Automatische incasso in de VvE. Makkelijk aanbieden mag, verplichten niet

Door Ibrahim Önder · Gepubliceerd op

Wat de bank vraagt, welke machtiging geldt, waarom de vergadering incasso niet mag verplichten en wat je doet als een buur terugboekt.

Voor automatische incasso heeft de VvE een incassocontract nodig, meestal bij de eigen bank, een machtiging van elk lid dat meedoet en een bericht vooraf met het bedrag en de datum. Verplichten kan de vergadering het niet, en een toeslag voor wie zelf overmaakt mag ook niet. Een lid kan een incasso acht weken lang zonder reden terugboeken, en zonder geldige machtiging zelfs dertien maanden.

Het voorstel komt altijd tegen het einde van de vergadering, als iedereen naar huis wil. Zullen we gewoon iedereen op incasso zetten? Dan hoeft de penningmeester niet meer elke maand te kijken wie er betaald heeft, en hoeft niemand de buren na te bellen. Er wordt geknikt. Maar de penningmeester voelt al waar het gaat schuren. Hij wil niet degene zijn die de buren iets verplicht, hij weet niet wat de bank allemaal gaat vragen, en hij ziet de eerste terugboeking al voor zich, met een buurman die zegt dat hij nooit iets heeft getekend. De meeste van die zorgen zijn met één keer goed inrichten weg. Eén ervan niet, en die zit precies in het woord iedereen.

Wat je nodig hebt voordat er iets wordt afgeschreven

Begin bij de bank, want daar ligt de eerste drempel. Zonder inschrijving in het handelsregister krijgt een VvE geen zakelijke rekening en dus ook geen incassocontract. Hoe die inschrijving werkt, staat in ons artikel over de VvE en de KvK. Met de inschrijving op orde vraag je bij de eigen bank een incassocontract aan. De bank bepaalt zelf welke eisen zij stelt, en reken op een screening. Eén bank vraagt dat je er al minstens een jaar zakelijk klant bent en twee jaar bij de KvK staat ingeschreven, dus een pas opgerichte vereniging of een vereniging die net van bank is gewisseld, kan nee te horen krijgen. Bij het contract krijg je een incassant-ID. Daarnaast geef je elke machtiging een eigen kenmerk. Het huisnummer of het kavelnummer is een handig begin. Komt er een nieuwe eigenaar, zet er dan een volgnummer achter, want elk kenmerk hoort bij precies één machtiging en bestaat alleen uit letters en cijfers.

Wat het in 2026 kost

De kosten vallen voor een klein gebouw mee. ING rekent in 2026 ruim veertien cent per geïnde incasso plus twee euro per batch, ABN AMRO dertien cent per incasso, twee euro tien per batch en dertien euro vijftig per maand voor het contract. Bij die laatste bank kost een gebouw met twaalf woningen en één batch per maand dus ongeveer zeventien euro per maand, het rekeningpakket nog niet meegeteld. Een terugboeking kost bij beide banken veertig cent. De dure post is een andere. Wordt een melding van een lid toegekend dat zegt dat hij nooit een machtiging gaf, dan rekent ABN AMRO zeventig euro per melding en ING zevenennegentig euro vijftig, en het geld gaat terug. Tarieven verschillen per bank en veranderen elk jaar, dus kijk het overzicht van je eigen bank na. Over de rekening zelf lees je meer in de bankrekening van de VvE.

De machtiging, en welke vormen de banken erkennen

De wet zelf zegt verrassend weinig over incasso. Er moet instemming van het lid zijn, het lid mag die altijd intrekken, en het mag terugboeken. Dat je een machtiging nodig hebt, dat je vooraf een seintje geeft en hoe lang je dat papier bewaart, zijn afspraken van de banken. Ze zijn daarom niet minder streng. Wie zich er niet aan houdt, raakt het geld weer kwijt.

De Nederlandse banken erkennen drie vormen van machtigen. Een formulier met een handtekening met pen, een machtiging via Digitaal Incassomachtigen in de eigen bankomgeving van het lid, en een formulier dat het lid met iDIN ondertekent, de inlog van zijn bank. Op een papieren formulier staan vaste gegevens, zoals het woord SEPA, de naam en het adres van de vereniging, het incassant-ID, het kenmerk, de naam en het rekeningnummer van het lid, plaats, datum en handtekening, met de standaardtekst over toestemming en terugboeken. Die tekst mag niet alleen in de voorwaarden bij een contract staan. Het lid tekent het formulier zelf.

