De nieuwbouw-VvE, zo nemen bewoners het over van de ontwikkelaar

De eerste bewonersavond in een gloednieuw gebouw kent altijd hetzelfde moment. Iemand vraagt wie eigenlijk het bestuur van de VvE is, en het wordt even stil boven de koffie. Dan oppert iemand dat dat vast nog geregeld moet worden. Het is allang geregeld. Jullie vereniging bestond al voordat de eerste verhuisdoos de lift in ging, en wie er aan het roer staat, is bij de splitsing al bepaald. In de meeste gevallen is dat de ontwikkelaar zelf.

De vereniging was er eerder dan jij

Een VvE ontstaat op het moment dat de notaris de splitsingsakte inschrijft, niet op het moment dat er bewoners zijn. Op die dag is de ontwikkelaar nog eigenaar van alle appartementen en dus het enige lid van de vereniging die hij zojuist heeft opgericht. De modelreglementen laten toe dat de akte meteen het eerste bestuur aanwijst, en als de akte daarover zwijgt, geldt de partij die het gebouw splitste vanzelf als bestuurder. Dat is geen achterkamertje maar de standaardconstructie, en er zit ook logica in. Iemand moet de vereniging kunnen vertegenwoordigen zolang er nog geen andere leden zijn. Alleen betekent het wel dat de partij die het gebouw bouwde ook de partij is die namens jullie beoordeelt of het goed gebouwd is. Hoe splitsen precies werkt, lees je in ons artikel over het oprichten van een VvE. Dit artikel begint waar dat ophoudt, op de dag dat de bewoners het gaan overnemen. Wat je voor het tekenen had moeten nakijken, staat in ons artikel over de VvE-check bij het kopen van een appartement.

Waarom de ontwikkelaar aan zichzelf oplevert

Een nieuwbouwappartement wordt twee keer opgeleverd. Je eigen woning krijg je persoonlijk, met een rondgang en een opnamerapport. De trappenhuizen, de gevel, het dak en de installaties worden apart opgeleverd aan een vertegenwoordiging van de VvE, en dat heet de algemene oplevering. Daar zit de angel. Zolang het bestuur van de vereniging door de ontwikkelaar is aangesteld, levert de bouwer het gebouw feitelijk op aan zichzelf. Dat is geen onrechtmatigheid, het is een ingebakken belangenconflict, en het is precies de reden om als kopers een onafhankelijke bouwkundige naar die algemene oplevering te sturen. In de veelgebruikte Woningborg-voorwaarden hoort die datum minstens veertien dagen van tevoren schriftelijk te worden aangekondigd, dus kijk in jullie contract en regel het op tijd. Laat elk gebrek in het rapport zetten voordat er getekend wordt. Wie de oplevering laat lopen zonder te keuren of te weigeren, wordt geacht het werk stilzwijgend te hebben aanvaard. Tot de algemene oplevering blijft het gebouw overigens voor risico van de ondernemer, en in de Woningborg-voorwaarden houdt hij het ook verzekerd en betaalt hij de energie en het water van de gemeenschappelijke ruimten.

Reken ook niet op de kwaliteitsborger uit de nieuwe bouwregels. Dat stelsel geldt alleen voor grondgebonden woningen, en een appartement ligt per definitie in een woongebouw. Bij een appartementencomplex kijkt er dus geen onafhankelijke borger mee bij de oplevering, maar de andere nieuwe regels gelden wel gewoon voor jullie gebouw, zoals de dossierplicht verderop in dit artikel. Jullie eigen bouwkundige is de controle.

De eerste vergadering is jullie hefboom

Veel kopers wachten op een uitnodiging die maar niet komt, omdat ze denken dat er een wettelijke termijn is voor de eerste vergadering. Die termijn bestaat niet. Wat er wel bestaat, is de jaarvergadering uit het reglement, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, en het recht om het heft in eigen handen te nemen. Eigenaars die samen tien procent van de stemmen hebben, kunnen het bestuur volgens de moderne reglementen schriftelijk of per mail om een vergadering vragen. Zorgt het bestuur er niet voor dat die vergadering binnen drie weken plaatsvindt, dan mogen de verzoekers haar zelf bijeenroepen. In een gebouw van dertig appartementen zijn een paar buren die samen een tiende van de stemmen halen dus genoeg om te beginnen.

