De gebruikersverklaring in de VvE. Wie tekent, wat erin staat en waarom het meer is dan een formulier

Door Ibrahim Önder · Gepubliceerd op

Wie de gebruikersverklaring tekent, wat erin staat, wat er gebeurt als hij ontbreekt en wat een gebruiksverklaring bij een dakterras echt is.

Een gebruikersverklaring is de handtekening waarmee iemand die in plaats van de eigenaar in het appartement woont, zoals een huurder, belooft het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement na te leven. Elk modelreglement vraagt haar voordat zo iemand erin trekt, ook als het familie is. Zonder verklaring zit de bewoner wel vast aan de gebruiksregels uit de akte, maar niet aan de huisregels. In de nieuwste modellen tekent het bestuur voor gezien, en dat is geen toestemming.

De student die je tweekamerflat huurt, woont er een maand als er een brief van het bestuur op de mat ligt. Of je even de gebruikersverklaring wilt inleveren, getekend door de huurder, in drievoud. Je hebt geen idee waar het over gaat. De makelaar zei er niets over, het huurcontract is getekend, en de huurder betaalt keurig. Is dit bureaucratie van een bestuur met te veel tijd, of had je iets moeten weten? Het tweede, maar het is gelukkig snel gerepareerd. En wie begrijpt waarvoor dat formulier dient, ziet ook waarom het bestuur er niet omheen kan.

Wat de verklaring doet

Een eigenaar mag zijn appartement zelf gebruiken of aan een ander in gebruik geven. De wet bepaalt daarbij dat de regels uit het reglement over gebruik, beheer en onderhoud vanzelf ook gelden voor wie er dan woont. Maar welk reglement is dat? De Hoge Raad gaf in 2012 het antwoord, in een zaak over huurders met een schotelantenne aan de gevel. Het huishoudelijk reglement van de vereniging verbood die schotel, en het hof had de huurders daarom veroordeeld hem weg te halen. De Hoge Raad zette dat recht. Het reglement uit de wet is het splitsingsreglement in de akte, en het huishoudelijk reglement geldt voor een huurder niet vanzelf. Daar is iets anders voor nodig, en dat is precies wat de gebruikersverklaring doet. Met zijn handtekening belooft de bewoner ook de huisregels en de regels die de vergadering stelt over de gemeenschappelijke delen na te leven.

Zoek in je akte op het in gebruik geven

Het woord gebruikersverklaring vind je niet in de wet en ook niet in je reglement. Daar heet het gewoon de verklaring, in het artikel over het in gebruik geven van je appartement. In het modelreglement van 2017 is dat artikel 37, in dat van 2006 artikel 35, in de modellen van 1983 en 1992 artikel 24, in het oudste model artikel 20 en in het model voor kleine verenigingen van 2021 artikel 22. Welk model in jouw akte staat, lees je in welk modelreglement voor jullie geldt. Alle modellen eisen de verklaring, en in alle modellen geldt zij ook voor regels die de vergadering later vaststelt. In de meeste modellen geldt dat alleen niet als het onredelijk zou zijn om ze de bewoner tegen te werpen, in het model van 2021 staat zelfs die uitzondering er niet bij.

Wat een handtekening niet kan repareren

Hoe ver de verklaring reikt, liet een rechtbank in Limburg in 2021 zien. Een bewoner had jaren eerder bij zijn tante een verklaring getekend, en was daardoor gebonden aan het huishoudelijk reglement, ook aan de bepalingen die er later bij kwamen. Het algemene verbod op honden en katten in datzelfde reglement hield toch geen stand. Zo'n verbod hoort in de akte, oordeelde de rechtbank, niet in de huisregels. Wat het huishoudelijk reglement niet mag regelen, maakt een handtekening van de bewoner ook niet alsnog geldig.

Wie tekent er, en wie niet

De verklaring is voor iedereen die het appartement in plaats van de eigenaar gebruikt. De nieuwere reglementen omschrijven de gebruiker als wie het gebruik heeft als huurder of anderszins, en dat anderszins doet het werk. Ook een kind of een ouder die in je appartement woont terwijl jij er zelf niet woont, is gebruiker. In een zaak die in januari 2026 bij het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden lag, verhuurde een nicht haar appartement aan haar tante. De kantonrechter had haar veroordeeld een gebruikersverklaring van haar tante af te geven, en dat oordeel bleef in hoger beroep staan. Een antikraakbewoner past ook in die omschrijving, al is daar geen uitspraak over bekend. En in de modellen van 2006 en 2017 tekent ook wie van een huurder onderhuurt.

De eigenaar, zijn huisgenoten en de koper

Woon je er zelf, met je gezin of huisgenoten, dan teken je niets. Je staat zelf in voor je huisgenoten, en in de reglementen vanaf 2006 mag je zonder toestemming iemand bij je laten inwonen. Ook een koper tekent geen gebruikersverklaring. Hij wordt van rechtswege lid van de vereniging en meldt zich zelf bij het bestuur. Alleen in de oude modellen van 1973 tot en met 1992 tekent een koper die er zelf gaat wonen een aparte verklaring over het huishoudelijk reglement. Dat verklaart waarom je die bij de koop van een ouder appartement nog weleens tegenkomt.

Kamers en korte verhuur

Verhuur je kamers terwijl je er zelf woont, dan is niet uitgemaakt of je kamerhuurder moet tekenen. Onder een oud reglement dat de gebruiker omschrijft als wie het uitsluitende gebruik van het appartement heeft, vond een kantonrechter in Den Haag in 2015 dat een kamerhuurder die het appartement deelt niet in die omschrijving past. Laat hem toch gewoon tekenen, het kost niets en het voorkomt een discussie. Voor wie kort verhuurt, maken de modellen geen uitzondering, en of toeristische verhuur bij jullie mag, lees je in Airbnb-verhuur in een VvE. Of jouw akte kamerverhuur toestaat, staat in kamerverhuur, hospita of short stay.

Hoe het gaat, en wat erin staat

Vanaf het model van 1983 ligt de plicht bij de eigenaar. Jij zorgt ervoor dat je huurder tekent en de verklaring bij het bestuur afgeeft voordat hij erin trekt. Tot en met het model van 2006 gaat het om twee exemplaren. In de modellen van 2017 en 2021 zijn het er drie, en die tekent het bestuur voor gezien. Dat is een ontvangstbevestiging, geen ja of nee tegen je huurder. Onder de modellen van 2006 en 2017 mag de verklaring ook in het huurcontract zelf staan, als het bestuur een kopie krijgt en die aftekent. Het model van 2017 laat het bestuur daarnaast andere afspraken maken die hetzelfde waarborgen. Het model voor kleine verenigingen van 2021 kent de route via het huurcontract niet.

Zet de verklaring en het huishoudelijk reglement hoe dan ook in je huurcontract. Dan zit je huurder er tegenover de vereniging en tegenover jou als verhuurder aan vast. Onder het model van 2021 en de modellen tot en met 1992 lever je daarnaast gewoon de losse verklaring in. Een verklaring die werkt, bevat in elk geval dit.

  • De naam van de bewoner, het adres en het appartement.
  • De datum, want de reglementen vragen een gedagtekende verklaring.
  • De belofte om het splitsingsreglement, het huishoudelijk reglement en de regels van de vergadering over de gemeenschappelijke delen na te leven, ook als die later veranderen.
  • De handtekening van de bewoner en, in de modellen van 2017 en 2021, die van het bestuur voor gezien.
  • Een telefoonnummer en een mailadres voor het register, en een korte uitleg waarvoor het bestuur die gebruikt.

Als de verklaring ontbreekt

Een eigenaar verhuurde jarenlang zonder dat zijn huurder ooit iets tekende. De vereniging legde hem volgens het reglement een boete op van tien euro per dag. De rechtbank in Rotterdam wees in 2021 het hele bedrag toe, 5.600 euro, en verbood hem nog langer zonder getekende verklaring te verhuren, op straffe van een dwangsom. Het formulier had vijf minuten gekost. Daarbij komt dat de eigenaar volgens de reglementen vanaf 1992 aansprakelijk blijft voor wat er uit het reglement voortvloeit, en vanaf 2006 ook voor het gedrag van zijn huurder. Het model voor kleine verenigingen van 2021 regelt dat niet. De vereniging kan een huurder die zich niet aan de regels houdt ook rechtstreeks aanspreken, dat staat in de wet zelf.

Verwijderen gaat via de rechter

De reglementen van 1973 tot en met 2017 zeggen dat het bestuur een bewoner zonder verklaring uit het appartement kan laten verwijderen. Dat loopt via de rechter, niet via een slotenmaker, en zo'n zaak is niet makkelijk te winnen. Een vereniging probeerde het in 2023 bij de rechtbank in Rotterdam, tegen een huurster die er al woonde sinds 1976, ruim voordat het gebouw in 1985 werd gesplitst. De rechtbank wees alles af. Wie al huurde toen het reglement werd ingeschreven, is daar zonder eigen toestemming niet aan gebonden, en het verwijderingsartikel richt zich tot de bewoner, niet tot de eigenaar die verhuurt. Het model van 2021 kent zo'n verwijderingsbepaling helemaal niet.

Mag de vereniging je huurder weigeren?

Meestal niet. De wet geeft je het recht om te verhuren en de gewone modellen vragen alleen een verklaring, geen toestemming. Weigeren kan pas als je akte de toestemmingsregeling uit de bijlage van het modelreglement heeft overgenomen, of een eigen verhuurregeling heeft. Ook dan moet een weigering een redelijke grond hebben, bijvoorbeeld dat van de buren redelijkerwijs niet kan worden gevraagd de nieuwe bewoner in hun midden op te nemen. Dat je wilt verhuren, is op zichzelf geen reden. In die toestemmingsvariant zijn verklaring en toestemming twee aparte dingen. De Hoge Raad liet in 2024 een oordeel staan dat het opsturen van de getekende verklaring naar de beheerder geen verzoek om toestemming was. Meer over verhuren lees je in je appartement verhuren.

Wat het bestuur mag vastleggen

Aan de andere kant van de brief zit een bestuur dat wil weten wie er achter de voordeur woont als het water door het plafond komt. In bijna alle modelreglementen houdt het bestuur een register bij van eigenaars en gebruikers, en het model van 2017 vraagt daarvoor naam, adres, telefoonnummer en mailadres. Het model voor kleine verenigingen van 2021 kent geen register. Op welke privacygrond het bestuur zo'n register van gebruikers bijhoudt, is niet helemaal duidelijk, dus houd het klein. Wie er woont en hoe je die bereikt, meer niet, en vertel de bewoner op het formulier waarvoor je het gebruikt. Vraag geen kopie van een paspoort. Daar staat een burgerservicenummer op, en dat mag alleen worden gebruikt waar de wet het voorschrijft. Een gerechtshof vond in 2016, in een zaak over een park met recreatiewoningen, geen grondslag om van huurders een kopie identiteitsbewijs te eisen. Meer over privacy in het bestuur staat in wat het bestuur mag delen.

De gebruiksverklaring bij een dakterras

Wie een appartement met een dakterras koopt, hoort soms over een gebruiksverklaring. Dat woord staat nergens in de wet of in een modelreglement. De landelijke bouwregels kennen wel een gebruiksmelding voor brandveilig gebruik bij de gemeente, maar die is voor een gewone woning niet nodig, alleen bijvoorbeeld voor een woning met vijf of meer verhuurde kamers. Meestal gaat het om een afspraak met de vereniging dat de eigenaar het gemeenschappelijke dak als terras mag gebruiken. En die is precies zoveel waard als het besluit van de vergadering erachter.

Een terras dat niet bestond

Hoe dat uitpakt, liet een rechtbank in Noord-Holland in 2021 zien. De beheerder had namens de vereniging met een eigenaar een overeenkomst getekend voor een dakterras op het dak boven zijn appartement, onbeperkt overdraagbaar en nauwelijks in te trekken, in een mail een gebruikersverklaring genoemd. De eigenaar legde een terras aan en verkocht het appartement, met het terras prominent in de brochure. Later stelde de vereniging dat het recht niet bestond, en de rechtbank gaf haar gelijk. Een overdraagbaar recht op het dak dat de vereniging nauwelijks kan intrekken, raakt de verdeling van het eigendom, en daar reikt de bevoegdheid van een bestuur of beheerder niet. De koper had zich vergist, en de verkoper moest hem 5.500 euro betalen. Een persoonlijk recht dat niet overgaat bij verkoop, kan de vergadering wel met een gewone meerderheid geven. Vraag bij de koop dus niet naar het papier, vraag naar het besluit. Meer over terrassen op het dak staat in dakterras, dakopbouw, dakkapel.

Vier misverstanden op een rij

  • Zonder gebruikersverklaring is mijn huurder nergens aan gebonden. Nee. De regels over gebruik, beheer en onderhoud uit de akte gelden vanzelf. Wat zonder verklaring ontbreekt, is de binding aan het huishoudelijk reglement.
  • Met de verklaring geeft de vereniging toestemming, dus zij kan ook nee zeggen. Nee. De verklaring is een belofte van de bewoner. In de nieuwste modellen tekent het bestuur haar voor gezien, als ontvangstbevestiging. Weigeren kan alleen als je akte een toestemmingsregeling heeft.
  • Familie hoeft niet te tekenen. Nee. Woon je er zelf niet, dan is ook je kind of je ouder gebruiker, en het reglement maakt geen uitzondering voor familie.
  • Het bestuur moet een kopie paspoort van de huurder hebben. Nee. Geen model vraagt dat, en het burgerservicenummer erop mag alleen worden gebruikt waar de wet het voorschrijft.

Zo helpt SamenVvE

De brief over de gebruikersverklaring gaat zelden over het formulier. Hij gaat over een bestuur dat niet weet wie er woont, en een eigenaar die zich overvallen voelt. In SamenVvE kan een huurder zich zelf aanmelden als huurder, en koppelt het bestuur hem aan de eigenaar van het appartement. Meldt elke huurder zich aan, dan ziet het bestuur welke huurder bij welke eigenaar hoort, en bereikt het die bewoner met een mededeling die alleen voor huurders bedoeld is, of met het antwoord op een melding over lekkage. Het bestuur zet het huishoudelijk reglement in de documenten, zodat een nieuwe bewoner kan lezen wat hij belooft. De financiën en de ledenvergadering blijven voor de eigenaars. Een gebruikersverklaring laten ondertekenen doet het portaal niet. De getekende verklaring bewaar je als document dat alleen het bestuur ziet.

Bronnen bij dit artikel

Wil je weten welke huurder bij welke eigenaar hoort?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen