Schilderwerk aanbesteden met de VvE, zo vergelijk je offertes echt

Drie offertes liggen op de bestuurstafel. Alle drie beloven ze hetzelfde gebouw te schilderen, en toch scheelt de duurste zomaar duizenden euro's met de goedkoopste. Niemand aan tafel kan uitleggen waarom. Dus wint straks de middelste, want dat voelt veilig, en niemand zal ooit weten of dat een goede keuze was. Zo gaat het in heel veel verenigingen, en het is niemand kwalijk te nemen. Offertes vergelijken lijkt een kwestie van totalen naast elkaar leggen. Dat is het niet. De totalen verschillen omdat de offertes zelden hetzelfde werk beschrijven, en wie dat eenmaal ziet, kan het spel ineens wel spelen.

Eerst het papier, dan de schilder

In het onderhoudsplan staat een regel als buitenschilderwerk met een jaartal en een bedrag erachter. Dat is een reservering, geen opdracht. Tussen die regel en het eerste telefoontje naar een schilder hoort een werkomschrijving te zitten. Welke gevels en kozijnen doen mee, met aantallen en maten. Welk verfsysteem per onderdeel, want daar hangt straks de garantietermijn aan. Hoeveel lagen en welke voorbehandeling. Hoe houtrot wordt behandeld en verrekend, als aparte post. Wie de steiger levert en hoe lang hij staat. Wanneer het werk klaar moet zijn, en of jullie een vaste prijs vragen of op regie werken. Dat klinkt als huiswerk, en dat is het ook. Maar er zit een juridische beloning aan vast die bijna niemand kent. De wet verplicht een aannemer te waarschuwen voor fouten in de opdracht die hij kende of had moeten kennen. Telt het werk als bouwwerk, dan moet die waarschuwing sinds 2024 zelfs schriftelijk en ondubbelzinnig zijn. Of buitenschilderwerk aan een bestaand complex daaronder valt, heeft nog geen rechter beslist. Reken er dus niet op, maar vraag er wel naar. Zolang jullie niets op papier zetten, is er niets om voor te waarschuwen, en sta je later met lege handen. Zodra er wel een werkomschrijving ligt, verschuift het risico van een fout daarin naar de vakman die er niets van zei.

De steiger verdient daarbij een eigen gedachte. Hij is een flinke vaste post die niet meegroeit met de hoeveelheid werk, en hij staat er maar één keer. Een vereniging die het dak, het voegwerk en het schilderwerk in drie verschillende jaren plant, betaalt drie keer voor dezelfde steiger. Leg het meerjarenonderhoudsplan er dus naast en kijk wat er mee kan liften. En regel de besluitvorming in twee stappen. Laat de vergadering eerst het budget en de werkomschrijving vaststellen, en pas daarna de gunning. Opzeggen kan wettelijk altijd, maar dan betaal je de hele prijs minus wat de aannemer bespaart. Een bestuur dat tekent en daarna nog toestemming moet halen, zit klem. Wat het bestuur zelf mag beslissen en waar de vergadering over gaat, staat in een eigen artikel.

Drie offertes zijn een gewoonte, geen wet

Nergens staat dat een vereniging drie offertes moet vragen. Een VvE valt niet onder het aanbestedingsrecht van de overheid, en geen enkel modelreglement schrijft een aantal voor. Drie is een verstandige gewoonte, omdat het het kleinste aantal is waarbij een uitschieter zichtbaar wordt. Wil je er een regel van maken, dan kan dat gewoon in het huishoudelijk reglement of met een besluit van de vergadering, maar het is dan jullie eigen regel. Belangrijker dan het aantal is dat de offertes over hetzelfde werk gaan. Drie offertes met verschillende verfsystemen, verschillende houtrotafspraken en verschillende steigerperiodes zijn drie verschillende producten, en dan vergelijk je appels met peren zonder het te merken. Stel daarom aan elke schilder dezelfde vijf vragen. Welk verfsysteem, en dus welke garantietermijn. Vaste prijs of regie, en bij regie wat de richtprijs is. Hoe houtrot wordt behandeld, verrekend en belast. Welke algemene voorwaarden hij van toepassing verklaart. En wie de steiger levert, hoe lang die staat en wie de vergunning betaalt. Een erkend bedrijf heeft zich er bovendien zelf aan verbonden dat zijn aanbod gedetailleerd genoeg is om goed te kunnen beoordelen. Dat staat in de eigen branchevoorwaarden, en daar mag je een bedrijf gerust aan houden.

Vaste prijs, regie en het gat dat stelpost heet

De branche kent twee smaken. Bij een aanneemsom spreek je één vast bedrag af. Bij regie betaal je uren en materialen, meestal met een richtprijs vooraf. Die richtprijs is geen losse belofte. Hij mag maar beperkt worden overschreden, met hooguit een tiende, tenzij de aannemer op tijd waarschuwt dat het meer wordt. Regie heeft daarbij een voordeel dat weinig besturen kennen. De eindafrekening moet dan volgens de branchevoorwaarden gespecificeerd zijn, met uren, tarieven en materialen. Bij een aanneemsom hoeft alleen het meerwerk uitgesplitst te worden. Staat er een stelpost in de offerte, lees die dan als een gat in de begroting en vraag door. Is het werk dat jullie zelf wensen, dan geldt de meerwerkregel. Is het een tegenvaller in het gebouw, dan moet de aannemer waarschuwen voordat hij duurder wordt. Is het een fout in jullie opdracht, dan had hij die moeten melden. Welke van de drie het is, bepaalt wie het risico draagt.

En dan de krachtigste regel die een bestuur in handen heeft. Meerwerk dat jullie zelf vragen hoeft niet betaald te worden als de aannemer niet op tijd heeft gezegd dat het extra geld kost, tenzij je die kosten zelf ook wel kon zien aankomen, en van die regel mag een contract niet afwijken. Let wel op het verschil met de tegenvallende ondergrond. Vindt de schilder onder de verf meer houtrot dan gedacht, dan is dat geen meerwerk dat jullie wensten, maar iets waarvoor hij eerst moet waarschuwen. Een gerechtshof rekende af met een aannemer die gewoon doorwerkte omdat het vervolgwerk al ingepland stond. De planning is het risico van de aannemer, oordeelde het hof, en wie niet eerst waarschuwt, krijgt de extra kosten niet vergoed. Precies dezelfde redenering treft de schilder die zegt dat de steiger er nu eenmaal staat. Eerlijk is eerlijk, dit betekent niet dat je nooit hoeft te betalen. Waarschuwt de vakman netjes en zeggen jullie ja, dan is het gewoon verschuldigd. Het betekent wel dat de rekening achteraf zonder waarschuwing vooraf niet jullie probleem is.

Garantie is een percentage, geen belofte

Vier jaar garantie klinkt als vier jaar gratis herstel. Zo werkt het niet. De branchegarantie op buitenschilderwerk hangt af van het verfsysteem en loopt per jaar af. Een transparante beits haalt twee jaar, gewone dekkende verf drie, en alleen het gesiliconiseerde systeem vier. In het eerste jaar wordt herstel volledig vergoed, daarna zakt het percentage, en in dat vierde jaar draagt het bedrijf nog maar een kwart van de herstelkosten en de vereniging de rest. Daarom is de vraag welk verfsysteem er in de offerte staat geen technisch detail maar een geldvraag. En let op wat er helemaal niet in de garantie zit. Houtrotherstel staat niet in de opsomming. Wie daar garantie op wil, moet die apart afspreken en apart op papier zetten.

Minstens zo belangrijk is welke algemene voorwaarden de schilder van toepassing verklaart, want er bestaan meerdere sets naast elkaar en ze verschillen wezenlijk. De ene set geeft toegang tot de Geschillencommissie en een garantstelling als het bedrijf omvalt, de andere stuurt je bij een geschil naar de rechtbank of arbitrage. Er bestaat zelfs een aparte set speciaal voor verenigingen van eigenaars, gekoppeld aan het keurmerk OnderhoudNL Garantie, dat oudere leden nog kennen als de AF-erkenning. En daar zit een verrassing in. Het rondzingende verhaal dat een VvE als rechtspersoon nooit bij een geschillencommissie terecht kan, klopt in deze branche niet. De schildersbranche heeft de vereniging van eigenaars zelf in de definitie van consument opgenomen. Voor rond de honderd euro klachtengeld, dat je terugkrijgt als je gelijk krijgt, kan de vereniging een geschil voorleggen aan een commissie die een bindend advies geeft. De commissie beoordeelt wel zelf of ze de zaak aanneemt. Voorwaarde is wel dat die voorwaarden ook echt op jullie overeenkomst van toepassing zijn. Vraag er dus naar voordat je tekent, niet erna.

De keuring die gratis is als je hem op tijd regelt

In de voorwaarden voor verenigingen zit een procedure verstopt die bijna niemand gebruikt en die goud waard is. Wordt het werk voor de start aangemeld bij de garantieregeling, dan kan na afloop een onafhankelijk adviesbureau de oplevering keuren, en de kosten daarvan komen voor rekening van de schilder. Wie de aanmelding vergeet, verspeelt niet alleen die gratis keuring maar ook de garantstelling. De volgorde is dus werkomschrijving, offertes, gunning, aanmelden, en dan pas de eerste kwast. Daarna telt de kalender. De keuring moet binnen veertien dagen na de oplevering plaatsvinden en mag één keer veertien dagen worden verlengd. Wie hem daarna laat verlopen, moet negen tiende van de netto aanneemsom gewoon afrekenen, zonder dat een keurder er ooit naar heeft gekeken. Dezelfde veertien dagen gelden als de schilder meldt dat het werk klaar is. Reageert de vereniging niet op tijd, dan geldt het werk als stilzwijgend aanvaard, en daarmee verlies je je aanspraken op alles wat toen zichtbaar was. Voor een bestuur van drie vrijwilligers van wie er net één op vakantie is, is dat een reëel gevaar. Zet die termijn dus in de agenda op de dag dat het werk begint. Gebreken die de keurder vindt, moeten binnen drie maanden hersteld zijn.

Betalen zonder klem te komen zitten

Het verhaal dat je als opdrachtgever vijf procent mag inhouden en bij de notaris storten, gaat over nieuwbouw van een woning in opdracht van een privépersoon. Voor een onderhoudsklus van een vereniging bestaat die regeling simpelweg niet. Wat jullie wel hebben is minstens zo bruikbaar. Spreek betaling in termijnen af die meelopen met de voortgang van het werk, want zonder die afspraak mag er niet eens in delen worden gefactureerd. Laat de aannemer het werk liggen, dan mag je de volgende termijnen opschorten. En deugt er bij de oplevering iets niet, houd dan alleen het deel van de rekening in dat je betwist, niet de hele eindfactuur. Wie alles inhoudt omdat één gevel niet deugt, zet zichzelf in de fout. Grote vooruitbetalingen kennen geen wettelijk maximum, dus daar bescherm je jezelf alleen met de afspraak zelf. En mocht het bedrijf failliet gaan terwijl de steiger staat, wees dan eerlijk over de kansen. De vordering van de vereniging komt achteraan in de rij en levert meestal niets op. De garantstelling van het keurmerk springt dan bij, maar tot een begrensd bedrag dat per versie van de voorwaarden verschilt, en de steigerkosten vallen er buiten. Controleer tot slot de btw. Schilderwerk aan woningen ouder dan twee jaar valt onder het lage tarief van negen procent, inclusief materialen en voorbereiding. Maar zit er een winkel of kantoor in het gebouw, dan moet de aannemer de som splitsen, want alleen het woondeel mag laag belast worden. En houtrotherstel waarbij hele delen van een kozijn worden vervangen, valt doorgaans onder het hoge tarief. Bij een gemengd gebouw scheelt die splitsing al gauw duizenden euro's.

Drie misverstanden op een rij

• Drie offertes vragen is verplicht. Er bestaat geen aanbestedingsplicht voor een VvE. Drie is een verstandige gewoonte, omdat een uitschieter dan zichtbaar wordt, meer niet.
• We houden gewoon vijf procent in tot alles klopt. Die regeling geldt alleen bij nieuwbouw voor een privépersoon. Jullie gereedschap is termijnen naar voortgang, opschorten bij stilstand en het betwiste deel inhouden.
• Vier jaar garantie is vier jaar gratis herstel. De garantie loopt per jaar af, bij het vierjaarssysteem tot een kwart in het vierde jaar, en houtrotherstel valt er helemaal buiten.

Zo helpt SamenVvE

De middelste offerte wint omdat niemand kan uitleggen waarom de duurste duurder is, en precies dat gat dicht het portaal. Bij een klus zet het bestuur meerdere offertes naast elkaar, elk met bedrag en status, en de ingebouwde vergelijker legt ze langs dezelfde meetlat van prijs, inhoud, looptijd, garantie en aandachtspunten. De schilder krijgt een eigen kanaal per klus, een beveiligde pagina waarop hij zonder account zijn offerte met bedrag en bijlage kwijt kan, met een opmerking die alleen het bestuur leest, zodat niets meer in een overvolle mailbox zoekraakt. En zodra het bestuur een offerte accepteert, telt het bedrag automatisch mee als toegezegd geld in het financiële overzicht. Zo ziet iedereen wat er is beloofd, wat het kost en wat er nog open staat, van de eerste offerte tot de laatste factuur.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 752 tot en met artikel 755. Een richtprijs mag zonder tijdige waarschuwing met hooguit een tiende worden overschreden, een tegenvaller in het gebouw moet de aannemer melden voordat hij duurder wordt, telt het werk als aanneming van een bouwwerk dan moet de waarschuwing voor fouten in de opdracht sinds 2024 schriftelijk en ondubbelzinnig zijn, en meerwerk dat de VvE zelf vroeg hoeft in beginsel niet betaald te worden als de aannemer niet op tijd voor de prijsverhoging waarschuwde.
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 758. Reageert de VvE niet binnen een redelijke termijn op de melding dat het werk klaar is, dan geldt het werk als stilzwijgend aanvaard en daarmee als opgeleverd, en daarna is de aannemer ontslagen van aansprakelijkheid voor gebreken die de VvE bij de oplevering redelijkerwijs had moeten ontdekken.
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 764, artikel 765 en artikel 768. De VvE mag een opdracht altijd opzeggen, maar betaalt dan de hele prijs minus wat de aannemer bespaart. De regeling om vijf procent van de aanneemsom bij de notaris te storten geldt alleen bij nieuwbouw van een woning voor een particulier, niet voor een onderhoudsklus van een vereniging.
• Aanbestedingswet 2012, artikel 1.1. De wet bindt alleen aanbestedende diensten, en dat zijn de staat, provincies, gemeenten, waterschappen en publiekrechtelijke instellingen die in algemeen belang voorzien en door de overheid worden gefinancierd, bestuurd of benoemd; een VvE voldoet aan geen van die omschrijvingen, dus geldt er geen aanbestedingsplicht en dus ook geen verplicht aantal offertes.
• Faillissementswet, artikel 37a. Bij een faillissement van de aannemer is de schadevordering van de VvE een concurrente vordering, die achteraan in de rij staat en meestal weinig oplevert.
• Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 2 februari 2016, ECLI:NL:GHARL:2016:677. Het hof rekende af met een aannemer die zonder waarschuwing doorwerkte omdat het vervolgwerk al gepland stond, en oordeelde dat de planning voor risico van de aannemer blijft.
• Belastingdienst, btw-tarief schilderen. Het schilderen van woningen ouder dan twee jaar valt onder het lage btw-tarief van negen procent, inclusief de gebruikte materialen, het voorbereiden en de voorbehandeling, terwijl herstel van de ondergrond met nieuwe vervangende delen, zoals houten inzetstukken in kozijnen en vervangen onderdorpels, onder het hoge tarief valt.
• Belastingdienst, btw-tarief werkzaamheden aan woningen ouder dan 2 jaar. Bij een pand dat als woning en als bedrijfsruimte wordt gebruikt geldt het lage tarief alleen voor werkzaamheden aan het woongedeelte, en de termijn van twee jaar gaat in op de datum waarop een pand voor het eerst als woning wordt gebruikt.