Zet die eerste echte vergadering vol. Dit zijn de zeven punten die in het eerste jaar echt tellen.

1. Een eigen bestuur benoemen. De vergadering mag het zittende bestuur altijd schorsen en ontslaan. Meestal volstaat een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, al kan de akte een zwaardere eis stellen. De echte rem is de stemverhouding. Zolang de ontwikkelaar zelf nog veel appartementen bezit, stemt hij gewoon mee.
2. Een kascommissie kiezen. De moderne reglementen vragen jaarlijks een kascommissie van minstens twee leden, tenzij de vereniging een raad van commissarissen heeft. Wie bestuurder of voorzitter is, kan er niet in, en bij een nieuw gebouw hoort die commissie er vanaf jaar een te zijn.
3. De begroting en de reservering vaststellen. De wet eist een jaarlijkse reservering voor groot onderhoud, gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan of anders minstens een half procent van de herbouwwaarde. Een gloednieuw gebouw slijt ook, alleen langzamer. Hoe je dat plan opzet, lees je in ons artikel over het MJOP.
4. De rekening controleren. Het reservefonds hoort op een aparte rekening op naam van de vereniging. Staat het geld nog ergens bij de ontwikkelaar of zijn beheerder, dan is dat het eerste dat wordt rechtgezet.
5. De opstalverzekering nalopen. Het verzekerde bedrag moet de herbouwkosten dekken. Wat je daarbij controleert, staat in ons artikel over de opstalverzekering.
6. De inschrijving bij de KvK bijwerken. De vereniging staat als het goed is al ingeschreven. Na de bestuurswissel horen de nieuwe bestuurders er direct in, en de vertrekkende eruit.
7. Het beheer heroverwegen. De beheerder aanstellen en wegsturen is een bevoegdheid van de vergadering, niet van het bestuur. Jullie kiezen dus zelf met wie jullie verder gaan, al blijft het lopende contract gelden zolang het niet netjes is opgezegd. Kijk daarvoor eerst naar de looptijd en de opzegtermijn.

De contracten die er al liggen

In de map die jullie overnemen zitten vaak contracten met een lange looptijd. Een liftcontract voor vijf jaar, een schoonmaakcontract, soms een beheerovereenkomst die nog jaren doorloopt. De wet heeft hier sinds 2018 een rem ingebouwd. Zolang nog geen tweederde van de appartementen na de oprichting is overgedragen, mag de vereniging geen onderhoudscontracten aangaan die langer lopen dan een jaar. De bepaling raakt precies de fase waarin een ontwikkelaar de vereniging aan zijn eigen partijen zou kunnen vastklikken. Twee eerlijke kanttekeningen horen daarbij. De regel gaat alleen over onderhoud, dus een administratief beheercontract valt er naar de letter buiten. En wat er precies gebeurt met een contract dat toch in die fase is getekend, heeft nog geen rechter hoeven uitmaken. Beloof jezelf dus niet dat zo'n contract vanzelf van tafel gaat. Agendeer het, vraag de wederpartij om heronderhandeling en laat je adviseren als het om groot geld gaat. Voor welke bedragen het bestuur sowieso eerst terug moet naar de vergadering, lees je in wat het bestuur zelf mag beslissen.

Papier, garanties en termijnen

De administratie die de ontwikkelaar of zijn beheerder tot nu toe voerde, is niet van hem. Die is van de vereniging, en het nieuwe bestuur heeft er recht op, van de bankafschriften tot de polissen en de tekeningen die de vereniging heeft gekregen. Komt er niets, lees dan ons artikel over inzage in de administratie. Is jullie aannemingsovereenkomst in 2024 of later gesloten, dan hoort er meer bij. De aannemer moet dan al bij de melding dat het werk klaar is voor oplevering een compleet dossier overhandigen. Daarin zitten tekeningen, berekeningen en instructies voor gebruik en onderhoud.

Dan de garantie. Bij nieuwbouw hoort meestal een garantie- en waarborgregeling, in de praktijk die van Woningborg of SWK. Voor de gemeenschappelijke delen hoort de vereniging een eigen certificaat te krijgen. Zonder dat papier kan zij geen beroep op de garantie doen, en niemand anders kan het voor haar doen. De garantie loopt in de basis zes jaar en voor ernstige constructieve gebreken tien jaar, gerekend vanaf drie maanden na de algemene oplevering. Voor een aantal onderdelen is die termijn korter, en een rij zaken valt er helemaal buiten, van krimpscheuren tot esthetische kwesties en voorzieningen buiten het gebouw. Kijk welke regeling bij jullie project hoort en lees haar echt. Bij Woningborg mag de VvE het certificaat binnen vier weken na de algemene oplevering ook zelf aanvragen. Diezelfde regeling mag onderdelen van de gemeenschappelijke gedeelten uitsluiten via een clausule bij het certificaat, en de dekking geldt naar rato van de appartementen waarvoor een certificaat is afgegeven. Er zit bovendien een einde aan het afdwingen, want wie pas meer dan drie jaar na afloop van de garantietermijn begint te procederen, is volgens die voorwaarden te laat.

Voor alles geldt dezelfde reflex. Klaag schriftelijk zodra een gebrek is ontdekt, en wacht niet tot de volgende vergadering. Na een klacht begint een verjaringstermijn van twee jaar te lopen, die wordt opgerekt zolang de aannemer onderzoekt of herstelt. Trage beleefdheid is hier duur.

Over de vijf procent die je bij de notaris hebt laten staan, bestaat een hardnekkig misverstand. Dat depot hoort bij jouw eigen aannemingsovereenkomst en kan ook druk zetten achter gebreken in de gemeenschappelijke delen. Maar in de veelgebruikte Woningborg-voorwaarden voor appartementen is de vrijgave gekoppeld aan de oplevering van jouw eigen woning, niet aan de algemene oplevering. Drie maanden na jouw sleuteldag maakt de notaris het geld over aan de bouwer, tenzij jij voor die tijd laat weten welk bedrag hij moet vasthouden. Dateert jullie contract van 2024 of later, dan moet de aannemer je tussen een en twee maanden na de oplevering zelf schriftelijk vragen of je het depot wilt inhouden, met een afschrift aan de notaris. Reageer daar dan ook op, schriftelijk. Lees dus na wat er in jouw eigen contract staat. Valt de algemene oplevering later, en dat gebeurt vaak, dan moet je dus in actie komen terwijl je eigen woning allang in orde is. Weet ook dat het depot soms helemaal niet bestaat, omdat de ondernemer een gelijkwaardige zekerheid heeft gesteld, en dat het depot alleen kan worden uitgewonnen op basis van een beslissing die beide partijen bindt. Het is een drukmiddel, geen potje waaruit de vereniging zelf herstel betaalt.

Samen optreden bij gebreken

Bij gebreken aan de gemeenschappelijke delen is de vereniging het aanspreekpunt, en voor de garantie van Woningborg of SWK is zij zelfs de enige die een beroep kan doen. Procederen ligt lastiger dan het lijkt. Het dak en de gevel zijn gemeenschappelijk, maar bij nieuwbouw komt de vordering meestal uit jullie eigen koopcontracten, en rechters denken verschillend over de vraag of de vereniging die namens jullie mag brengen. De veilige route is daarom altijd dubbel. Laat de vergadering een expliciet besluit nemen, en laat de kopers hun vordering daarnaast op papier ter incasso aan de vereniging overdragen. Een dwarsliggende splitser kan dit niet eindeloos blokkeren. Het gerechtshof in Amsterdam behandelde een zaak waarin de verkopende partij met haar eigen meerderheid tegenhield dat de VvE voor haar belangen opkwam. Het hof noemde dat misbruik van de meerderheidspositie en gaf het bestuur een vervangende machtiging om door te procederen.

Vier dingen die iedereen elkaar nazegt

• De VvE moet nog worden opgericht. Zij bestond al op de dag van de splitsing, met een bestuur en een administratieplicht. Alleen was jij er toen nog niet.
• Er is een wettelijke deadline voor de eerste vergadering. Die is er niet. Er is een jaarvergadering uit het reglement, en er is jullie recht om er met tien procent van de stemmen zelf een af te dwingen.
• De bouw is toch gecontroleerd door een kwaliteitsborger. Niet bij appartementen. Dat stelsel geldt alleen voor grondgebonden woningen.
• Meerjarige contracten van de ontwikkelaar kunnen zo de prullenbak in. De wet remt in de beginfase alleen onderhoudscontracten af, en over de sanctie heeft nog geen rechter zich uitgelaten. Behandel zo'n contract als onderhandelpunt, niet als voldongen feit.

Zo helpt SamenVvE

Het kersverse bewonersbestuur erft een la vol papieren van de ontwikkelaar en de stille hoop dat iemand weet waar te beginnen. Daar is SamenVvE op gebouwd. Een stappenplan leidt het nieuwe bestuur door de inrichting, van functies tot de eerste incasso. De documentenkluis geeft de splitsingsakte, de garantiestukken en de opgevraagde tekeningen een vaste plek, zodat het dossier van de ontwikkelaar niet in een la verdwijnt. Het kasboek houdt het reservefonds gescheiden van de lopende kas, en elk besluit van die belangrijke eerste vergaderingen staat met stemuitslag in het besluitenregister. Komt er later weer een bestuurswissel, dan bundelt het overdrachtsdossier de contracten, de financiën en de lopende zaken in een document. De volgende overdracht begint dan niet meer bij nul.

Bronnen bij dit artikel

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 109, artikel 112 en artikel 125. De splitsing komt tot stand bij de inschrijving van de akte, en omdat het reglement in die akte de oprichting van de vereniging moet inhouden, bestaat de VvE vanaf datzelfde moment. De ontwikkelaar is dan als eigenaar van alle appartementen ook het enige lid van de vereniging die hij zojuist heeft opgericht.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 126. De VvE moet jaarlijks reserveren voor het reservefonds, en dat geld hoort op een aparte rekening op naam van de vereniging, tenzij het reglement, een besluit met vier vijfde van de stemmen of een bankgarantie iets anders regelt. Zolang na de oprichting nog geen tweederde van de appartementsrechten is overgedragen, mag zij bovendien geen onderhoudscontracten aangaan die langer dan een jaar lopen.
• Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 127 en artikel 131. Het bestuur wordt door de vergadering benoemd en kan door haar te allen tijde worden geschorst of ontslagen. De vergadering besluit daarover bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten iets zwaarders eisen.
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 757a, artikel 758 en artikel 761. Is de aannemingsovereenkomst op of na 1 januari 2024 gesloten, dan moet de aannemer bij de melding dat het werk klaar is voor oplevering een compleet dossier met tekeningen en onderhoudsinstructies overhandigen. Wie het werk niet binnen een redelijke termijn keurt of afwijst, wordt geacht het stilzwijgend te hebben aanvaard. Na een klacht over een gebrek verjaart de vordering in twee jaar, verlengd zolang de aannemer onderzoekt of herstelt.
• Besluit bouwwerken leefomgeving, artikel 2.17. Het stelsel van kwaliteitsborging geldt alleen voor bouwwerken in gevolgklasse 1. Een woning valt daar alleen onder als zij grondgebonden is en niet in een woongebouw ligt, dus niet bij een appartement.
• De modelreglementen bij splitsing, via notaris.nl. 2006 (artikel 53) en 2017 (artikel 57). Wijst de akte geen eerste bestuur aan, dan geldt de partij die het gebouw splitste van rechtswege als bestuurder.
• Modelreglement bij splitsing 2017, artikel 49 en artikel 63. De jaarvergadering moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar worden gehouden. Eigenaars met tien procent van de stemmen mogen zelf een vergadering afdwingen als het bestuur talmt, en de vergadering benoemt jaarlijks een kascommissie zolang er geen raad van commissarissen is.
• Gerechtshof Amsterdam, 24 november 2015, ECLI:NL:GHAMS:2015:4921. Een splitsende partij die met haar eigen meerderheid in de vergadering tegenhield dat de VvE voor haar eigen belangen opkwam tegen opleveringsgebreken, maakte daarmee misbruik van haar meerderheidspositie. Het bestuur van de VvE kreeg daarop een vervangende machtiging om in het hoger beroep alsnog namens de vereniging mee te procederen.