Machtigen met een eerste betaling

Sommige betaaldienstverleners leggen de machtiging vast met een eerste online betaling via iDEAL, soms van een cent. Dat voelt modern, en het scheelt een stapel formulieren. Weet wel wat je kiest. De banken rekenen zo'n machtiging, net als een vinkje op een website, niet tot de drie vormen die zij erkennen. Bij een incasso zonder geldige machtiging kan een lid tot dertien maanden na de afschrijving laten terugboeken, in plaats van acht weken. Of een machtiging via een eerste betaling standhoudt als een buur haar ooit betwist, heeft nog geen rechter uitgemaakt. In de praktijk volgt zijn bank dan de eigen procedure, en die vraagt om een machtiging in een van de drie vormen. Daar komt bij dat iDEAL de komende tijd opgaat in Wero, uiterlijk eind 2027. De gewone incasso merkt daar niets van, want die loopt niet via iDEAL. Gebruik je iDEAL om machtigingen op te halen, vraag dan aan je leverancier hoe dat na de overstap werkt.

Eén bericht vooraf is genoeg

Voordat er iets wordt afgeschreven, laat je elk lid weten welk bedrag op welke datum van zijn rekening gaat. De gangbare termijn is ten minste veertien dagen vooraf, en met het lid mag je een kortere of langere termijn afspreken. Die afspraak zet je in de machtiging of in de brief. Elke maand een mailtje hoeft volgens ABN AMRO niet. Eén jaarbericht bij de begroting, met het bedrag en de afschrijfdatum per maand, volstaat zolang iedereen het voor de eerste afschrijving heeft. Verandert de bijdrage, dan stuur je opnieuw een bericht.

Iedereen op incasso? Een hof zei nee

Terug naar het voorstel aan het einde van de vergadering. Een vereniging in Breda deed in 2004 precies dat. In het huishoudelijk reglement stond dat leden bij voorkeur betaalden met een automatische overboeking of een incasso, en de vergadering maakte daar met 33 tegen 3 stemmen van dat ieder lid verplicht was mee te werken en een machtiging moest inleveren. Eén eigenaar stapte naar de rechter. De kantonrechter vond het besluit redelijk, het gerechtshof niet. Een machtiging, zei het hof, is een volmacht om van iemands rekening af te schrijven, en die moet het lid zelf willen geven. De vergadering gaat over het geld van de vereniging, niet over de vraag hoe een lid met zijn eigen rekening betaalt. Het besluit werd in 2005 nietig verklaard, en het hof merkte er terzijde bij op dat ook een aangepaste akte die wil niet kan maken voor wie al eigenaar is.

Wat wel kan

De modelreglementen zeggen dat elke eigenaar maandelijks een voorschot betaalt, en niet hoe. Het oudste model spreekt zelfs letterlijk van overmaken. Bied incasso dus aan als de gewone route, maak het makkelijk en vraag het vriendelijk, en houd overmaken open voor wie dat liever doet. Een toeslag voor wie zelf overmaakt mag niet. De wet verbiedt een vergoeding voor het gebruik van een gewone bankbetaling, en daar valt zowel de overschrijving als de incasso onder. Of je omgekeerd een korting mag geven aan wie wel laat incasseren, heeft nog geen rechter uitgemaakt, en het botst al snel met de breukdelen. Laat het allebei liggen.

Als een buur terugboekt

Een terugboeking voelt als ruzie, maar het is meestal een krappe maand of een vergissing. Een lid mag een incasso acht weken lang laten terugboeken, zonder opgaaf van reden, en dat recht kun je hem niet afnemen. Wat het niet doet, is hem van de bijdrage afhelpen. De betaling gaat terug, de schuld blijft. Daarnaast kan een incasso mislukken terwijl er niets mis is met de machtiging, want banken geven hun klanten negen manieren om incasso's te blokkeren of te beperken. Kijk dus na elke batch wie er is teruggeboekt of geweigerd. Trekt een lid zijn machtiging in, dan incasseer je vanaf de volgende dag niet meer bij hem. Heeft hij digitaal gemachtigd, dan moet hij dat intrekken ook zowel schriftelijk als digitaal kunnen doen.

Rente, een brief en de kosten van de bank

Wat er na een gemiste betaling gebeurt, regelt je reglement. In de reglementen vanaf 1992 is een eigenaar die een maand na de vervaldag nog niet heeft betaald zonder verdere aanmaning in verzuim. Vanaf het reglement van 1983 loopt dan ook de wettelijke rente, in 2026 vier procent, en in de reglementen van 1983 en 1992 zelfs met twee procentpunt erbovenop. Incassokosten mag je bij een particuliere eigenaar pas rekenen na een brief die hem nog veertien dagen geeft, en alleen volgens de wettelijke staffel. Dat de bijdrage uit de wet komt en niet uit een contract, helpt daarbij niet, besliste een gerechtshof in 2013. De veertig cent die de bank voor een terugboeking rekent, kun je beter voor rekening van de vereniging laten. Of je die mag doorberekenen is juridisch grijs, en het bedrag is de discussie niet waard. Leg in de vergadering een vast stappenplan vast voor achterstanden. Een kantonrechter vond in 2024 dat een vereniging met zo'n vastgesteld protocol niet voor elke volgende gemiste maand opnieuw hoefde te herinneren, zodra het traject eenmaal liep. Hoe dat stappenplan eruitziet, lees je in wat de vereniging kan als een eigenaar niet betaalt.

Bewaren en privacy

Een machtiging bewaar je zolang je van iemand incasseert, en daarna nog minstens veertien maanden. Vraagt de bank erom, dan moet je haar binnen zeven werkdagen kunnen laten zien, en wie dat niet kan, verliest de melding van het lid. Wordt er op een machtiging drie jaar lang niets geïncasseerd, dan vervalt zij. Bankafschriften met rekeningnummers horen bij de administratie en blijven zeven jaar bewaard, en soms langer, afhankelijk van je akte. Gebruik de rekeningnummers uit de machtigingen nergens anders voor dan de incasso. Vertrekt een lid, haal het nummer dan uit je actieve ledenlijst en je incassobestand zodra de laatste afschrijving veertien maanden achter je ligt. Meer over privacy in het bestuur staat in wat het bestuur mag delen.

Vier misverstanden op een rij

  • De vergadering kan besluiten dat iedereen via incasso betaalt. Nee. Een gerechtshof verklaarde zo'n besluit nietig. Een machtiging is een volmacht, en die geeft het lid zelf.
  • Na acht weken is een incasso definitief. Niet altijd. Zonder geldige machtiging kan een lid tot dertien maanden laten terugboeken, en een machtiging via een vinkje of een iDEAL-betaling erkennen de banken niet als een van de drie geldige vormen.
  • Wie terugboekt, is van de bijdrage af. Nee. Alleen de betaling gaat terug. De bijdrage blijft verschuldigd, met rente volgens je reglement.
  • De veertien dagen vooraankondiging staan in de wet. Nee. Het is een spelregel van de banken, en je mag met het lid een andere termijn afspreken.

Zo helpt SamenVvE

Het lastigste aan incasso is zelden het geld. Het zijn de buren, en de rol van degene die achter iedereen aan moet. In SamenVvE zet elk lid de incasso zelf aan, met een eerste betaling via iDEAL bij de betaaldienstverlener waar jullie vereniging een eigen account heeft. Dat is de route met de eerste betaling uit dit artikel, snel en zonder papier, met het langere terugboekrisico dat erbij hoort. De betaaldienstverlener rekent wel eigen tarieven, ook voor een terugboeking, dus leg die naast het overzicht van je bank. Wie liever zelf overmaakt, krijgt zeven dagen nadat zijn aanmelding is goedgekeurd een vriendelijk betaalseintje en daarna elke veertien dagen opnieuw, tot er betaald is. Mislukt een incasso, dan krijgt het lid één mail met een betaallink waarvoor hij niet hoeft in te loggen, en ziet het bestuur per termijn wie er nog openstaat. Een lid kan zijn incasso ook zelf stopzetten, en de bijdrage blijft dan gewoon staan. Het bericht vooraf zet je één keer aan bij de mailinstellingen, met het aantal dagen dat jullie hebben afgesproken. Een papieren formulier of de digitale machtiging via de eigen bank regel je buiten het portaal, met je eigen bank.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat de bijdrage binnenkomt zonder dat jij de buren hoeft na te bellen?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen