De intercom, de sloten en de sleutels. Van wie ze zijn en wie erover beslist

Gepubliceerd op

Het kastje in uw gang is van de vereniging, uw cilinders ook, en het woord sleutel staat in geen enkel modelreglement. Wie beslist over vervanging, wanneer er twee derde nodig is, waarom een verlopen sleutelcertificaat geen reden voor paniek is, en waarom u nooit zelf de monteur belt.

De intercom doet het niet meer, en de offerte die daarop volgt is voor veel verenigingen de duurste verrassing sinds het dak. Bij een pand met negen appartementen kwam alleen al de intercom in 2020 op 8.675,70 euro, en dan begint het echte gedoe pas, want in de vergadering weet niemand zeker wie hierover gaat. Is dit iets wat het bestuur gewoon regelt, of moet er een twee derde meerderheid aan te pas komen? En dat kastje in uw gang, is dat eigenlijk wel van de vereniging? Wie hier gokt, gokt met een besluit dat maanden later kan sneuvelen. De goede antwoorden staan hieronder. Pak er wel eerst uw splitsingsakte bij, want daarin staat welk modelreglement voor jullie geldt en welke afwijkingen erachter staan, en zonder dat gegeven klopt geen enkel antwoord.

Het kastje aan uw muur is niet van u

De modelreglementen van 2006 en 2017 zeggen het met zoveel woorden. De huisbel- en deuropenerinstallatie, met intercom en videofoon en al, is gemeenschappelijk, ook voor zover zij zich in de privégedeelten bevindt. Het kastje naast uw kapstok is dus van iedereen samen, net als de bel beneden. In oudere reglementen zoekt u vergeefs naar het woord intercom. Daar staat iets ouderwetsers, systemen voor oproep en deuropeners, en dat is precies hetzelfde apparaat, zo heeft een gerechtshof in 2022 nog met zoveel woorden vastgesteld. Alleen het jongste model, dat van 2021 voor kleine verenigingen, somt helemaal niets op en verwijst naar de akte zelf, dus daar pakt u de akte erbij. En de sloten? Het woord sleutel komt in geen enkel modelreglement voor, nul keer in alle zeven generaties. Toch zijn uw cilinders van de vereniging, en de redenering waarmee een gerechtshof dat in 2013 vaststelde is bijna huiselijk. De deuren zijn gemeenschappelijk, de cilinder zit in de deur, dus de cilinder is gemeenschappelijk, en de sleutel die erop past ook.

Wie beslist, en met hoeveel stemmen

Voor gewoon onderhoud is het antwoord overzichtelijk, dat beslist het bestuur. Maar er zit in elke reglementsgeneratie een plafond op die bevoegdheid, en dat plafond is in de loop van de jaren veranderd. In de oude reglementen is het een bedrag, vastgelegd in de akte of door de vergadering. Vanaf het model van 2006 is het de begroting, en dat luistert nauwer dan het klinkt. Staat de post er niet op, dan mag het bestuur de opdracht niet geven, ook niet als het maar om een paar honderd euro gaat. Alles wat buiten het onderhoud valt is aan de vergadering, met een versterkte meerderheid en een opkomsteis erbij. Die opkomst is vrijwel altijd twee derde; de meerderheid zelf is in de reglementen vanaf 1992 twee derde, en in de oudere modellen zelfs drie vierde. Eén uitzondering verdient het om vroeg genoemd te worden. Het model van 2021 voor kleine verenigingen kent helemaal geen versterkte meerderheid, geen enkele. In een kleine vereniging met dat model gaat ook een gloednieuw toegangssysteem gewoon met een normale meerderheid, en bestaat de hele discussie hieronder dus niet. En wie het reglement van 2017 heeft, vindt daarin een uitweg die weinig besturen kennen. Staat de klus in het meerjarenonderhoudsplan, dan is de zware meerderheid niet nodig. Zo staat het er letterlijk, al heeft een rechter het nog niet hoeven uitmaken, dus zet uw onderbouwing er meteen netjes bij. En zet de intercom, de sloten en de deurautomaat dus in dat plan, ruim voordat ze stuk zijn.

Vervangen of vernieuwen, daar zit de echte ruzie

Over wie betaalt gaat dit gedoe namelijk niet. Of de vervanging nu onderhoud heet of vernieuwing, de kosten zijn gemeenschappelijk en lopen via de gewone verdeelsleutel. Het reglement van 1992 kent bij een echt nieuwe installatie bijvoorbeeld een uitzondering voor de eigenaar die er geen voordeel van heeft, dus lees uw eigen tekst na. Het gaat om wie beslist en met hoeveel stemmen, en daar heeft de rechtspraak twee palen in de grond geslagen. De ene paal, cilinders vervangen door cilinders en een intercom vervangen door een nieuwer exemplaar, dat is onderhoud. Krijgt de nieuwe intercom er een schermpje bij, dan wordt het daarmee nog geen vernieuwing. Het gerechtshof van 2022 zei het ontwapenend, wie een apparaat van jaren oud vervangt, krijgt er welhaast onontkoombaar een dat meer kan, zo werkt techniek nu eenmaal. Een ander hof rekende in 2024 een intercomvervanging mét nieuwe videoverbinding tot het normale beheer, in de zaak van het pand met de negen appartementen uit de opening, en woog daarbij zwaar mee dat het oude systeem niet alleen oud was maar ook gebrekkig. Daar bleek nog iets. De eigenaar die zijn deuren naar het trappenhuis had dichtgemaakt moest gewoon meebetalen, want wie ervoor kiest een gemeenschappelijke voorziening niet te gebruiken, koopt zich daarmee niet uit de kosten. De andere paal staat in Rotterdam. Van sleutels overstappen op pasjes en tags is volgens de rechtbank geen onderhoud maar een nieuwe installatie, er komen immers kastjes aan de muur die met een computer praten. In die zaak, over een systeem dat in 2013 op tienduizend tot vijftienduizend euro was geraamd, was maar 63,9 procent van de stemmen aanwezig waar twee derde was vereist, en dus was het besluit nietig. Niet vernietigbaar, nietig, en daar zit geen termijn op, dus ook jaren later kon er nog een streep door. De rechtbank wees de vereniging wel de nooduitgang, het besluit overdoen in een tweede vergadering, want daar geldt geen opkomsteis. Onthoud bij het tellen nog één regel. Onthoudingen tellen mee voor de opkomst, maar niet voor de meerderheid.

Sleutelplannen, tags en de verleiding van het verlopen certificaat

Waarom kunt u bij een gecertificeerd sleutelplan eigenlijk niet gewoon een reservesleutel laten bijmaken? Omdat de fabrikant alleen levert aan wie het certificaat heeft, en soms alleen aan wie de sleutel zelf laat zien. Hoe streng dat precies is, verschilt per fabrikant, en dat is meteen de reden dat er over dit onderwerp zoveel onzin wordt verkocht. Bij gecertificeerde sleutels hoort namelijk een vast verkoopverhaal. Het certificaat is verlopen, dus iedereen kan nu sleutels bijmaken, dus alle cilinders moeten vervangen. Trap daar niet meteen in. Het gerechtshof van 2013 vernietigde precies zo'n vervangingsbesluit, met een mandaat van 19.702 euro in het geld van 2012, omdat het bestuur de vergadering had verteld dat er sinds het verlopen van het patent sleutels konden worden bijgemaakt op alleen een nummer, en de fabrikant daarna schriftelijk liet weten dat dat niet klopte. De vervanging zelf was gewoon onderhoud, de bevoegdheid was in orde, en toch ging het besluit onderuit, op de voorlichting. De les is goedkoop. Vraag het schriftelijk na bij de fabrikant voordat u het aan uw vergadering vertelt, want wat een certificaathouder wel en niet kan, verschilt per fabrikant. Kiest u voor tags of pasjes, weet dan dat zo'n systeem bijhoudt wie wanneer naar binnen ging, en dat zijn persoonsgegevens. Een rechter heeft zich over die registratie bij een vereniging nog niet uitgesproken, dus wie opschrijft waarom er wordt gelogd, hoelang de gegevens bewaard blijven en wie erbij kan, loopt voorop in plaats van achteraan. Dat hoort thuis in het huishoudelijk reglement. Twee dingen nog. Een vingerafdrukslot klinkt modern, maar de toezichthouder acht toegangscontrole met biometrie voor een organisatie vrijwel altijd verboden, de lat ligt bij een kerncentrale, en het gewone pasje is juist het aangewezen alternatief. En de tag van een wanbetaler blokkeren mag niet zomaar. Het reglement van 2017 kent daarvoor een route en die is loodzwaar, met een waarschuwing, een aangetekende oproep, een verhoor waarbij de eigenaar zich mag laten bijstaan en een besluit met twee derde meerderheid. In het kleine model van 2021 gaat zo'n besluit met een gewone meerderheid, maar krijgt de eigenaar een maand waarin een gang naar de rechter de uitvoering stillegt. Wie zijn tag zomaar ziet doven, heeft hoe dan ook te maken met een vereniging die de procedure heeft overgeslagen.

En bel nooit zelf de monteur

Tot slot de fout die het meeste geld kost omdat hij zo redelijk voelt. De intercom is stuk, de vereniging treuzelt, dus u belt zelf de monteur en legt de rekening daarna op tafel. Een eigenaar deed precies dat, betaalde in 2010 een rekening van 539,37 euro en hoorde later van de kantonrechter dat hij die zelf mocht houden. Niet omdat de reparatie onterecht was, maar omdat hij eerst had moeten vragen, aan de vergadering of desnoods aan de rechter. Eerst het besluit, dan de monteur. In die volgorde. Wie een camera bij de voordeur overweegt, leest trouwens eerst even wat zo'n camera eigenlijk mag zien, want dat is een verhaal apart.

Vier misverstanden op een rij

  • Het kastje hangt in mijn woning, dus het is van mij. Nee. De reglementen rekenen de installatie tot de gemeenschappelijke zaken, uitdrukkelijk ook voor het deel in uw woning.
  • Er komt beeld bij, dus het is een verbetering en dan is twee derde nodig. Nee. Twee gerechtshoven rekenden een vervanging met beeld erbij gewoon tot onderhoud en normaal beheer. De grens ligt bij een wezenlijk ander systeem, zoals van sleutels naar tags.
  • Het certificaat is verlopen, dus alle cilinders moeten vervangen. Nee. Vraag eerst schriftelijk bij de fabrikant na wat er werkelijk veranderd is. Een vergadering die op een onjuist verhaal besluit, ziet dat besluit later sneuvelen.
  • We hebben er vorig jaar over gestemd, dus daar kan niemand meer aan tornen. Nee. Botst het besluit met de akte, bijvoorbeeld omdat de vereiste opkomst ontbrak, dan is het nietig, en daar staat geen termijn op.

Zo helpt SamenVvE

De offerte van duizenden euro's is al spannend genoeg zonder de angst dat het besluit erover later sneuvelt. In SamenVvE staat de intercom als post in het meerjarenonderhoudsplan, met jaar, bedrag en cyclus, precies de plek die in het reglement van 2017 de zware meerderheid van tafel haalt, en de begroting laat per post zien wat het bestuur mag opdragen. Het besluit zelf gaat met stemuitslag en opkomst het doorzoekbare register in, zodat over de twee derde achteraf niets te twisten valt, en de brief van de fabrikant over het sleutelplan bewaart het bestuur in de documentenkluis, waar het volgende bestuur hem óók nog vindt. De kapotte intercom zelf begint gewoon als melding met foto, met de offertes eronder. Zo wordt de duurste verrassing sinds het dak een geplande post, en het besluit erover iets waar geen rechter meer aan te pas komt.

Bronnen bij dit artikel

Wil je dat het intercombesluit overeind blijft, ook als iemand er maanden later op terugkomt?

Vraag vrijblijvend een demo aan

Verder lezen