten en wordt van rechtswege ontbonden bij opheffing daarvan, mits de splitsingsakte ook de akte van oprichting en de statuten van die vereniging inhoudt. In deze zaak bleek dat laatste niet en strandde de vordering van de vereniging op haar eigen bestaan.